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オフィス移転時の電話工事の流れと必要なもの

オフィス移転時の電話工事

オフィス移転するときは、荷物の移動だけではなくネット回線や電話回線の手続きなど、準備に多くの時間を必要とします。そのなかでも、とくに移転後のスムーズな業務に欠かせないのが「電話工事」です。

電話工事をするときは、電話線を引き込む工事に時間がかかるため、早めに準備に取り掛かる必要があります。この記事では、オフィス移転時の電話工事の流れと必要なものについて解説します。

オフィス移転時の電話工事に必要な準備

オフィス移転にともなう電話工事と一口に言っても、必要なものや行っておくべき準備は多岐にわたります。そのため、何から手を付けたらよいかわからず、戸惑ってしまう担当者も多いかもしれません。そんな人に向けて、まずは電話工事に必要なものと準備方法について紹介します。説明する流れに沿って、ひとつずつ準備を進めていきましょう。

1.現在使用している回線の確認

最初に行うことは、現在のオフィスで使用している回線の確認です。オフィスに導入される電話回線もしくはインターネット回線は、以下のような種類が存在しています。

(電話回線)
● アナログ回線
● デジタル回線
● IP電話回線

(インターネット回線)
● 光回線
● ADSL回線

使用している回線の確認は、契約書を見れば確認できます。手元に回線がわかる書類がない場合は、契約書を管理している部署などに確認してください。

2.電話番号を継続して使用できるかについての確認

現在使用している電話番号を継続して使用できるかどうかも、オフィス移転前に確認しておきたいポイントです。電話番号はNTT基地局で決まっているため、たとえ近所への引っ越しであっても電話番号が変わる可能性があります。電話番号が変わってしまうと、ホームページや名刺などに記載している情報をすべて書き換える必要が出てきてしまいます。従来の電話番号しか知らない営業先などがある場合は、機会損失につながることもあるため注意が必要です。

今使用している番号が継続して使えるかどうかは、契約している電話会社に問い合わせればすぐにわかります。NTTを契約している場合は、「116」に電話をかければお問い合わせ窓口につながるので、そこで確認してください。そのほかの電話会社の場合は、公式ホームページに記載のあるお問い合わせ窓口に連絡をしましょう。「近所だから」と確認を怠ると、いざ移転したときに電話番号が使用できず、業務に支障が出てしまう危険性があります。

3.現在使用している電話機器の種類の確認

現在使用している電話機器の種類も、必ず確認しておきましょう。事業拡大にともなうオフィス移転の場合、電話機器の種類によって増設数の上限に達してしまい、従来の機器では対応しきれなくなってしまう危険性があるためです。

取扱説明書が残っている場合は、そこに記載のある最大対応数を確認します。紛失してしまっている場合は、販売会社や製造元に連絡をして既存の機器を使用し続けることができるかどうかを問い合わせておきましょう。

4.工事をお願いする業者選び

工事のために必要な情報を準備できたら、実際に工事を依頼する業者を選んでいきましょう。電話工事を依頼する必要がある業者は、「NTT」と「代理店業者」の2つです。

● NTT
交換機工事や屋内配線工事、基本工事を行ってもらいます。「電話加入権」と呼ばれる施設設置負担金、必要な場合はインターネット回線工事の費用が別途かかります。

● 代理店業者
主装置の設置や電話の設置、屋内配線を行ってもらいます。NTTの正規代理店もしくは、その他の代理店があります。正規以外の代理店には悪徳業者もいるため、注意が必要です。

信頼できる代理店業者を見極められないときは、複数業者に問い合わせて対応の丁寧さや費用を比べてみると良いでしょう。リスクを最小限に抑えたいのであれば、多少高くても正規代理店に依頼することをおすすめします。

5.現状確認と見積もりの作成

依頼したい業者を絞り込めたら、現状確認と見積もりの作成を依頼しましょう。実際にオフィスに来てもらい、現在の電話回線の状況と移転先の要望を伝えます。現状の確認や要望をもとに業者は移転先オフィスのシステム図を作成し、見積もりを出してくれます。内容に問題がなければ、工事の日程を決めて前準備は完了です。

なかには、現状確認や見積もりの作成が有料である業者もあります。なるべく電話工事の費用を抑えたいのであれば、見積もりが無料かどうかもしっかりと確認しておきましょう。

オフィス移転時の電話工事の流れ

工事業者を決めて依頼が確定したら、あとは工事をしてもらうだけです。ここからは、オフィス移転時に行われる電話工事の流れについて解説します。

1.主装置の設置場所を決める

電話工事に進む前に、まずは主装置の設置場所を決めておきましょう。主装置は、ビジネスホンの内線と外線間や内線間をつなぐ小さな交換機のことを指します。外線数や内線数などのデータを保存しておくものなので、電話工事の際は必ず設置する必要があります。主装置自体は小さな装置ですが、配線が多くあまり見た目のいいものではありません。

