業務効率を最適化する事務所移転とは

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業務効率を最適化する事務所移転とは

自社ビルではなく賃貸オフィスの場合には、物事の節目ごとに転換期が訪れます。ビジネスなら事業規模の拡大や、あるいは縮小、またより自分たちにとって好条件な物件が完成するといった具合です。営利企業でなくとも、どんな団体であろうと、タイトなコストでの運営は無視できません。業務効率の最適化は、施設運営の継続において最低限の手段です。事務所移転をする場合には、引越しそのもの以外にも電気機器の移設や再配線、また各方面への書類や届け書の作成のほか申請、立ち退きにあたっては現状回復や内装など、必要に応じて工事も必要になります。不要になったオフィス家具などの廃棄や、新しい事務所のデザインやレイアウトも重要です。一日も早く、通常どおりの業務を遂行するためには、事務所移転のプロに依頼する方が、間違いがありません。



この場合のプロというのは、幅広い業者情報のネットワークや技術ノウハウを持っているということです。これを持たずに移転となれば、大変な時間と労力を要するのは目に見えているばかりか、情報の確かさという点でも不安が残ります。情報化社会の現代において、業務上で何週間も通信が途絶えるようなことは致命的です。とはいえノウハウを持たないまま、期限内に最小コストで遂行するのは、決して容易なことではありません。新しい移転先が決まれば、引越しが終わるまでの間に、いくつもの段階を踏む必要があります。専門に行うプロの業者なら、かかる様々な図面作りから引越し業者や廃棄物の処理業者などの手配、また回復工事の発注まで請け負うことが可能なため、効率的です。



実際の事務所移転までのスケジュールは、依頼する業者により差異がありますが、一般的な流れとしては問合せの後、移転日や荷物内訳のほか場所の確認なども含め、詳細に打ち合わせとヒアリングを行います。その後、新旧両方の現地下見を行い、必要項目を漏らさずチェックします。次に大至急取りかかるのは、顧客の条件や希望を可能な限り反映したレイアウト図面の作成です。そこから了解を受けた時点で図面は確定となり、予算の算出と計上という形になります。そこからフルスロットルで各方面の業者手配や工事関係の依頼をし、工事を完成させます。これで移転が可能になりますが、これはあくまでも最速でのスケジュールです。

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