事務所の移転準備のあれこれ

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事務所の移転準備のあれこれ



移転前の事務所でやらなければならないこと



事務所の移転を決めた時、先に新しいオフィスの事が気になりますが、まずは現在使用しているオフィスでやらなければならないことがあります。

現在の契約書類を準備しましょう。その中に解約をいつまでに知らせなければならないかが書いてあります。その期日までに解約予告を行いましょう。新しいオフィスの内装や、インフラが整う時期に合わせて引っ越しを行えるようによく計画します。

併せて保証金が返還される日も調べておきましょう。オフィスの移転はたとえ小さくても大きな予算が必要になります。お金の入出にも気を遣いましょう。

事務所には原状回復を行う義務があります。入居した時と同じ状態に戻せるよう業者を手配します。この時出来る限り大家さんとコミュニケーションを取りましょう。床の張り替えや仕切りの工事など大きな変更をした場合、相談するとそれ自体が次の会社が入居を決める大きな要素になる場合があり、大家さんがそのままにしておくと決めることもあります。撤収の費用が大幅に軽減される可能性があるので、細かく相談しましょう。



法務、税関係の登録手続きの準備も行います。法務局での登記の変更申請、税務署への変更届、社会保険事務所、労働基準監督署、会社所有の自動車がある場合は警察署への申請が必要です。その他に郵便の転居届け、電話、インターネット、保険関係、銀行、リースのOA機器などがあれば住所変更、携帯電話、さらには通信販売や取引先からの納品先変更があります。そして、取引先に転居の案内を行います。電話番号を変更しなければならない場合もあるので、案内書の中に忘れずに記載しましょう。

電話を多く受ける会社で、土日祝日も営業している場合は特に取りこぼしなく切り替えができるよう計画する必要があります。電話の業者を含めしっかり準備しましょう。

最後に引越し業者を決めます。引っ越しに持っていく物と持って行かないものの確認が必要です。持って行かない物の中で廃棄を行う場合は、廃棄業者等の手配が必要です。また、搬出搬入の際の、トラックの駐車場所などのチェックも大切な確認作業の一つです。



新しい事務所の選定



場所の利便性、通勤時間、役所や銀行などよく使用する機関の距離、飲食の利便性も考えなければなりません。同じテナントに入っている企業の調査も必要です。そして事務所の月々・初期の費用も大きなポイントになります。

まず立地についてですが、これは大きな検討要素です。その場所、その沿線に顧客が多いかどうかを見極めます。これはIT業界などあまり場所と顧客が関係ないと思われる会社でも言えることです。顧客にとって近くに業者がいるという安心感は大きな購入要素となります。また、オフィスがあるエリアの雰囲気や評判が会社のイメージを決める場合もあります。会社の目指している方向やコンセプトとその街が一致していることが大切です。



利便性も重要なポイントです。銀行や郵便局など特定の施設へ行く日が多い会社は特にそう言えます。社員が施設へ往復をするので、実際にはそのコストは会社が払うお金に連動してくるものと考えるべきでしょう。飲食は社員や顧客の満足度を高めるものです。昼食は毎日のことなので、飲食店が極端に少ないような場合は、検討時に社員へ説明をして理解を求める必要があります。

食は社員の健康そのものとも言えます。より楽しんで選択肢を与えられる食環境があるというのは大きなメリットと言えます。さらに、顧客との会食や飲み会なども近くに良店を知ることで、より盛り上がることでしょう。

場所ごとの平均的な坪単価はインターネットのオフィス賃貸を専門としているサイトを見れば簡単に調べられます。これらを見てかかるコストが適切なものかを調べましょう。



新しい事務所の内装



事務所の移転は、ただ面積が大きくなればいいという話ではなりません。内装、什器の配置は業務を効率的にするための重要な要素となっており、多くの会社は検討に多くの時間を割きます。このような表面的な部分の他にも、社員の満足度を上げるための仕組みや、会社のコンセプトやルールに基づいた設計、女性社員への配慮がある事務所づくりなど、会社そのもの方向性を決めるものとなります。

スペースに無理がないかを調べます。椅子の後ろを通る時に「すいません」と言って通らなければならい場所の経験がある方は多いと思います。仕事は毎日のことです。それら一つ一つの行き届かない点が大きな不満となる場合があります。併せて電気配線やケーブル類の利便性が確保されているかを確認しましょう。これらは仕事の効率に大きな影響を与えます。



仕切りや部屋を作る場合、後から変更するのは非常に難しい事になります。会議室や応接室の設計はより注意をして取り組まなければなりません。

一人一人のスペースが確保されていますか。オフィスがよりきれいに新しくなったとしてもスペースが狭くなってしまっては作業効率や満足度が落ちてしまいます。収納するべきものがスペースに収まるかもよく調べておきましょう。

最後に防災法規に違反したような点や、将来的に火事などの事故が起こりやすくなるような場所がないかを確認します。

事務所の移転は会社の発展に不可欠なものですが、必然的に大きなプロジェクトとなります。良い準備をして臨みましょう。

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