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オフィスデザインで社内コミュニケーションを活性化させよう!

社内コミュニケーション活性化

社内コミュニケーションの活性化をはかるための1つの方法として「オフィスデザインの見直し」があります。

社員同士のコミュニケーションが活発に行われるようなオフィスデザインにレイアウトを一新すれば、新しいアイデアが生まれたり、社員の満足度がアップしたりと、さまざまなメリットがあります。

本記事では、社員同士の自由なコミュニケーションを生み出し、意思の疎通をはかりやすい環境を実現するオフィスデザインについて紹介します。

コミュニケーション活性化にオフィスデザインの見直しは重要

近年、社員のコミュニケーション活性化をはかる目的でオフィスデザインを見直す企業が増加傾向にあります。なぜこのような流れが見られるのでしょうか。

ここでは、従来のオフィスデザインを振り返ってみるとともに、昨今のオフィスに求められる機能を考えながら、その理由を探っていきます。

従来のオフィスデザインのイメージ

従来は、次のようなレイアウトが一般的なオフィスデザインのイメージとして浸透していました。

1. 部課単位で集まった対向島型デスク配置
2. 島の端には上司席を配置
3. 社員の席にはサイドキャビネット

このような従来のオフィスデザインのイメージでは、同じ部や課の人間同士で向かい合って座る状態をとるため「少人数で密なコミュニケーションが取れる」「必要な場合には上司も話に加わることができる」というメリットがありました。

また、話し合いをする際は、必要な書類をさっと取り出せたり、すぐにファイリングできたりする点からも、社員の席に付属しているサイドキャビネットは、理に適った作りでもありました。

近年オフィスに求められる機能が変化している

しかし、従来型のオフィスデザインは、昨今のパソコンをはじめとするデジタル端末やインターネットの普及により大きく変わろうとしています。以前とは仕事環境が大きく変化したことで、社内での意思決定や情報共有などにスピードが求められるようになりました。

結果として、オフィス内には「少人数で打ち合わせができるミーティングスペース」「部署を越えて気軽に話ができるスペース」が、新たに必要とされるようになったのです。

このようにオフィスデザインを見直すことで、社員同士の自由なコミュニケーションを促進しようとする動きが見られるようになっており、近年オフィスに求められる機能は変化しています。

コミュニケーションが活性化するオフィスデザインとは?

ではここで、社員の自由なコミュニケーションを促進するオフィスデザインとはどのようなものなのか、紹介します。

一般的に、コミュニケーションが活性化するオフィスデザインには、次のような特徴があります。

1. パーティションが撤去されて仕切りのないレイアウト
2.気軽な話し合いスペースが設けられている

以下、具体的にこれら2つの特徴について紹介します。

1.パーティションが撤去されて仕切りのないレイアウト

従来型のオフィスデザインでは、社員が仕事に集中しやすくすることを目的として、社員一人ひとりの席の間や部署と部署の間にパーティションを設けている企業が多くなっていました。

しかし、パーティションが設置されていると、他の社員と顔をあわせる機会が減り、結果としてコミュニケーションを取るチャンスを逃してしまいがちです。そこで、パーティションを取り払い、仕切りのないレイアウトとすることで、社員同士のコミュニケーションを促進しようとする企業が増えてきました。

パーティションを撤去することで、部署を越えた話し合いも可能となり、他部署が行っている業務内容にふれるきっかけも生まれます。

2.気軽な話し合いスペースが設けられている

かつて話し合いを行う際には、会議室を事前予約して利用することが一般的でした。また会議の際には資料を準備する必要があるなど、前段階に手間がかかるというデメリットがありました。

社員の生産性を下げたくないという思いから、会議の数を減らそうとする企業もみられ、そのまま社員のコミュニケーションの機会までがなくなってしまう、という悪循環も見られたのです。一方、予約の必要がない、いつでも利用できるような話し合いスペースを設けていることで、社員同士の気軽なコミュニケーションが生まれます。

また、思い浮かんだアイデアをすぐに同僚や上司に相談できるスペースが設けられていると、従来よりも早い段階でアイデアが実現する可能性も高くなります。

コミュニケーション活性化のための4つのスペース活用策

それでは、コミュニケーション活性化のために利用できる上手なスペース活用策には、どのようなものがあるのでしょうか。具体的な例を4つ、ご紹介します。

1.席を固定化しないフリーアドレス制のスペース
2.予約不要で気軽に利用できるオープンスペース
3.短時間で利用できる立ち話スペース
4.リラックスしながら話ができる社内カフェ

