オフィス移転は一括で委託すると簡単便利

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オフィス移転は一括で委託すると簡単便利



オフィス移転に伴うフロー



オフィスの移転とはどのような時に考えるのでしょうか。一例を挙げると、業務の拡大に伴う人員増加によるスペース不足や、コスト削減、点在している支店の統合や分割などいくつかのパターンが考えられます。

いずれの場合にしても、日々の業務をこなしつつ移転の準備を進めるとなると、分担し作業を進めて行くようにしたとしても、あまりの業務の多さに二の足を踏んでしまいがちです。

それでは、移転に際し必要なことを順を追って考えていきましょう。

一般的にまずはじめに行うことは、新オフィスに求める条件の洗い出しでしょう。使用する人数から必要なオフィスの広さを割り出します。いくつもの調査団体が1人当たりに必要なスペースを公表しています。おおむね3から5坪(10から16.5平米)となりますが、これは作業スペースの他に会議室や受付などの広さも含みますので、どのようなレイアウトをするかによって変わってきます。併せて、アクセスのしやすさや、ランニングコストとなる家賃などの費用面や、周辺環境等も考えなければならない条件となるでしょう。

これら洗い出した条件をもとに、当てはまる物件を見つけるべく、不動産屋へ足を運んだりインターネットを使って探したりして、物件が見つかれば内見となります。

数件の物件のうち内見した中から、これならばという物件が見つかれば良いですが、すぐに見つからなかった場合はこれらを繰り返し行わなければなりません。しかも、通常業務をこなしつつ、並行しての物件探しとなりますので、業務時間を圧迫しないよう上手く時間の調整できるよう工夫を凝らす必要があります。



事前準備の重要性



移転先が見つかり、引っ越しのめどが立ちそうになれば、現在のオフィスの退去準備も始めなければなりません。

賃貸契約を結ぶ際に、退去時には事前に契約解除の申請を行わなければならないと決められていますので、現在使用しているオフィスを退去するにあたって、契約解除申請をすることが不可欠です。急な退去となると違約金が発生しますので注意ください。期間については賃貸借契約書に記載されていますので、不明な場合はこちらを調べましょう。また、退去時には初めに賃貸契約を行った時の状態に戻してから(原状回復)借り主に返す取り決まりがなされている場合が多いので、この日程も含んだ上で余裕を持って退去日を決定しましょう。

そして、新旧のオフィスで無駄に家賃の二重払いとならないように計画を立てることが大事です。

新オフィスに必要になってくる経費は、新オフィスの賃貸契約に必要な敷金・共益費・仲介手数料に、内装の改装費にネット回線や電話の設置工事費です。移転である場合は以前に使用していた什器をそのまま使用すれば構いませんが、拡張のための移転となれば不足している什器の追加購入費用も考えなければなりません。

移転前のオフィスを退去するにあたり必要になってくる費用は、退去に伴う空間の原状回復と、廃棄するデスクやイスがある場合には廃棄処理費用です。

最後に忘れてならないのは、移転先への引っ越し費用です。引っ越し業者を決定する際には、数社から相見積もりを取りましょう。相場があまりない業界ですので、各業者の時期やタイミングによって数万円変わることもよくあります。だからと言って安さだけで選ぶのも考えものです。荷物の破損や予定の時刻通りにならなかったりと言うこともありますので、口コミ等も参考にしながら全体のバランスをみつつ決定するべきです。

このように、家賃といったランニングコストよりも、敷金・礼金・内装費やネット回線に電話の設置工事費とイニシャルコストが随分かかりますので、移転にともない業務が増えるだけでなくそれなりに費用も掛かってきますので、しっかりと準備に下調べを行い、よりよい物件を見つけましょう。



オフィス移転をスムーズに行うために



通常業務に支障なく移転を円滑に行うには、上で述べたように事前の下調べが肝心です。しかしこれらに時間をかける余裕がない、または新たなオフィスを探すためにいくつもの不動産を巡ったり、物件が決定した後は内装工事を行うための業者との打ち合わせや段取りを行ったり、退去するオフィスの管理会社へ連絡を取り各手続きを行ったりと、各方面への連絡や打ち合わせのやり取りが煩わしいということもあるでしょう。そう言った場合には、これらを一手に引き受け対応をおこなってくれるオフィスコンサルティングを利用してみてはいかがでしょうか。これらの煩雑な内容はこちらの担当者と打ち合わせを行っておけば、物件探しに内装業者の手配や退去時の原状回復と移転に伴い発生する業務をトータル的にスケジュール管理し、これらをスムーズに行ってもらえます。そうなれば、あとは移転前後に、クライアント等関係各所への移転の案内を行い、名刺や封筒などのオフィスの住所変更を行う程度で通常業務を大幅に圧迫することはないでしょう。

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