会社を移転する際にするべき作業と業者選び

オフィスデザインホーム > コラム > 会社を移転する際にするべき作業と業者選び

会社を移転する際にするべき作業と業者選び




会社を移転する



会社を移転するということは、今後の業績をプラスにもマイナスにも変化をするとても重要なことです。今使っている社屋が狭くなってしまったり事業を拡大したりといったポジティブなことで別の場所に移ることを想像しますが、中には業績が悪く地代家賃を出し続けることが難しくなったり規模を縮小したりというネガティブなことで別の場所に移るということもあります。どちらの理由であっても、移ることで心機一転新たな環境で仕事を始めることになりますから、少しでも気持ちよく良い方向に進むような取り組みをしたいものです。

しかし、会社が移転をするということは簡単なことではありません。業務をこなしながら新たな物件を探したり、移動するためのスケジュールを組んだりしながら並行して荷物をまとめたり社内の清掃をしたりとかなりハードな作業になります。業種によっては引越しするための作業をするとなれば仕事ができなくなってしまう場合もあり、そのような状況になると仕事がストップしてしまいますし取引先にも迷惑をかけてしまうことになります。自分たちの売り上げも下げることになりますし、取引先の納期に支障をきたすこともあるのです。

このように別の場所に移るというのはとても大変な作業であり神経も使うものでもあります。そこでしっかりと計画的にこなして行くことが重要ですしミスがないよう取り組むことが必要です。そして、費用も相当な金額がかかることになります。そのため少しでもロスを減らすためにできる工夫をするべきです。誰もが新たな環境で仕事をするとなれば、新しいものに囲まれて仕事をしたい気持ちはあります。しかし、少しでも費用を抑えるために今あるものを有効利用したり節約できるところは切り詰めたりといった工夫も重要です。



会社を移転するために必要な作業



会社を移転するためには色々な作業が必要になります。作業の内容としては顧客や取引先への対応と自社の中での対応とがあります。自社の中での対応については皆でやるものと担当者がやるべきこととがあり、多くの場合には担当者からの指示に動くことが必要です。

自社の中でやるべきことは基本的には役員や総務担当の人が仕事を進めていきます。新たなオフィスとなる物件を探したり現在契約している物件の契約を終了させるための作業をしたりといったことを進めつつ、取引先や顧客にどのタイミングでどのように告知をするのか、仕事に支障をきたさず迷惑をかけずに進めるためにはどのように進めれば良いかといったことを考えながら作業が進んで行くのです。

ある程度の骨子が固まったらスタッフへの伝達と顧客や取引先とのやり取りを始めていきます。営業形態によっては仕事をオフにして作業をしなければならないこともありますし、顧客や取引先の人たちが来る際に場所が変わることを伝えることが必要にもなりますから、告知方法や進め方はしっかりと周知させて行くことが必要です。

これらの業務をしながら従業員も移転に備えて荷物の準備をしたり、オフィス内の清掃をしたりする必要があります。物件は元の状態に戻して返すことが必要であり、オフィス用の物件というのはスケルトンという壁もないそのままの状態に戻すことが条件となっていることがほとんどです。そのため、荷物を完全にない状態にしなければなりませんので、スタッフと協力して中の荷物を移動させたり、業者のスケジュールに合わせて荷物をまとめて持っていってもらうようにしたりすることが必要です。



会社を移転するために業者に依頼すること



会社を移動するというのはとても大変なことであり、計画的に進めなければなりません。普段の業務をこなしながらこれらの動きを取るのはとても大変ですしミスがないかと不安になるものです。自宅の引越しのように簡単には済みませんし、移動させるものや人の数もかなりの数になりますから負担も大きくなります。そこでプロの手を借りるというのも一つの方法です。

このようなプロの手を借りるという方法を聞くと多くの人は引越し業者を想像するものですが、それだけでなく物件の契約や原状復帰、取引先や顧客への案内といった全ての業務を助けてくれる移転のコンサルタントもいるのです。そこで、全ての業務を滞りなく進めたい、事業が忙しくなかなか移転するための準備に集中できないという場合にはこのようなコンサルタントに依頼をして手伝ってもらうということもできます。

もちろん費用は発生しますから、荷物を運んだり新たな物件を契約したりする以外にもさらに費用が発生することになります。しかし、移転するにあたっては書類の書き換え業務といったとても重要な作業も行いますし物件の契約業務もあります。ミスをして後から損失が出たりトラブルが起きたりするリスクを考えると、コンサルタントに協力してもらいトラブルなく全ての業務を遂行することができるのが理想的とも言えます。ただし、お金が発生することですし大きなお金が動きますから、依頼をする前にしっかりと見積もりを出してもらい自社でまかなえる金額なのか、そしてその金額をかけても依頼をするべきかどうかということをしっかりと考えた上で依頼をすることが重要です。

次の記事へ