以下、具体的にこれら4つの例について解説します。

1. 席を固定化しないフリーアドレス制のスペース

フリーアドレス制のワークスペースを利用することで、毎日違う席に座って作業できるため、異なる部署の社員との交流も可能になります。

さまざまな人からいろいろな意見を聞けるため、問題解決のスピードが早くなるというメリットもあります。

2. 予約不要で気軽に利用できるオープンスペース

部屋の予約が不要なオープンスペースは、準備にかかる手間がはぶけ、スピーディーに話し合いが進められるため、業務効率化にぴったりです。

また、閉じた空間でないことから、社員が圧迫感を感じることなく会議を進められるため、活発な意見交換にも役立ちます。

3.短時間で利用できる立ち話スペース

立ち話感覚で会議をできる立ち話スペースは、朝礼やチームミーティングといった短時間でさっと打ち合わせをしたいという場合に適しています。

このようなスペースは、立ったまま話をできるため、会議時間を短縮したいというニーズにも応えてくれます。

4.リラックスしながら話ができる社内カフェ

部署に関係なく社員が話し合いをするのに利用できる社内カフェは、リラックスしながら話ができるスペースとして、社内の打ち合わせはもちろん、商談にも利用できます。

そのほか休憩やセミナー、イベントなど、さまざまな用途で利用できることから、効率的なスペース活用ができるという点でも人気があります。

コミュニケーションが活性化するオフィスデザインの3つのメリット

このようにコミュニケーションが活性化するオフィスデザインには、次のようなメリットがあります。

1. コミュニケーション活性化によって良好な人間関係が築ける
2. 社内で過ごす時間が充実し、社員の満足度がアップする
3. 情報交換が円滑になり、スムーズなプロジェクト遂行が可能

以下、具体的にこれら3つのメリットについてご紹介します。

1. コミュニケーション活性化によって良好な人間関係が築ける

オフィスデザインを工夫し、コミュニケーションを活性化させることで、社内の同僚や上司とコミュニケーションを取る機会が発生します。

なかなか話しづらい人間関係や仕事上の悩みについても相談しやすくなることから、自然と社員の定着率も高くなるでしょう。

2. 社内で過ごす時間が充実し、社員の満足度がアップする

コミュニケーションが発生し、良好な人間関係を築けることで、社内で過ごす時間が社員にとって、居心地の良い時間へと変わります。

その結果、社員の会社に対する満足度も高くなります。

3. 情報交換が円滑になり、スムーズなプロジェクト遂行が可能

気軽にコミュニケーションを取れる場が増えることから、社員同士の意思疎通もしやすく、情報交換が円滑に進みます。

そのため、プロジェクトのスムーズな遂行が可能になります。

オフィスデザインでコミュニケーション活性化を目指す際の2つの注意点

最後に、オフィスデザインでコミュニケーション活性化を目指す際の注意点について2つ確認しておきましょう。

1. セキュリティ管理に気をつける
2. 集中して作業できるスペースを作る

以下、具体的にこれら2つの注意点について紹介します。

1. セキュリティ管理に気をつける

フリースペースやフリーアドレスといったオフィスデザインでは、コミュニケーションが取りやすい反面、セキュリティ管理にも気を配る必要があります。

「社内の機密情報を含んだ会話についてはセキュリティ対策の施されたエリアで行う」「重要な書類はカギのかかる場所に管理する」など、事前の対策を講じておきましょう。

2. 集中して作業できるスペースを作る

コミュニケーションの活性化をはかる場合、オープンスペースが増えることで社員が集中して仕事をしにくくなるというデメリットも発生します。

オープンスペースを作る場合は、他人に邪魔されず、作業に集中できるプライベートな空間も作っておきましょう。集中して作業ができる集中スペースを設置しておくことで、社員の生産性の向上も可能になります。

オフィスデザインを変えることで社内コミュニケーションは活性化する

今回は、社員のコミュニケーションが活性化するオフィスデザインの特徴や具体例などをご紹介しました。オフィスデザインを見直すことは、社内コミュニケーションの活性化を図ることにつながります。

フロンティアコンサルティングは、社内の活性化および社員の生産性向上というお客様のご要望にお応えするべく、社内が活気づくようなオフィスデザインをご提案いたします。社内コミュニケーションの活性化を目指すお客様は、ぜひフロンティアコンサルティングのオフィスデザインをご活用ください。

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