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オフィス環境を整備して働き方改革 働きやすいオフィスとは

オフィス環境を整備して働き方改革 働きやすいオフィスとは

長時間労働、有給の取得について、正社員と非正規社員の待遇差改善などを含めた「働き方改革法」が整備され始めています。

それに合わせて、今後の少子高齢化社会に向けて生産性の向上を図り、効率的に業務をこなしていくために様々な企業が働き方改革の取り組みを行っています。

では多くの社員が働くオフィス環境と働き方改革はどのように関わるのでしょうか。

今回は働き方改革を実現するためのオフィス環境を考えます。

オフィス環境が働きやすさに繋がる理由

一言に働き方改革といっても様々な要素が存在します。
ここではオフィス環境が働き方改革として、社員の働きやすさに繋がる理由を解説します。

業務効率のアップ

オフィス環境を業務に適した環境に最適化することで、業務の効率アップになります。

例えば、会議室の使用状況がわかるように部屋の前に表示しておくことや、使用時間をしっかり管理すること。
また、自席だけでなくオフィス内のどこでも業務に取り組める環境を整えることなど、オフィス内のスペースを有効に活用できる環境を用意することで社員の働きやすさは向上します。

自由に業務に取り組める環境は、国が進めている働き方改革実行計画でも推奨している在宅ワークやテレワークにも対応できます。
ワークスタイルが多様化していく中で、オフィス環境を整備することで業務の効率を更に向上させることができます。

生産性の向上

生産性を上げるための方法はいくつかありますが、仕事そのものの効率を上げて、一つの仕事に対する時間を短縮すること、利益率を高くすることが挙げられます。
仕事が効率化していくことで長時間労働の解消にも繋がりますし、時間的な余裕ができることで利益率を高めるための業務に充てることもできます。

従業員満足度の向上

オフィス環境が整っていて、効率的に働けることで従業員の満足度アップにもなります。
これは優秀な従業員の流出防止にも貢献し、業績の向上にもつながるといえます。
企業が従業員の満足度向上を目的として働き方改革に取り組む事例も増えてきているようです。

働きやすいオフィス環境とは

オフィス環境を整えることで様さまざまなメリットがあることをお伝えしましたが、具体的にどのようにオフィス環境の整備を進めればよいのでしょうか。
いくつか事例をご紹介します。

ITの活用で効率化

ネット環境やデバイスの整備を行うことで効率化を図ることができます。
例えば、会議資料をペーパーレス化することで印刷や資料配布の手間を省くことができます。
これは業務の効率化と共に、廃棄物や経費の削減などにも繋がります。

また、ネットを活用することで、在宅ワークの方や遠方の支社、クライントとリアルタイムに会議することが可能です。
こちらも移動時間の短縮や交通費の削減に繋げることができます。

情報の共有を最適化する

メールが代表的な例になりますが、最近ではslackやChatoworkなどのビジネスチャットツールを使用することで時間や場所にとらわれずに情報伝達が可能です。
直接相手に伝えるのとは違い、ログを残せることもメリットとして挙げられます。
例えば会議やミーティングの際に複数名に事前共有を行えることで、会議にかかる時間や手間を軽減することができます。

会議(室)の工夫

会議室以外のミーティングスペースの設置や増設を行うことで、気軽に情報の共有が行なえる環境を作ることができます。
これは社内のコミュニケーションを促す工夫としても有効です。
最近では会議室にあえて席を設けないなど、会議そのものを短くするような工夫を行っている企業も存在します。

フリーアドレスの導入

フリーアドレスとは決まった席で業務を行うのではなく、その日に業務を行う席を自由に選べる制度のことです。
従来では常に同じ席で同じメンバーと仕事をすることが普通でしたが、フリーアドレスを導入することで普段交わらないメンバーともコミュニケーションを取ることができます。
しっかりと運用されれば毎日横に座る人は違う人になりますから、業務領域の異なる人とコミュニケーションを取ることで様々な気付きや新しい視点を得ることができます。

また、省スペースに繋がることでコストの削減に繋がることや、毎日違う席に座ることで整理整頓が必須になることなどもメリットとして挙げられます。

まとめ

オフィス環境を整備することで業務効率化や生産性向上、コミュニケーションの向上など様々な利点を得ることができます。
今の会社にどのようなオフィス環境が必要か、社員の意見をよく聞き、他社の事例も考慮したうえで決めるのが良い進め方です。
しっかりとオフィス環境を働きやすい方向に整えて、有効な働き方改革を実現しましょう。

※記載の情報は2019年4月当時の情報になります

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