メールアイコン
コラム Column

Column

コラム

オフィスデザインホーム >  コラム > オフィス移転時、同じ電話番号を使う方法は?

オフィス移転時、同じ電話番号を使う方法は?

オフィス移転時の電話番号

オフィス移転をするときによくある悩みが、電話番号が変わってしまうことです。電話工事の際にしっかりと確認することを怠った結果、電話番号が変わることに気がつくケースも珍しくはありません。

オフィス移転をするときに電話番号が変わってしまうことは、実は防ぐことが可能です。この記事では、オフィス移転時に同じ電話番号を使い続ける方法について解説します。

オフィス移転をすると電話番号は変わる?

そもそも、オフィス移転をすると電話番号が変わってしまうことについて知らない人もいるかもしれません。どうしてオフィス移転時に電話番号が変わってしまうのでしょうか。まずは、電話番号が変わってしまう仕組みについて理解しておきましょう。

オフィス移転で電話番号が変わる理由

オフィス移転で電話番号が変わってしまう理由としては、地域によってNTTの基地局が異なることが挙げられます。電話番号は基地局ごとに管理されているため、オフィス移転で管轄の基地局が変わることで、企業の電話番号が変更されます。

ただし、基地局の管轄は必ずしも市区町村単位ではないことを理解しておく必要があります。例えばとある町の1丁目から5丁目が基地局X、6丁目から9丁目が基地局Yの場合、2丁目から4丁目へ移転する場合は電話番号は変わりませんが、2丁目から8丁目に移転する場合は電話番号が変わります。同じ市区町村内であっても、基地局が異なる地域に移転をすることで電話番号が変わってしまいます。

「町内の移転だから」と電話番号が変わるかどうかの確認を怠ってしまうと、移転後に番号が変わることが判明して困ってしまうかもしれません。たとえ近所への移転であっても、電話番号が変わるかどうかの確認は行っておきましょう。

NTT以外の電話回線の場合も電話番号は変わる

ソフトバンクやKDDI、ひかり電話などを含むIP電話の場合も、先述の仕組みと同様に、地域ごとに電話番号が管理されています。NTT以外の電話回線を使用している場合も電話番号が変わる可能性があるため、事前に確認しておくようにしましょう。

電話番号が変わるかどうかを確認する方法

オフィス移転をするときに電話番号が変わるかどうかは、移転先の地域によって大きく異なります。今使っている電話番号を使い続けられるのかどうかは、契約している電話会社に問い合わせればすぐに確認が可能です。電話工事をする前に、あらかじめ問い合わせておきましょう。

NTTで契約をしている場合は、お問い合わせ窓口「116」に電話をかければ確認できます。それ以外の電話会社の場合は、各企業の公式ホームページに記載があるお問い合わせ窓口に連絡をして確認を取ってください。

オフィス移転で電話番号が変わる際のデメリット

オフィス移転による電話番号の変更を嫌がる企業は非常に多いですが、そもそもどうして電話番号が変わることは好ましくないのでしょうか。ここからは、オフィス移転で電話番号が変わる際のデメリットについて見ていきましょう。

1.既存顧客に手間を掛けてしまう

まず挙げられるデメリットが、既存顧客に手間を掛けてしまうリスクがある点です。

電話番号が変わると、現在取引している顧客に対して電話番号変更の連絡をする必要があります。連絡を受けた顧客は社内で情報を共有し、社内システムや携帯などに登録している電話番号を修正する必要が出てくるでしょう。こういった修正作業は、ほかの業務で忙しい顧客にとって大きな手間です。

また自社にとっても、各顧客への番号変更の案内業務が負担になってしまいます。余計な業務負担を増やさないためにも、できる限り電話番号は変更しないほうがいいでしょう。

2.会社情報を修正する必要がある

企業の電話番号が変わってしまえば、ホームページや会社案内、名刺などに記載した情報を修正する必要があります。新しい会社案内や名刺を用意する手続きは面倒ですし、コストもかかってしまいます。オフィス移転時に電話番号が変わることに気づいた場合、こういった手続きが間に合わないこともあるため注意が必要です。

3.機会損失につながる

電話番号が変わってしまうことは、企業にとっての機会損出につながる危険性もあります。営業まわりや接待で古い電話番号を記載した名刺を配っていた場合、新しい連絡先がわからないことで見込み客を逃してしまうことになる可能性があります。機会損失は、企業にとって大きなデメリットになります。電話番号が変わらないように対策をとっておくことが大切です。

オフィス移転で同じ電話番号を使う方法① クラウドPBXサービス

それでは、オフィス移転をしても同じ番号を使い続けたい場合は、どのような対策を取ればいいのでしょうか。その方法のひとつとして、クラウドPBXサービスが挙げられます。

まずは、クラウドPBXサービスについて詳しく見ていきましょう。

クラウドPBXサービスとは

クラウドPBXサービスは、PBXサービス(インターネット上に電話交換機を用意するサービス、後述)をインターネット上で利用できるサービスのことを指します。クラウドPBXサービスを活用すると、いつでもどこでもインターネットを介して電話環境の構築が可能になります。

