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失敗しないためのオフィス移転スケジュール

オフィス移転スケジュール

オフィスを移転する際には、約半年以上も前から綿密にスケジュールを練って、計画的に移転業務を進めていく必要があります。現オフィスの原状回復や新オフィスのレイアウトなど、やることは山積みです。

ここでは失敗しないために気を付けておくべき、オフィス移転スケジュールの立て方と、プロを頼るメリットについて解説します。

オフィス移転にかかる期間はおよそ6カ月〜1年程度

現オフィスを引き払ってから新オフィスへの引っ越しが完了するまで、おおよそ6カ月〜1年程度の期間が必要です。もちろん企業規模によってこの期間は増減しますから、自社の規模やメンバーの人数、オフィスの面積などを考慮した上でオフィス移転計画を立てましょう。

失敗しないために大切なのは、オフィス移転までの間にすべきことを明確にし、計画的にスケジュールを進めていくことです。スケジュール表やチェックリストなどを用意して、やり残しがないように移転作業を進めていきましょう。

オフィス移転6カ月以上前にすべき4つのこと

移転日から逆算して6か月以上前には、オフィス移転を成功させるために目的やスケジュールを立てましょう。

移転目的をはっきりさせる

最も大切なことが、オフィスを移転させる目的を明確にし、達成すべき目標が何なのかをオフィスメンバー全体で共有することです。交通の便が良い場所に移るためなのか、メンバー数増員のために広いオフィスに移りたいのか企業によって移転の目的は異なるはずです。

目的があいまいなままオフィス移転を進めようとすると、レイアウトがちぐはぐになったり移転先オフィスとのミスマッチが出たりとさまざまなリスクが生じます。必要であればメンバーの意見も集めながら、移転先のオフィスで達成したい目標や目的をはっきりさせましょう。

移転先の条件を決める

オフィス移転の動機がはっきりしているのであれば、移転先となるオフィスの条件も見えてくるでしょう。実際に物件を探すことを前提として、新オフィスの条件を絞り込んでいきます。

・最寄り駅や周辺状況といった立地
・面積
・電気容量や電話回線数といった設備状況
・周辺施設
・他テナントの状況

多数のメンバーの意見を集めると、企業全体で満足のいくオフィス移転が実現するでしょう。

移転スケジュールを決める

実際に新オフィスへの移転日までの間、どのようなスケジュールを踏むのかを計画しましょう。移転に必要な作業や、業者を呼んで工事・作業してもらう日数、現オフィスの解約予告を出すタイミングなど大まかな流れを予定します。

解約予告を出せば、現オフィスからの退去期限が決定します。そこを基準として前後の業務スケジュールや、引っ越し業者の手配などを計画すると良いでしょう。

費用や契約の確認をする

現オフィスを引きはらって新オフィスに引っ越すために必要な契約手続きや費用について計算しておきましょう。

・現オフィスとの解約
・原状回復工事の費用と手配
・新オフィスで新たに購入する家具の費用や内装工事費用
・引っ越し業者の選定と費用
・新オフィスとの契約
・税務署や法務局、郵便局への書類手続き

オフィス移転ではさまざまな契約と手配が必要になります。業者の選定によっては費用も増減しますが、大まかな基準として費用の額を算出し、必要な契約手続きの一覧を作成しておきましょう。

オフィス移転6カ月以上前にすべき7つのこと

オフィス移転日まで半年を切ったタイミングでは、具体的に引っ越しに向けて以下の業務をこなす必要があります。

現オフィスの解約予告をする

まずは現オフィスとの契約内容を確認しましょう。オフィス解約に関するルールをしっかり確認しながら、違約金などが課せられない条件を確認して解約予告をしましょう。ほとんどの契約では、6カ月前には解約通知を出すことが定められています。

解約通知を出すと、実際にオフィスを引き払う期限が設定されます。その期限までの日数で、引っ越しの手配や原状回復工事の日数を調整する必要があります。

解約通知を出すタイミングが遅れると、移転日までのスケジュール通りに解約が成立しない可能性が出てくるため、解約通知は忘れず優先的に行いましょう。

現オフィスの原状回復の見積もり・契約をする

解約通知を出したら、現オフィスの原状回復工事のために業者の選定と契約を済ませましょう。現オフィスの契約書と照らし合わせながら、オーナーやビル管理会社と明け渡しの条件を確認しつつ、原状回復工事の見積もりを依頼します。

原状回復工事自体は新オフィスへの移転が済んでから行われることもあるため、正式な見積もりを確認しながら、契約の段階までは早めに済ませておくと安心です。

新オフィスの内覧と選定・契約をする

実際に決めた目的と条件をもとに、新しい移転先のオフィスを探しましょう。内覧や物件の検索を行い、メンバーとよく話し合って物件契約を結びます。

物件を契約する際には、共益費や敷金、契約年数などについてよく確認しておきましょう。家賃の交渉などもこの際に行います。

複数の物件、複数の業者を探して納得のいく物件を探すことが、新オフィスで業務を成功させる秘訣です。物件ごとにメリット・デメリットをまとめて、メンバーも含めて意見を出し合いましょう。

業者の選定と見積もり依頼をする

オフィス移転に伴う引っ越し作業は、業者に依頼するのがおすすめです。どの業者を頼るか、複数社に見積もり依頼を出して決定しましょう。

オフィスごとにスケジュールや運び出す家具が異なりますから、臨機応変な対応を期待できる業者を選ぶことが大切です。実際の業務実績や見積額、他の工事や手配と合わせて依頼した場合の値引きなどを考慮して選定しましょう。

