事務所レイアウトの変更に関する案内状

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事務所レイアウトの変更に関する案内状

事務所の移転はしていないけれど事務所レイアウトの変更を行った場合に案内状は出すべきかどうか悩む場合は多いでしょう。事務所に来れば分かるのだからと案内状を出さずに済ませる場合もありますが、これは相手方との取引内容やつきあいの度合いにより、変わる物です。また、決して案内状を作成し送付するのもただではないので、その後のビジネスの影響も考え、総合的に判断することが必要です。



事務所レイアウトの変更は、頻繁に来訪する人にとっては非常に戸惑う物です。たまにしか来訪しないものにとってはレイアウトが異なっていても毎回受付で確認する形になるのであまり問題はありませんが、特に取引の多い相手にとっては、挨拶もなしにレイアウトが変わってしまうとあまり良い印象は受けません。特にビジネスで取引をしているお得意様などは些細なことで心証を害す危険も有るので、レイアウト変更の案内は何らかの形で行っておく方が無難です。



事務所レイアウト変更の案内状を出す理由はその他に、企業が常に新しい事を行うモチベーションをもっているというアピールをするという意味もあります。レイアウトを変更せずにずっと同じ状態の企業は業務スタイルが固定化されているという印象を受け、革新的なイメージがあまりしない物です。しかし、レイアウトを定期的に変更している企業は、常に時代の状況を見極め、新しい体制で臨もうとする気概を感じるところも多く、その事を対外的にアピールするために行う企業も少なくありません。



それは特に営業所などで顕著にみられます。営業所の中には、小さな営業所でもレイアウト変更を行うたびに案内状を出す企業も少なくありません。これは営業所が対外的な職場であることから、顧客が来社しても間違えないようにという意図のほかに、事務所レイアウトを変えることで常に時代の流れを捉え、これに適するようにレイアウトを変えて対応しているといったアピールも有ります。



事務所レイアウト変更における案内状は、このように相手との関係のほか、対外的な自社の姿勢をアピールする物としても非常に有効なものとしてとらえられています。その為、事務所移転のように必要性があって必ず出さなければいけないという物ではないけれども、対外的な企業の姿勢を示すため、もしくは取引先に対する深謀遠慮といった意味合いで出されることが多い物です。その為、事務所移転の場合に比べるとその部数は少なく、また送り先も限定されることが多いでしょう。

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