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オフィス環境の改善ポイントは?原因を押さえて働きやすいオフィスに!

オフィス環境の改善ポイント

オフィス環境をより快適なものへ改善していきたいと考えているなら、現在のオフィスに足りない部分をアップデートできる物件を選んだり、現在使っているものよりも高機能なオフィス家具を用意したりするのがおすすめです。また、レイアウトに工夫を凝らすのも、オフィス環境改善が期待できます。

ただし、オフィス環境の整備に使える予算もオフィスの広さも、無限ではありません。企業によって優先すべき項目は違ってくるので、ここではオフィス環境を改善する際に役立つ、オフィス物件やオフィス家具選びのポイントをお伝えしていきます。

オフィス環境改善のために移転する際に意識したい3つのポイント

オフィス環境の改善を考えている場合、最初に検討するべき点がオフィスそのものの移転です。

● 男女共用のトイレ
● 古ぼけた見た目のオフィスビル
● 日光が入らず暗い空間

上記のようなオフィスでは、優秀な社員でも気持ちよく働くことができません。

人間のやる気や能力、生産性は働く環境に大きく左右されるので、自社の社員がより快適な環境で働けるように、まずは社員のことを考えたオフィスに移りましょう。

1.立地の良いオフィスへ移転する

オフィスの移転を考えたとき、真っ先に重視すべきポイントが立地、つまり交通の便です。オフィスが駅から遠いと、通勤時間が長くなってしまいます。

諸説ありますが、通勤の長時間化は、幸福度や睡眠時間の減少にもつながるとされている社会的な問題の1つです。[注1]

立地の良くない場所にオフィスを構えると、社員の幸福度や睡眠時間が減って仕事の生産性まで下がってしまうので、より良い労働環境を提供して自社の業績を伸ばしたいと考えているなら、立地の良い物件に移転しましょう。

ただし、社員によって住んでいる場所はさまざまです。すべての社員が短時間で出社できるオフィスを用意するのは、現実的に考えて不可能なので「大きな駅の徒歩圏内にある物件」を目安にすることをおすすめします。

[注1]ニッセイ基礎研究所:通勤時間と幸福度の関係―在宅勤務拡大で幸福度は高まるか?―
https://www.nli-research.co.jp/report/detail/id=65027?pno=2&site=nli

2.耐震性の高い物件を選ぶ

オフィス環境を整備するうえで、重要なのが建物の耐震性です。オフィスへの通勤が必要な企業では、1日の大半をオフィスで過ごすことになります。

耐震性に難があり、火事や地震が起きたときのリスクが高い建物だと、万が一のことが起きたときに社員の生命を守れません。

そこでおすすめしたいのが、1981年6月以降に建てられたオフィスに入居することです。日本では、1981年6月に耐震基準が見直されています。

新耐震基準に適合している建物は「震度6強から7の地震が起きても倒壊しない」強度や構造で建てられているので、比較的安全性が高いです。リスクのある建物内では仕事に集中できないので、オフィス環境の改善を検討している場合はより安全性の高い物件への引っ越しを検討しましょう。

3.高速ネット回線に対応しているオフィスへ移る

取引先や顧客との連絡の大半をネット経由で行う以上、オフィスには高速・大容量のネット回線も必須です。残念なことに、業務用の回線契約でもエリアによっては契約できない場合があるので、オフィスを置くなら高速ネット回線の対応エリア内にあるかどうかも考慮しましょう。

オフィス内部の快適性を高めるオフィス家具・機器選びのコツは快適性を重視すること

立地や耐震性に問題のないオフィスを用意した後は、オフィス内部の快適性を高める工夫が必要です。

具体的には、疲れづらい椅子や十分な広さを持つデスクを選定したり、勤怠管理をシステム化して社員の作業を減らしたり、テレワークに対応できる機器を設置したりすることをおすすめします。オフィス内の空間をより快適にすることで、社員のモチベーションや生産性の向上も期待できるので、内装やオフィス家具選びにもこだわりを持ちましょう。

1.オフィスの椅子は見た目よりも疲れづらさや座りやすさで選ぶ

オフィス家具を選ぶ際にもっとも重要なのは、疲れづらいこと、座りやすいことです。

極端な話、安物のパイプ椅子と腰や背中をサポートしてくれる高機能なオフィスチェアを比べた場合、パイプ椅子では社員が仕事に集中できません。質の良くない椅子を利用すると、社員が腰を痛めたり、長時間作業に集中できなくなったりします。健康状態に悪影響のあるオフィス家具は、使えば使うほどオフィス全体の生産性を下げてしまうので、社員用の椅子は疲れづらい業務用の製品を使いましょう。

また、座りやすい椅子を選ぶ際は、座面のクッション性を確認してみましょう。柔らかすぎると身体が沈んでしまい疲れやすくなります。そのため、姿勢が安定する程度の固さを意識しましょう。また、長時間のデスクワークが多い従業員に対しては、背もたれが高いハイバックチェアを用意するのもおすすめです。

