オフィス移転のお知らせを委託する選択肢もある

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オフィス移転のお知らせを委託する選択肢もある

オフィス移転を完了させたあとには、必ずと言っていいほど行わなければならない業務があります。取引先や関連企業など、ビジネス上の付き合いがある企業団体をはじめとした各方面にお知らせすることです。情報を伝える必要がある相手の数が多いほど、莫大な時間をかけることになる可能性は高まります。この業務を疎かにしてしまうと、良くない影響が自社に降りかかってしまいます。代表的なものは、オフィス移転のお知らせ情報を受け取っていない業者から連絡が取れないなどと苦情がくることです。



コア業務に集中しなければならない一方で大量のオフィス移転のお知らせ先があるならば、その業務を委託することを考えことは一つの手です。重要であると考えられることを後回しにしていると、遅かれ早かれ取引先などからの信頼を損なってしまうからです。新たな事業所の場所を伝えないままでいれば、旧住所に訪問してきた取引先の担当者などからひんしゅくを買う恐れがあります。ですから、オフィスの新住所をスムーズに周知徹底させるために業務委託を検討することが効果的であるというわけです。



オフィス移転のお知らせ方法は多岐にわたり、手間がかかるものほど委託料金が高くなってしまう傾向があります。しばしば高額料金になりがちなのは、手書き文章を作成して送付する方法です。伝えたい内容を一通の手紙に認めるためには、多くの時間が必要になります。さらに、作業者の疲労が蓄積することによって完成時間が延びる可能性もあります。結果として、手紙を作成する人物の拘束時間や手間などに応じた委託料金が請求されることになるので、手書きの情報発信は高額になりやすいです。



委託料金を低く抑えたいのであれば、オフィス移転のお知らせを少ない手間で拡散させられる方法を採用することが肝要です。一例としては、電子メールを有効活用する方法が挙げられます。手紙と同じように文章を考える手間がかかりますが、ひとたび文言が完成してしまえばあとは使いまわすことが可能です。電子メールに用いられる文章はデータ形式であることが特徴であり、コピーすることができるからです。この方法は手書きの手紙を作成する場合と比べると、手間も時間も最小限に抑えられます。



オフィス移転のお知らせは自社の従業員が責任を持って行わずとも、問題ないことがしばしばあります。新住所の情報を失礼のないように伝えることがゴールなので、その過程で業務委託してもルール違反ではないと言えるからです。

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