PBXとは電話交換機の役割を担う、オフィスに設置するハードウェアのことです。設置することで外線を社内の内線電話につなげたり、内線同士をつなげたりしてくれます。従来のPBXは拠点ごとに設置する必要があったため、回線の設定や増設をするとき、保守をするときなどに業者に依頼するコストがかかっていました。

一方で、クラウドPBXサービスはインターネットでサービスが提供されるため、ハードウェアの設置や運用の手間やコストを軽減できます。メンテナンスや運用はすべてサービス提供元行ってくれるため、非常に利用しやすい点が特徴的です。

クラウドPBXのメリット

クラウドPBXサービスの説明を聞いても、どのようなサービスなのかについてピンとこない人も多いでしょう。クラウドPBXサービスのメリットとしては、以下の3点が挙げられます。

● オフィス移転時に電話番号が変わらない
クラウドPBXサービスはNTTから取得した番号を引き継ぎ、インターネットを介して外線電話や内線電話の転送を行うサービスです。インターネット経由であれば基地局の影響を受けないため、オフィス移転時に電話番号が変わることはありません。電話回線の設置工事も不要で、インターネット回線と電話機器があればすぐにビジネスフォンの利用が可能です。

● 拠点間の通話料が無料になる
クラウドPBXサービスを利用すると、拠点間の通話や社員が所持している個人用のスマートフォンを内線化することが可能です。従来のビジネスフォンでは有料であった支店間やスマートフォン間の通話が内線化されて無料になるため、通話料の節約につながります。

● スマートフォンをビジネスフォンとして活用可能
クラウドPBXサービスを導入すれば、社員が所持している個人用のスマートフォンをビジネスフォン化することが可能です。指定のアプリをダウンロードすることで、通話を無料にしたりスマートフォンからでも代表番号で発信できます。

クラウドPBXサービスのデメリット

クラウドPBXサービスのデメリットとしては、以下の3点が挙げられます。

● 毎月の固定利用費がかかる
● インターネットの状態によって音質や通話の品質が左右される
● インターネット経由なため、110番や119番などの特殊番号にかけられない

上記のようなデメリットを踏まえると、クラウドPBXサービスはすべての企業にとって最適なシステムだとは言えません。「拠点間の通話が多い」「リモートワークでオフィス以外からの発信が多い」という場合は、クラウドPBXサービスが向いているでしょう。

オフィス移転で同じ電話番号を使う方法② 番号ポータビリティ

オフィス移転をしても同じ電話番号を使い続けるふたつめの方法は、番号ポータビリティを利用する方法です。その仕組とメリットについて、詳しく見ていきましょう。

番号ポータビリティとは

番号ポータビリティ(Local Number Portability:LNP)とは、NTTで利用している電話番号をほかのキャリアに引き継ぎ、継続使用できるサービスのことを指します。もとの電話会社にて「LNP予約番号」という番号を発行し、乗り換え先で取得した番号を使って契約することで、従来の番号を引き継げるようになります。

番号ポータビリティのメリット

番号ポータビリティのメリットは、費用を抑えて従来の電話番号を引き継げる点です。

LNP予約番号の発行や契約をするときに手数料がかかりますが、クラウドPBXサービスのように毎月継続して費用がかかることはありません。費用を抑えて電話番号を引き継ぎたい企業には、非常におすすめのサービスです。

番号ポータビリティのデメリット

番号ポータビリティのデメリットのデメリットは、引き継げる電話番号が限られる点です。

業者によって番号ポータビリティが利用できる条件や手続き内容は異なるため、あらかじめ確認する必要があります。以下の条件に当てはまる場合は、番号ポータビリティが利用できる可能性が高いです。

● NTTの固定電話番号を取得している場合
● NTTのひかり電話で固定電話番号を取得している場合
● NTTで固定電話番号取得後、LNPでほかに移行した場合

ただし、移転先の住所によっては番号ポータビリティで番号を引き継げないケースもあります。業者に確認して番号ポータビリティが利用できないと言われた場合は、クラウドPBXサービスの活用を検討したほうがいいかもしれません。

オフィス移転をするときは電話番号を引き継ごう!

オフィス移転で電話会社の基地局の管轄が変わると、電話番号が変更になってしまうため注意が必要です。電話番号が変わると取引先や社内で面倒な業務が増えてしまうため、オフィス移転をしても電話番号を引き継げるように対策することが大切です。

オフィス移転をしても今までの電話番号を使い続ける方法としては、「クラウドPBXサービス」と「番号ポータビリティ」の2つが挙げられます。
この記事を参考に、スムーズに電話番号の引き継ぎを行いましょう。

オフィス・事務所移転で何かお困りの際は、ぜひフロンティアコンサルティングにご相談ください。
オフィス・事務所の仲介・設計デザイン・レイアウトの作成、内装工事の実施、PM・CM業務から
什器オフィス家具手配、引っ越しまで、お客様に合ったベストなトータルソリューションをご提供いたします。
お問い合わせはこちら>

Result / このカテゴリの実績紹介

Service / サービス一覧

More


ページトップへ