オフィスの移転に伴うさまざまな手続き

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オフィスの移転に伴うさまざまな手続き



新たなところにオフィスを移すときに



新たなところに引っ越しを考えるということは、さまざまなメリットもある一方、やらなければいけないこともたくさん出てきます。オフィスを移転させるということでも、準備しなければいけないことは多く、ただ引っ越すというわけにはいきません。必要となる取引先に連絡するだけで済むことではなく、さらに行政的なことを含め法務上の手続きもしていかなければいけなくなります。引っ越す場所によって、その手続きは増えていくことになるため、どんなことをするのかも確認していく必要があるでしょう。

手続きということでは、まずは取引先に連絡しなければいけないことは確かです。この場合、ハガキなどで連絡をする方法が確実なのには理由があります。それは、紙として残すことができるというメリットが存在するためです。間違ったりすることもありませんし、配布してもらいやすい部分も重要です。取引先には、いったいいつから移転するのか、そういったことも記すため、移転よりも前に送る必要があります。

次に問題になってくるのが、登記申請です。こうした手続きは確実に行っていかなければいけないことですが、起業は登記してあるからこそ、確実に進める必要があります。本店・支店移転登記申請書というかたちになりますが、それまでの住所を管理していた法務局に対して届け出をしなければいけません。本店だけではなく、支店の移転ということでも必要になる手続きであり、登録免許税と手数料が必要です。金額には場所によって差があり、一定ではありません。期限も決められており、本店は2週間以内、支店は3週間以内に行う必要があります。とにかく様々な手続きが必要になることから、早めに行っていくことが重要です。



オフィス移転の数多い手続き



税務署での手続きも必要になります。移転に関して異動届出書が必要で、これを作成して提出しなければいけません、時間的には速やかに行わなければいけないものであり、移転後に遅れないように提出する必要があります。代表者の変更や商号の変更といったこともできる書類であり、同時に行うことができるため、移転のついでに行うこともできます。税務署の場合、給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届け出も行っていくことになるため、法人税や給与の支払いといったこととも大きな関連があります。非常に重要な意味を持つことからも、忘れないようにしなければいけません。

保険関係もさまざまな変更を行う必要があります。社会保険は忙しく、移転から5日以内の手続きが必要です。年金に関することが基本となってきますが、どれも社員の手続きに関連しています。これを遅れるとかなり問題が出てくるため、事前に作成して提出するという流れがいいでしょう。どうしても、オフィスの移転でバタバタしている時期であるため、提出だけを合わせるようにしておけば、見落としたりすることもありません。

労働保険も対象で、労働基準監督署か公共職業安定所に提出が必要となります。労働保険所在地等変更届というかたちの書類になりますが、期限は10日あるため、まだ余裕はあります。この場合、法人ではなく、個人事業主でも必要になってくるため、法人成りで事務所を移転するような場合にも十分に気をつけていかなければいけません。

車がある場合には、車庫証明である自動車保管場所申請証明書を警察に提出しなければいけません。他にも郵便局で移転届を出しておくことや、銀行などでの手続きなどもあります。火災保険などをかけている場合には、解約といったことも考えなければいけないため、住所を登録したものはすべて変更すると考えなければいけません。



一括で業務を任せるメリット



とにかく手間がかかり、時間も必要になってくるのがオフィス移転です。そのため、ある程度手間を減らすことができる方法を考えなければいけません。実際に多くの影響を受けるものがほとんどであり、見逃すことはできないためです。そこで、すべて一覧にして管理するなどが必要になってきます。手続きの順番や時期などがあるだけでなく、費用の問題も出てくるため、確実な管理のために一覧を作っていくといいでしょう。チェックリストがあれば、見落としが起こりにくくなります。

引っ越しとなると、手続きだけではなく、多くのことをしていかなければいけません。旧住所の建物の原状回復などもそのひとつです。こうしたことをしている間に、どんどんと時間は過ぎていくことになるでしょう。これが大きな問題になることは確かであるため、一括で管理をしてもらうということも考えるべきでしょう。

移転を専門としている業者に依頼すれば、手間はほとんど必要なくなります。内装といったことを含めて、1社にすべてを任せることによって、混乱することなく作業を進めることができるため、効率や経費ということを考えても、有効な選択となるでしょう。

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