オフィス移転で必要な保険の手続き

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オフィス移転で必要な保険の手続き


オフィス移転に関する準備



オフィスを移転させようと思うと、さまざまな準備をしていかなければいけません。引っ越しますと宣言して場所を移すだけでは済まないのがオフィス移転の難しいところです。実際の引っ越し作業だけではなく、取引先や顧客への連絡や、様々な法務上の移転手続き、保険等契約の見直しも必要になるため、事前に必要な手続きや作業をチェックして、それらを欠かさずおこなっていくことが必要となります。

手順として考えた場合、移転する予定を知らせる手紙を作ります。メールなどでお知らせする方法もありますが、それとは別に文書にすることで移転を明確に伝えることができるようになるでしょう。取引先には、必ず事前に連絡をするようにします。

移転のお知らせに関しては当然、思い付く作業ですが、ここから先が重要になってくるポイントです。企業として登記してある以上、オフィスを移転する際には移転の登記申請を行わなければなりません。これを本店・支店移転登記申請書というかたちで移転前のオフィスの所在地を管轄する法務局で行います。これは本店だけではなく、支店の移転の場合にも変更の申請が必要で、基本情報を申請書に記入することが必要です。本社の場合には移転日から2週間以内、支店の場合には3週間以内に申請することになっています。登録免許税および手数料が必要となりますが、これはどこに移転するかによって違いがあります。法務局で行わなければいけないことはこれだけですが、他にもやらなければいけないことがたくさん出てくるので注意が必要です。

次に税務署で移動届出書を作成しなければいけません。これは移転後速やかに行うこととなっています。「異動事項に関する届出」と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出」を行います。法人税や給与の支払い時の税金に関係してきますので、必ず届出が必要となります。記載事項には代表者の変更や商号や名称の変更といったことも含まれていますので、そういったことを同時におこなうことも可能です。



保険関係の対応



保険関係も変更が必要になってきます。

社会保険事務所に、移転から5日以内に年金に関する適用事業所所在地・名称変更届を提出することが必要です。この書類は、社員の年金手続きに関するものであり、遅れると正常におこなわれなくなる可能性がでてきます。提出まで非常に短い時間しかありませんので、事前に作成しておくなど準備が必要でしょう。

保険関係は年金だけではありません。労働保険も変更が必要です。労働基準監督署か公共職業安定所に対して、労働保険所在地糖変更届を提出しなければいけません。これは移転日から10日以内が期限となっています。法人であれば必要はありませんが、個人事業主の場合には必ず提出しなければいけません。また、雇用保険の事業主事業所各種変更届も提出が求められます。

社用車を所有している場合、警察署で自動車保管場所証明申請書を提出する必要も出てきます。もちろん郵便局にも移転届を提出しておかないと、旧住所に手紙や荷物が行ってしまう可能性もありますので、必ず転送手続きを取っておきましょう。これは移転後すぐにおこなっておくことが重要です。また、旧オフィスに火災保険などをかけていた場合、そちらの解約や移転先での契約手続きも必要となります。



1社に集中させるメリット



書類関係の手続きだけでも、これだけのことをおこなわなければいけません。会社だけにかかってくるものだけでなく、社会保険関係の手続きなどは従業員に関わってくるものもあるうえ、手続きの期限が短いものも多くあります。また、火災保険の手続きなども迅速にしておかなくては万が一の際大変な事になります。うっかり忘れてしまう事がないよう、事前にチェックリストなどを作成して準備をするなど対応しておくことが重要です。

これ以外にも、旧オフィスの管理会社に関する手続きや、原状回復工事までとにかくやることが山ほど出てきます。そうなるとどこかにミスが出てくる可能性は十分にありますので、そんな場合は外注を利用することが確実であるといえるでしょう。

全てを社内で行おうとすると、オフィス移転に関わる書類の作成や提出だけでも大変な労力と時間を費やすことになってしまいます。その分費用がかさんでいくことも考えなければいけません。その分営業なども遅れてしまい、売上にも影響を及ぼしてしまうことになるでしょう。それならば、迅速に解決させてしまうことが重要であることは間違いありません。

新しいオフィスのデザインや内装工事、旧オフィスの原状回復や引っ越し作業など、時間のかかるさまざまなことを1社で解決できるようなところに依頼すれば、結果的には経費も時間も大きく削減できます。これだけ多くのことをしようとすれば、それぞれに経費がかかってしまうことになるでしょう。それを別々の会社に依頼をしたりすれば、当然効率が落ちてしまうことになります。効率が落ちれば、より経費を掛ける必要が出てきますから、1社に集中させることが重要です。

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