オフィスを移転する時期となすべき内容とは

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オフィスを移転する時期となすべき内容とは



オフィスを移転するには



オフィスを移転するのにはどのような理由があるのでしょうか。業績が好調で人材が増え現事務所が手狭になった、複数個所に分散していた職場を整理して1カ所に統合する、あるいは入居していたビルが取り壊されることになってやむを得ず退去する、などその理由は様々です。

もしオフィス移転を任されたら何をする必要があるのか分からない人は少なくありません。一つの会社の中で移転することは数多くあるものではないからです。もちろん移転担当部署をおいている会社などはほとんどなく、移転のプロと呼ばれる人もいません。そのため何から手を付けて良いのか分からないということもあります。

移転が決まった時点で、その時期を明確にしておく必要があります。その時期を目指して多くのやるべきことを従業員全員で効率良く動かなければなりません。準備開始は引越しの規模やレイアウトなどにより異なりますが、大まかには8カ月から1年ほど前から準備を進めた方が良いでしょう。物件探しに時間がかかって全行程が後ろにずれて最終の詰めが甘くなってしまいがちです。物件が決まった後はプランニング、オフィスデザインで1カ月から2カ月、施工期間に1カ月から3カ月必要なことを頭に入れておきましょう。物件探しも一括して行ってくれる業者もあるので、それらを上手に使うことでスタートから終点までスムースにできるケース可能性が高くなります。

オフィス移転時期は個人の引越しと同様に繁忙な時期があります。3月、8月、10月は人事異動や転勤、入学卒業と重なって業者も混みあいます。3月後半から4月前半の移動はできることなら避けた方が良いでしょう。スムーズに行いたいと考えるなら1月、6月、11月、12月を選ぶのが無難です。



オフィス移転でまずすべき事とは



移転が決まったらやるべき項目を挙げます。どうせやるのならそのメリットを出せるようにします。そのメリットとしては、第一には分散している事務機器や備品を一括統合したり、トイレや会議室などのスペースの有効活用を図ることでトータルコストを削減することなどがあります。

二番目のメリットとしては作業効率の改善です。従業員が動くために確保された経路を動線と呼び、その動線設計がレイアウトで重要となります。この動線設計をしっかりと考慮すると作業効率がアップして従業員のモチベーション向上に繋がります。計画時に従業員一人ひとりの意見を吸い上げ、新しいオフィスに導入することによってさらなるモチベーションアップに繋げることができます。

このようなメリットを頭に入れてから、最初にオフィスプランニングを行います。新しいレイアウトだけでなく、机やロッカーなど備品の選定や壁の色、照明の種類まで様々な要件を検討します。その中でやはり最初に必要なのはレイアウトです。このレイアウトさえじっくり熟慮して確かなものを設計しておけばその他の検討項目もすんなり決めて行けるでしょう。もちろんここでは業務効率向上を目指した動線設計を重視することが大切です。

このオフィスプランニングの時期は、従業員の働き易い環境にできるチャンスです。思い切ったものにして従業員同士のコミュニケーションが取り易いレイアウトにしましょう。またこれら検討項目は従業員は全員素人なので難しい点があれば専門の業者に相談してプロのアイデアを参考にすることで、より良いレイアウトを起案することができます。



オフィス移転の業者を選びます



移転後のプランニングが決まったら業者を選定します。業者の中にはデザインや物件探しの時点から一緒に動いてくれる所もあるので、そのような業者に早いうちから相談しておくと心強いです。

オフィス移転に伴って発生する費用には主に、設計会社や工事会社に対応するためのコミュニケーションコスト、複数社に依頼することで発生する金銭的コスト、納品後の品質を確認して担保する時間的コストなどがあります。これらのコストはデザインや工事、引越しなど各々専門の複数業者に依頼することで生じるものです。

これらのコストを不要と考え、より低価格の移転を推し進めるなら一社一括で全てを完結できる総合力のある業者に依頼することが解決の早道です。また引越し後の旧オフィスの原状回復工事が必要なケースが多々あります。現状回復工事とは賃貸事務所や建物を間借りした後、自分たちが使い易いように設置した設備全てを元通りの状態に戻す作業です。

また新オフィスでの家具も購入しなければなりません。これら新たに必要な物の選定や購入も移転業務と並行して進めて行く必要があります。そのような詳細な内容まで踏み込んで全てを一つの会社に任せられるならコスト面で有利で、従業員の煩わしさも軽減されます。この一括依頼できる業者の選定基準として受注件数とリピート率が重要視されます。

オフィスは企業の顔です。企業イメージをアップや作業効率を改善させて、従業員のモチベーションを上げることができるような提案をしてくれる総合業者を探してみましょう。

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