オフィス移転をするうえで絶対に気をつけておきたい注意点とは

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オフィス移転をするうえで絶対に気をつけておきたい注意点とは


オフィス移転の際の最初の注意点



事業の拡大を図ったり、新天地で再スタートしたり、オフィスの移転を考えることは、ビジネスを進めていくうえで、だれもが考えることの一つではないでしょうか。しかしながらオフィスの場所を変えるということは、会社にとってとても大きなステップです。事業内容だけを考えていればよいというわけではなく、細かい作業や手続きが多く発生するイベントでもあります。では気をつけなければならない点はどこにあるのでしょうか。ここではオフィス移転をするにあたって、絶対に気をつけておきたいことを解説します。

これからオフィス移転を考えている場合は、各項目をチェックしておけば、不安が少しは軽減されることでしょう。オフィスを移転するとなれば、最初に考えるのはどこに移転するのかということ。立地やまわりの環境は必ずチェックしなければならないことです。前のオフィスと比べてどこを良くしたいか、借りる条件はどうかなど、確認しなければならないことがたくさんあります。しかし、最初のオフィス選びを間違えてしまえば、せっかくの移転も台無しですし、これからのビジネスにも大きく支障が出てしまうことでしょう。いまのオフィスの条件と比べながら、慎重に選びましょう。

オフィスは審査もありますので、印象がよかったオフィスがあったら、審査基準についても確認しておくとよいです。同時に、今のオフィスの契約条件も確認しておく必要があります。出ていくのにも原状回復をしなければならないので、その費用が掛かりますし、解約予告期間内に出ていく予定があることを報告しなければ、契約違反になってしまいます。出ていくにはどれくらいの期間が必要か、どれくらい費用がかかるかなどを把握しておきましょう。



必要な手続きを漏らさずチェック



オフィスを別の場所に移動するということは、会社の本拠地が変わってしまうということです。単なる引っ越しとは違い、かなりの量の手続きが発生してしまいます。連絡をしたり申請を出したりしなければならないところがたいへん多いため、きちんと確認しておく必要があります。まず気にしておきたいのは関係官庁への届け出です。法務局や税務署、社会保険事務所などに会社の場所が変わったことを報告しなければなりません。郵便局には転居届を出す必要もあります。あるいは、取引先にも報告が必要になります。銀行などの金融機関や、普段から取引を行っている会社、新聞や雑誌をとっているところにも連絡しておきたいところです。

また、電気や水道、ガス、電話など、基本的な引っ越しの際に連絡をしなければならないところへの連絡も、当たり前ですが必要になります。引っ越しの手続きも必要となります。たとえば、新しく入るオフィスの内装を整備しなければなりません。内装業者をピックアップし、契約をしましょう。引っ越すには引っ越し業者との契約も必要になります。また、オフィスで使っている複合機などの移動は専門の業者に任せるほうが安心かもしれません。安全に運んでもらうためにも、業者にきちんと連絡をしておきましょう。今のオフィスを出ていくときに、原状回復をしてくれる業者も探しておかなければなりません。新しいオフィスへ移る際に手続きや連絡をとらなければならないことは、このようにたくさんあります。プロジェクトチームなどを作って対応をしたほうが、スムーズに事が運ぶでしょう。



肝心な移転作業を行う日程を抑える



オフィスを移動するということは、かなりの時間と労力がかかります。手続きや連絡をとらなければならないところも、ざっと挙げただけでも山のようにあります。そのため、各作業をきちんと計画的に行っていくための、作業スケジュールをきちんと組んでいく必要があります。だいたいオフィスを移転すると決めてから、実行に移すまでは、半年以上かかります。解約予告をするのも、ほとんどが半年以上前に設定されているので、できるだけ余裕を持ってスケジュールを組んでおきましょう。手続きやオフィス探しは、少しずつ日程をわけて行えば済みますが、実際の引っ越し作業には日数を要します。この場合、社員全員の時間や手間が必要となるので、引っ越し作業の日程は、事前に社員に報告しておかなければなりません。オフィスを探したり、移転に必要な細かい手続きはプロジェクトチームを組んで行えばよいですが、実際に移動するときは、全員で動かなければなりません。業務に致命的な支障がないよう、スケジュール調整は事前にしっかりとしておきましょう。とはいえ、すべてを会社の人間だけで行うのはなかなかに労力がいる作業であり、もしかすると引っ越しの作業によってビジネスに思わぬトラブルが起こってしまう可能性もあります。自分たちでやるのが大変だと感じているのであれば、専門業者に頼むのも一つの手です。

スケジュールをどうしたらよいか、手続きはどうしたらよいかなどのアドバイスをしてくれ、オフィスの移転をスムーズに進めてくれます。オフィス移転をするにあたっての注意点は多くあり、そのどれもがかかせないポイントです。しかし、専門業者の力を借りれば、作業も軽減され、ビジネスにも集中できます。移転を考えているのであれば、注意点を踏まえ、業者に依頼するのもよいでしょう。

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