また電源が必要な上に、高熱による故障や誤作動を防ぐために直射日光を避ける必要があります。そのことを考慮のうえ、最適な設置方法を決めてください。

2.電話回線の引き込みの下見

本格的な工事を始める前に、依頼先の業者が現地の下見にやってきます。ここであらかじめ作成した見積もりやシステム図との相違がないか、工事の流れなどを最終確認していきます。ちなみに、申込みから下見までは2週間程度時間がかかるため、早めに準備に取り掛かることが大切です。

3.実際に回線工事を行う

下見で問題がなければ、電話工事を進めていきます。下見から工事の着工まではさらに2週間程度の時間が必要ですが、業者によってはそれ以上の時間がかかることもあるので注意が必要です。

実際の工事では、以下のような作業を行っていきます。

● 主装置設置
● 交換機工事
● 屋内配線工事
● 電話機の設置

工事自体にかかる時間は半日~1日程度が基本ですが、規模が大きいオフィスの場合は数日かかることもあります。荷物の搬入などの準備もありますので、スケジュールについてはしっかりと確認しておきましょう。

オフィス移転にともなう電話工事の費用相場

オフィス移転にともなう電話工事をするときの費用相場は、依頼する回線の本数や代理店業者によって大きく異なります。紹介する費用を目安に、納得のいく金額を提示してくれる業者を選びましょう。

NTTによる電話工事の相場

契約するプランや回線の本数によって電話工事の料金は変動しますが、以下の料金を目安として考えておいてください。

● 基本工事費:4,500円/1工事
● 交換機新設工事:1,000円/1台
● 室内配線工事:2,400~4,800円/1回線

代理店業者による電話工事の相場

代理店ごとに細かい料金設定は異なりますが、以下の料金を目安として考えておきましょう。

● 人件費:5,000~10,000円/1人
● 主装置設置:7,000~15,000円/1台
● 電話機設置:7,000~10,000円/1台
● データ設定費:3,000~5,000円/1台
● FAX接続費:8,000円~/1台
● 屋内配線費:300~700円/1㎡
● 材料費:5,000円~

オフィス移転にともなう電話工事の注意点

オフィス移転にともなう電話工事をするときは、スムーズな工事をするために押さえておきたいポイントがあります。トラブルを防ぐためにも、以下の3点に注意しましょう。

1.電話工事には時間がかかる

電話回線の工事には時間がかかるため、スケジュールに余裕を持って手配をするようにしてください。電話工事だけ手配して、回線の工事を忘れてしまうケースも多いため注意が必要です。現在契約している回線や業者のスケジュールによっても異なりますが、電話工事をするためには最低でも1ヶ月程度は時間がかかります。ぎりぎりに準備を始めてしまうと、オフィスの稼働開始日に間に合わなくなってしまうので気をつけましょう。

2.電話機を買い換える必要があるケースもある

今まで使用していた電話機をそのまま使う場合、電話の機種によっては台数を拡張できない可能性がある点に注意してください。拡張の予定がある場合は、必ず今の電話機が拡張できるかについて確認しておきましょう。

希望する台数に拡張できないときは、電話機を買い換えるか回線を増設する必要があります。準備や工事が増えて稼働開始に間に合わない可能性もありますので、事前確認は忘れないようにしてください。

3.場合によってはキャリアの変更を検討する

オフィス移転のタイミングは、電話のキャリア変更をする絶好のチャンスです。もし今使用しているキャリアに不満を感じているのであれば、キャリアの変更も検討してみましょう。
主なキャリアの種類は、以下のとおりです。

● IP電話
インターネット回線を利用したサービスです。電話回線に比べると安く利用でき、電話番号が050から始まります。同じプロバイダー同士であれば、通話料が無料になります。

● ひかり電話
近年選ばれることが増えた、光フィバーを使用した回線です。NTT東日本とNTT西日本が提供しており、オフィスを移転しても番号を変える必要はありません。

● アナログ回線
音声をアナログ信号に変換して送信することで通話するシステムの回線です。2024年1月より廃止されてIP電話に切り替えられるため、オフィス移転のタイミングでほかの回線に切り替えたほうがいいかもしれません。[注1]

● デジタル回線
音声をデジタル信号に変換して送信するシステムの回線です。アナログ回線よりも使い勝手がよく音質もきれいですが、アナログ回線とともに2025年には廃止予定です。[注2]現在使用している場合は、回線変更をしておくといいでしょう。

[注1][注2]

株式会社日立ソリューションクリエイト|ISDNが廃止に! 2024年問題について解説

https://www.hitachi-solutions-create.co.jp/column/core-system/isdn-abolition.html

NTT東日本|https://web116.jp/2024ikou/business.html

オフィス移転時の電話工事は早めの準備が大切!

オフィス移転にともなう電話工事は、多くの準備や期間を要するものです。荷物の移動やほかの契約が忙しいとついつい後回しにしがちですが、電話回線は業務を遂行するうえで欠かせないものなので、忘れないように手続きをしてください。

スムーズな電話工事のためには、事前の確認やスケジュールに余裕を持った対応が大切です。事務所移転や電話工事でお困り事を抱えている企業は、ぜひフロンティアコンサルティングまでご相談ください。

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