オフィス移転でのメールの案内と返信について

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オフィス移転でのメールの案内と返信について

オフィス移転をすれば取引先やお客さんに対して案内を出すことが多いです。常々取引を行っている取引先に対しては、もちろん案内を出さなければなりません。お客さんについても同じです。あまり取引のない取引先に対してはどうすれば良いのでしょうか。この場合、判断は難しいですが、案内を出されて迷惑すると言うこともないでしょうから、とりあえず出しておくというのは良い方法の一つです。



お客さんに対しても同じで、やはり案内が来たからと言って迷惑に感じることもないでしょう。もしも必要なければ読まなければ良いだけですから、とりあえず出しておくのが良いと考えられます。案内を出すことによって、思い出してもらうことができれば、しばらく買ってくれていなかったお客さんが再び買ってくれるかもしれません。



どの場合でも案内は出した方が良いですが、オフィス移転の案内を出すためにはコストがかかるのも事実です。大事な取引先に対しては郵送で案内を出すことは必要でしょう。そのためのコストもオフィス移転をするときには考えておかなければなりません。大事なお客さんに対しても郵送の方が効果的なケースが多いでしょう。



しかし、あまりコストをかけたくない場合には、メールで案内を出すのも良い方法の一つです。インターネットが普及していなかった時代には、メールは無礼に当たると考える人もいたようですが、ビジネスの上ではメールはすでにスタンダードなツールとなっていますから、失礼に当たると考えなくても良いでしょう。むしろ、郵送よりも好まれるケースもあります。ケースバイケースで考えていくことは必要です。



もしもオフィス移転の案内をもらった場合、それが大事な取引先からなら返信をしておくべきでしょう。これもビジネスマナーの一つだと考えておくのが良いです。大量に返信をしなければならないと言ったことは、おそらくないでしょう。取引先が一度に移転をすると言うことも考えられないことではありませんが、あまり多くあるケースではありません。



ですから、返信を出すために大きなコストをかけなくても良い場合が多いです。費用対効果で考えてみれば、たいした費用はかかりません。もちろん、それが大きな効果を生むと言うことも考えにくいですが、事務的なコストもほとんどかからないと言うことを考えれば、返信を出しておくのは良いことです。郵送できたのなら郵送で返し、メールできたのならメールで返しておけば問題はありません。

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