新オフィスのレイアウトを考える

新オフィスに移転する前には内装工事が入ることが一般的です。この内装工事をスムーズに進めたためにも、新オフィスのレイアウト考案は移転の6カ月以上前からとりかかっておきましょう。また、せっかく移転するのですから、現オフィスよりも効率が良く快適に過ごせるレイアウトを考えるよう心がけるとよいでしょう。

業務導線を意識したレイアウトで、各部署・チームで働くメンバーがそれぞれ快適さを感じられるよう配置しましょう。新しく家具を購入する場合は、その大きさと配置場所、新オフィスの面積を考慮してレイアウトを考えることが大切です。

そこで働くメンバー一人ひとりの意見を取り入れながら、専門業者にも相談して最適なレイアウトを完成させます。現オフィスの改善点を基準にするとイメージが見えやすいでしょう。

廃棄する家具・新たに購入する家具を決める

現オフィスの家具は全て運び出すのではなく、ある程度処分して新オフィスで新たに買いそろえましょう。家具の購入費用が心配になるかもしれませんが、運び出す家具が減れば引っ越し費用の節約にもつながります。

もう古くなって機能性が落ちた家具・設備はもちろん、問題点が目立つ家具も思い切って買い替えましょう。企業のイメージアップを目的とした移転なら、新オフィスのコンセプトに合った家具を新調するのもおすすめです。

電気・通信の変更を確認する

これまでオフィスで使っていた電話番号やインターネット接続業者、電気配線などの変更・工事について確認しておきましょう。もしも電話番号が変更されるのであれば、取引先に連絡したり印刷物への記載事項の変更をしたりといった業務が要されます。

インターネット接続の工事は1か月ほどかかる場合もあるため、早めに業者に相談しておきましょう。新オフィスの立地や設備によっては、電気配線の工事も必要になります。

最低でも移転日の2か月前までにはこの作業を済ませておきましょう。

オフィス移転1か月前にすべき2つのこと

移転日の1か月前には、移転に向けて以下のことを済ませておきます。

各種届出や契約の手続きをする

事前に確認しておいた届け出や契約の手続きを、実際に行いましょう。取引先への連絡や各種業者の手配、官公庁への届け出など必要な業務は多岐にわたります。

チェックリストを作っておけば、提出済みと未提出のものが一目でわかるでしょう。契約締結時に必要な商業登記本、印鑑証明書も忘れず用意しておくと失敗がありません。

メンバーに新オフィスに関する伝達をする

新オフィスへの移転について、メンバー全員に伝達します。場所や立地の案内はもちろん、新オフィスのレイアウトや私物の片づけ・運び出しについてよく確認しておきます。

余裕があれば新オフィスのマニュアルを作成して配ったり、オリエンテーションを実施したりすると、メンバーに新オフィスの伝達事項がスムーズに浸透するでしょう。

オフィス移転はプロに頼んだ方が良い3つの理由

オフィス移転に関わる業務は複雑で多数あるため、手続きや計画はプロの専門業者を頼るのがおすすめです。

移転に関連する業務をトータルで任せられる

オフィス移転に関する引っ越しや各種工事、新オフィスレイアウトなどの業務は、専門業者にまとめて一任することが可能です。

内装工事からネットワーク環境構築、オフィス家具の手配と販売までをトータルで任せられれば、現オフィスでの業務や移転に向けた各種作業に専念できます。専門業者と連携することで、スケジュール管理にも安定性が生まれるでしょう。

通常業務に大きな影響を与えない、スムーズな引っ越しを成功させるためには専門業者の存在が大いに役立ちます。

プロのオフィス移転コンサルタントを頼れる

オフィス移転のスケジュール管理や、新オフィスの選定、コストの節約など…オフィス移転コンサルタントは多くの側面を踏まえてプランニングします。

移転するオフィスの状況を丁寧にヒアリングした上で、オフィス移転の目的を達成するために必要な手段を考案・実現します。オフィスを移転する上でさまざまなメリットを生み出し、失敗のない新オフィスを手に入れられます。

オフィスの価値そのものが向上する

専門業者にはインテリアコーディネーターや、オフィス移転をサポートしてきた実績を持つプロが在籍しています。そのため新オフィスのレイアウトや家具の手配を通じて、オフィス価値の向上にも貢献してくれるでしょう。

例えば導線を考えたレイアウトを考案したり、コストを抑えて統一感のあるデザインの家具を手配したりなど…オフィス移転が業務効率の向上や企業のイメージアップにつながります。

煩雑なオフィス移転スケジュールはプロと協力して計画するのがおすすめ

自社内だけでオフィス移転を計画すると、スケジュールに乱れが生じたり、客観性を欠いたレイアウトになったりなど、失敗のリスクが見過ごせません。

数多くのオフィス移転を経験している専門業者に一任すれば、複雑な手続き・手配も通常業務と並行して進行させられます。レイアウトの改善や移転コストの削減など、現オフィスの改善も期待できるでしょう。

オフィス移転は企業のあらゆる側面を向上させられるチャンスです。専門業者に移転を任せて、時間的・金銭的コストを削減しつつ、経営課題の解決もしてしまいましょう。

オフィス・事務所移転で何かお困りの際は、ぜひフロンティアコンサルティングにご相談ください。
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