オフィスを設計するにあたり、重視すべき点

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オフィスを設計するにあたり、重視すべき点



オフィスの目的・状況を明確にとらえた設計思想


仕事場としての空間という観点からオフィスを考えると、いくつかのパターンが考えられます。事務所として社員が事務処理能力を効率良く発揮できる場所、社員同士のコミュニケーションを活性化させながら、クリエイティブな知的活動を促す創作の場というパターンがあります。もしくは、外部との接触を前提に、接待をも含め外向きの顔を持った対外コミュニケーションを重要視した場合や、またその逆に機密保持が重要な役割を持つ、セキュリティー強化に特化したパターン、その他、コールセンターや設計室等の特殊目的、あるいは単独機能に特化したパターンなど、各企業業種により多様です。

当然企業に複数の担当部門が存在し、各部門単独のオフィススペースを有している企業も存在しますが、複数部門がスペースを共有せざるを得ない状況に置かれている場合も少なくありません。事務処理を効率良くこなすには静粛な環境は重要なポイントですので、コミュニケーション重視型の場との共有は避けなければなりません。そして、機密保持を強く求められている場に部外者が頻繁に出入りして、情報の受け渡しの場になるのも不適当ですし、単独機能・特殊機能も、多くの場合場所を共有するには適しません。

そこで重要なのは同じスペースに複数のオフィス機能を持たせ、しかもお互いが影響・干渉しあって業務効率の低下を招くことを最小限に防ごうという設計思想です。都会のビルに居を構える場合を想定すると、ワンフロアの面積や使用できる階数や建造物の構造・賃貸条件等によって様々な状況が想定されます。コンクリートの床や壁などに直接手を加えて改造することから始まり、OAフロアや遮音サッシ・吸音ボード、調光システム・空調システム等による環境作り、スペースが複数の分散した場合には、各所を繋ぎまた外部とも連絡もできるコミュニケーション手段も重要となります。

また、環境作りとしては椅子・机やキャビネット・パーテーション等の什器の選択・配置も併せて考えなければなりません、昨今特に重要視されているセキュリティーに関しては情報漏えいにも、突然の災害にも備える必要があります。これらを総合してバランスの良い環境を構築する設計が企業の業績を大きく左右すると言っても過言ではないでしょう。

オフィスを構えるとは


個人住宅と比較すると会社・オフィスを構える場合、状況はかなり違います。環境は周囲の自然環境より従業者と他企業を含めたアクセスの良さが重要になります。自社ビルを建てて入居する場合もありますが、多くの場合適切な条件の企業向け賃貸物件を探し求め、登記・移転または起業に至ります。こちらも一つの企業が動くとなると個人家庭の場合とは大きく異なります。もちろん規模の大小はありますが、数十人から場合によっては数百人の従業員が移転し業務を開始するのですから、多くの業務用資材・機材が運び込まれ適所に配置されなければなりません。

前述の通り、直接企業の業務活動に関わらない資材・機材の設置施工と運搬・搬入からそれに伴う専門業者の手配も必要です。新しい移転先物件がもともとこれからの業務実行に適した設計がなされているのであれば良いのですが、場合により建築物そのものに手を加えて改築する必要も出てきます、この場合は建物の所有権者との交渉するため、確実な法的知識に基づいた交渉は不可欠となり専門家に依頼することが求められます。

また同じように、法人が移転するに当たっての登記の変更にも法律的知識が必要となります。オフィスの移転または立ち上げが終了した後にも、業務関連のクライアント様や協力業者様に対してのご案内、あるいは披露のレセプションの企画と開催等も重要です。セレモニーやアトラクションを行うには、それなりのノウハウも不可欠です。

状況より変化すること


オフィスは企業の中枢です、企業を取り巻く社会状況は刻々と変化しそれに対応するためにも企業環境も即応が求められます。昨今の雇用に関しての変化に対応するためにもソフト・ハードの両面で再考が求められます、女性が働きやすいオフィスの雰囲気作りには内装の見直し、休憩用スペースの充実などが挙げられます。身体障がい者雇用促進に向けて、バリアフリー化・スロープの設置・廊下部分の拡張等、施設改造も求められ、分煙化の流れに沿った喫煙スペースの新設も考える必要があります。

企業内部の変化により、オフィスそのものの見直しも必要になりますので、社屋内での移動から分室化もありえます。女性社員への考慮のみならず、外来の方々に好印象を与えるには内装の更新や、接客スペースの充実を図るのも企業イメージの向上に繋がります。
これに加えて、前記の身体障がい者雇用に必要な施設改造となりますと、根本からの設計変更が必至となります。

時と共に成長する企業は従業員数も増し業務も拡大して、オフィスを含む社屋全体が増員に対し適応できなくなることも考えられます。そうなると現在のオフィスから移転する必要に迫られます。この場合移転自体はおおよそ新規の立ち上げの繰り返しとなりますが、立ち退く際の負担も軽くはありません、重要なのは原状回復工事です。

多くの場合原状回復は必要条件になり、そのコストも作業内容も一般住宅とは大きく異なり当該専門知識と技術を持つ業者を選択することが大切です。

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