オフィス移転の案内状について

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オフィス移転の案内状について

オフィス移転はオフィスを別の場所に移すものです。オフィスは会社で事務作業を行う場所ですが、同時に会社の取引の交渉や会議といったことも行なわれます。このためオフィス移転を行う場合には訪問者に対しても案内をする必要があります。



オフィス移転の案内の名称に関しては、自由で事務所移転の挨拶とする場合もありますし、事務所移転通知ともする場合もあります。挨拶とする場合には挨拶文を加えますが、通知の場合には最小限の案内だけで済ませます。広く通知する必要があるため、現在ではパソコンやワープロで作成した文章をファックスや郵送といった形で送付します。内容は新しい移転場所の住所を明記するだけのケースもありますが、新しいオフィスの場所の地図を添えるケースもあります。またインターネットに公式サイトを持っている場合であれば、その旨を公開しておくことも大切です。



オフィス移転の挨拶や通知を出す相手としては、主な取引先が中心になるので、データベース化しておく必要があります。特に請求書や納品書といった文章をやりとりする相手には必ずその案内を出しておく必要があります。このため半年から1年程度まで遡って、取引先をまとめるデータベースを作っておくのが無難です。また郵送の場合には一定量の郵送物を用意しなければならないので、外部業者に依頼するというのもひとつの手段です。外部業者としてはダイレクトメールなどを扱っている印刷業者が最適で、まとめて発送するので料金も低くおさえられ、それらに必要な人員を用意する必要がないメリットがあります。一方でファックスの場合には、一斉に通知することができますが、相手に確実に届いたかわからないため注意が必要です。



オフィス移転の案内状を出すタイミングも重要です。取引を行っている相手であれば、取引先の住所が変わるため通知は必ずしなければなりません。そのため遅くとも1ヶ月前にはその旨を知らせておくのがマナーとされます。また移転後ももとの住所に届いた郵送物を新しい住所に転送してくれるサービスもしておくとトラブルを避けることができますし、年末年始などの挨拶のさいには挨拶状のほか年賀状などで新しいオフィスに移転したことを明記してフォローしておくことも大切です。一方で、前の住所には契約期間が残っている限りは、移転の案内を張り出しておいたり、ビルの管理者に新しい住所を伝えておくことが無難です。古い広告物を見てやってくる人がいるケースもあり、それらをフォローすることが大切です。

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