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2018.05.25

続「グループウェアはじめました!」

Fit [FIT]

昨年7日7日にグループウェア導入を決定し、運用を開始してから、早くも半年が経過しました。

関連記事:「グループウェアはじめました!」

 

当初、ツールが新しく追加されることに関して「現場にとってはストレスでしかない!」という声も多くありました。

そもそも社員がグループウェアに慣れていないことに加え、社内の業務フローに大きな変更が生じた時期であったこと、

また、勤怠システムも別システムになり現場は次から次へと目まぐるしく変わる事象についていけないと言った状況だったからです。

 

新しいツールに対し、アレルギー反応を起こさずに前向きに活用しているのはほんの一部。

大半の社員は後ろ向きな姿勢で利用し始めるため、せっかく積極的に利用している社員がいもづる式に利用頻度を落としていくのではないかと懸念していました。

 

そんな中、私たちFitが導入を推し進めるためにとった策としては、

従来紙で申請を行っていた経費精算や営業交通費精算をWEB申請に切り替え、kintone操作が必要となる環境を構築したこと。

また、社員の中から数名を選出して「レクチャー会」という名のkintone操作方法・活用実績や新たな機能などを共有する勉強会を毎月開催し社内普及に努めたことです。

 

この「レクチャー会」はおすすめです!

一部の社員が業務改善のために作成したアプリを自部署内で運用し、その結果をレクチャー会で共有。

すると「この機能は私が作りたいアプリに使えるかも!」「このアプリを複製すれば同じようなことが自分たちの部署でもきる!」といった+の気づきが多くあり、

結果として多くの部署拠点へと普及していったのです。

 

着々と「kintone活用で実現できること」への理解が広まり、数えきれないほどのアプリが作成され、また、今なお増え続けています。

目の前の業務に追われ業務改善をしていくことに対して中々積極的になれない弊社の営業部も、少しずつではありますがアプリを活用しています。

 

ただ、これだけ活用が広まったことで新たな課題も出てきました。

「あの情報って共有サーバーにあるの?それともkintoneにあるの?」という情報迷子状況です。

弊社ではこれまで情報の居場所といったら共有サーバーだったのですが、利便性からkintoneを活用することで情報保管場所が2か所に分かれてしまったのです。

 

この新たな課題に関して、私たちは早急に「ファイル管理」の基本ルールを作成すべく、既存の情報を調査し、

それぞれの情報がどこにあるのが利用者側にとって「情報を探す」際にスムーズに探せるかを考えまとめようとしています。

 

これからグループウェアの導入を検討されている企業様は、

ぜひとも事前にそのグループウェアを活用して実現したいことや、既存ツールとの利用範囲のルール作りをしておくことを強くお勧めします。



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