高機能な椅子は価格も高価ですが、フルタイム勤務なら1日8時間使う仕事の必需品です。高くても元を取れるだけの価値があるため、オフィスの内装を変更する場合は一斉に入れ替えることをおすすめします。

2.調整機能付きスタンディングデスクで社員に合った仕事姿勢を提供する

オフィス環境を改善するうえで、重要な要素の1つが「柔軟な働き方に対応できるかどうか」です。その点、高さを調整できるスタンディングデスクを用意すれば、「座って仕事をする」「立って仕事をする」という2種類の作業環境を、社員自らが選択できるようになります。

どれだけ高価な椅子を使っていても、長時間座った状態で過ごせばいずれ腰や背中を痛めてしまうので、立って仕事ができる設備も整えましょう。

なお、スタンディングデスクを設置する場合、社員が気兼ねなく作業時の姿勢を変えられるように、社員へ新しいルールを周知することも重要です。いきなりすべてのデスクを入れ替えるのが難しい場合は、ミーティングスペースのみスタンディング仕様にしたり、スタンディングデスクを使った作業スペースを用意したりすると良いでしょう。

3.スマホを使った勤怠管理システムで事務作業を軽減する

スマホやクラウド経由で、出退勤を管理できる勤怠管理システムを導入するのもおすすめです。勤怠管理システムを導入すれば、オフィスへの出社時だけでなく、出張や在宅勤務などでも正確に出退勤を記録できるようになります。

「タイムカードを操作する」「出勤・退勤の時間を記録する」といった日々の雑務を減らすことで、労働時間の圧縮も可能です。経費の申請や承認もシステム化すれば、面倒なやりとりも最小限に抑えられるでしょう。

4.テレワーク用のWebカメラやマイクを設置する

新型コロナウイルスの影響で、テレワークの利用が増えています。新型コロナウイルスの影響がいつなくなるのかだれにもわからない以上、業種によってはテレワークへの対応が求められます。

ただ、テレワークに対応するためには、パソコンにつなげるWebカメラやイヤホン、マイクといった設備を導入する必要があります。社員数に対してパソコンやマイクの数が少ないと、1つのマイクに複数の社員が群がるような状態になってしまうので、オフィスで働く社員全員分のWebカメラとマイクを用意しましょう。

ある程度の数があれば、Webカメラなどが故障した際にも社員間でアイテムを貸し借りできますし、テレワークに移行する社員へ機器を貸し出すことも可能なので、投資しても無駄にはなりません。

オフィス環境を改善するレイアウトの3つのコツ

オフィス環境を改善する場合、オフィスのレイアウトも見直す必要があります。感染症対策としてデスクとデスクの距離を離したり、動線を整備したりするだけでも仕事の能率は変わってくるので、社員にとって快適な環境を整えましょう。

また、企業によっては、オフィス家具の量を減らして空間を作ったり、フリーアドレス型のレイアウトに移行したりするのもおすすめです。

1.デスクの距離を空けてソーシャルディスタンスを保つ

新型コロナウイルスの影響を考えると、社員のデスクを隣通しくっつけたり、部署ごとに固めたりするレイアウトはおすすめできません。実際に社員に感染者がいなくても「感染するかもしれない」という不安は仕事の障害になるので、デスク間は1.8メートル以上離しましょう。

もちろん、オフィスがある程度広くないと、デスクとデスクの間を空けるという方法は取れないので、在宅でできる業務の担当者には積極的にテレワークを推進することも重要です。

2.入り口から出口までの動線を一方通行にする

オフィスに入ってくる人とオフィスから出ていく人がすれ違う頻度を減らすため、一方通行の動線にするという手もあります。

例えば、デスクの配置を操って通行用のエリアを用意すれば、意識しなくてもある程度人の流れを制御することが可能です。エリアごとにカーペットの色をわけ、視覚的に相手との距離がわかるようにするのも良いでしょう。動線を整備すれば、社外の人を案内する際の動きもスムーズになりますし、スペースを空けることでソーシャルディスタンスも保てます。

3.フリーアドレスを取り入れる

共用の作業スペースを用意して、社員が各自好きな場所で作業できるようにするのが、フリーアドレス型のオフィスレイアウトです。

フリーアドレスには、部署に縛られない自由なコミュニケーションを活発にしたり、作業場所を変えることによる刺激で生産性が向上したりするメリットがあります。また、席を固定しないことによって、オフィスに荷物を置きづらくなるため、書類のペーパーレス化などを進めやすくなるのもポイントです。

オフィスの物件・家具・レイアウトを見直してオフィス環境を改善しよう

オフィス環境は、より安全性や利便性の良い物件に移ったり、機能性の高いオフィス家具を導入したり、働きやすいレイアウトを取り入れたりすることで改善できます。

ただし、より良い物件の選定や、企業の風土に合ったオフィスレイアウトを自社だけで考えるのは大変です。本業に集中しながらオフィス環境の改善にも取り組むためにも、必要に応じてオフィスデザインを専門的に手掛けるプロの力を借りましょう。

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