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オフィス移転・事務所移転2大ポイント「やることリスト」

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オフィス移転・事務所移転2大ポイント「やることリスト」

ビル群

突然、会社からオフィス・事務所の移転担当者に任命され、何から手を付けていいかわからず困惑するのではないでしょうか。 企業が拠点を移すことは、ただの移動するだけでなく会社に“何らかの目的”のある大プロジェクト。また、移転そのものの手配以外にも各種工事の管理、官公庁への手続きや移転に伴う印刷物などの刷新など、さまざまな付随する業務が待ち構えています。

これらの業務をスムーズに完了させるためには、タスクを洗い出し、スケジュールに従って確実に進めていくことが不可欠。そこで、オフィス移転・事務所移転で“ファーストステップ”として抑えておくべき「移転コンセプトの設定の重要性」と「移転業務の流れ」についてまとめました。

(1) オフィス移転・事務所移転の会社の目的とは?

移転のお知らせ

突然ですが、オフィス移転、事務所移転で、最も重要な作業は何でしょう。実は、「移転目的の設定」を行うことです。新しいオフィスを選ぶ基準になり、物件選びの失敗を防ぐことができます。 また、移転は企業戦略のひとつであることを認識しておくべき。企業ブランド向上の目的や、今後の資金調達や人員確保、上場準備としての位置づけであるなど、経営課題を解決することでもあります。増員で手狭になったというような「就業環境の改善」だけでも、会社の数だけ違う問題点があることを考えても、はじめの一歩がすべてを決すると言って過言ではありません。

主な移転の目的は以下のような内容のものが多いようです。

  • ① 就労環境の整備による生産性の向上
  • ② オフィス所在地による企業ブランド向上
  • ③ 採用活動におけるイメージアップ
  • ④ コストカットなど戦略的縮小

目的が明確化したら、現状のオフィスの課題点を洗い出します。実際に使用する社員の要望を集めるのも重要。担当者では気づかない問題点が見つかり、これらの意見をくみ取ることで社内の満足度もアップします。 課題点を加味し、「移転に際して実現したいこと」を具体的にしてきます。 このとき、それぞれに理由付けをして優先順位を付けておきましょう。同じような条件で迷ったり、予算の関係でカットしなくてはいかない場合も、優先順位を付けておくことで選びやすくなります。

(2)オフィス移転・事務所移転の6カ月の流れとお金

事務所

次に、移転までの大まかな流れとお金をチェックしてみましょう。 一般的にオフィス・事務所の移転は8カ月~1年程度かけて行う大きなプロジェクト。移転までに決めるべきこと、やるべき作業が非常に多いため、少なくとも実際に移転したい6カ月以上前には準備をスタートしておくべきといえます。

【移転業務リスト】

    ■移転担当の決定

  • 移転スケジュール作成
  • 移転の目的の明確化とコンセプトを決定
  • 社内でのレイアウトの要望を集める
  • 現オフィスの契約書の内容を確認
  • 新オフィスの物件選定
  • ■6カ月前

  • 現オフィスの解約予告の提出
  • 新オフィス物件の決定
  • 入居申込書・契約書の提出
  • 預託金の支払い
  • 5カ月前

  • レイアウト作成
  • 専門業者の選定・見積・打合せ(内装・施工、引越しなど)
  • ■4カ月前

  • オフィスレイアウト決定
  • 什器備品の廃棄分を選ぶ・購入依頼
  • 電話・インターネットなどの移設依頼
  • OA機器などの移設依頼
  • ■3カ月前

  • 移転作業のスケジュール詳細決定
  • 梱包・搬出マニュアル作成
  • ■2カ月前

  • 社内への移転スケジュールを共有
  • 取引先への連絡(移転案内などの発送準備)
  • 移転告知制作・印刷物修正(名刺・封筒など)・HP改訂
  • 新オフィスセキュリティカードなどの手配
  • 内装工事着手
  • 原状回復工事の打合せ
  • ■1カ月前

  • 原状回復工事依頼
  • 関係官庁への連絡
  • ■当日

  • 移転作業
  • ■後日

  • 前事務所の片づけ・引き渡し

~6カ月以上前 社内チーム結成とコンセプト決定

  • 移転担当の決定
  • 移転スケジュール作成
  • 移転の目的の明確化とコンセプトを決定
  • 車内でのレイアウトの要望を集める
  • 現オフィスの契約書の内容を確認
  • 新オフィスの物件決定

社内担当者を選定、「移転準備室」などの社内チームを設置したら、まずは移転する目的の明確化し、新オフィスのコンセプトを決定します。 大まかな移転スケジュールの作成と、現在のオフィスの賃貸契約の内容を確認して、退去申し出の期限・原状回復などの条件を確認しておきます。 特に移転スケジュールの作成は、社内での認識の共有化のためにも早めに進めるべき。担当者レベルではなく、社内の関係各所に共有しておきましょう。変更になった場合は、つど更新したスケジュールを連携することも忘れずに。稟議を取る要件など“社内ルール”についても、事前に確認をしておくとスムーズです。

6カ月前 解約予告と物件決定

  • 現オフィスの解約予告の提出
  • 新オフィス物件の決定
  • 入居申込書・契約書の提出
  • 預託金の支払い

移転の半年前には、物件を確定します。それにともない、預託金(敷金)の支払いや、申込書・契約書の作成、捺印などの作業が発生します。 経理部や法務部などの社内の他部署との連携には、時間の余裕をもって事前に依頼しておくことが大切。また、会社謄本などの必要書類は、3か月以内の原本を求められることが多いので、あらかじめ手配を進めておきます。 同時に現オフィスの解約予告の提出を行います。住宅用賃貸物件と違い、オフィス物件の多くは6カ月前には解約の通知をする必要があります。現オフィスの賃貸契約書を事前に確認の上、退去希望日に間に合うように申し出をしておきましょう。

〇賃貸契約の費用

  • 敷金(保証金): ~50坪  賃料の3~6ヶ月分 50坪以上 賃料の6~12ヶ月分と
  • 前家賃
  • 火災保険料
  • 保証委託金 賃料・共益費1カ月分
  • 仲介手数料 賃料1カ月分

5カ月前 レイアウト作成と業者選定

  • レイアウト作成
  • 専門業者の選定・見積・打合せ
    (内装・施工、引越しなど)

5カ月前には、専門業者とのやり取りがスタートします。

入居するオフィスが決まったら、レイアウトプランを作成していきます。オフィスデザインには通常1カ月ほど時間を見ておきます。動線や空調の配置などを踏まえて、個人のワークスペースや部署ごとのゾーニング、執務室以外の配置など、新オフィスのコンセプトに従ってレイアウトにしていきます。具体的なレイアウトは、専門業者のアドバイスを参考に作成してきます。

また、内装業者、電気業者、引っ越しなどの専門業者への見積を依頼。比較検討していきます。

数社で相見積もりを取ることはもちろんですが、選定は値段だけに捕らわれないこと。予算ありきで選ぶのではなく、どのようなサービスをしてくれるのかを踏まえて選びましょう。業者の担当者とはメールや電話で済ませず、必ず会って、直接質問するのがポイント。同規模のオフィス移転を請け負った経験がどれぐらいあるか、イレギュラー対応がどの程度できるかを見極めることが大切です。

業者選定は膨大な手間と時間がかかるもの。一括してコーディネートしてくれるオフィス移転の業者に依頼するのも方法のひとつです。プロならではの視点で問題解決をしてくれますし、一社で複数の業務を発注できれば担当者の負担も大幅に軽減することができます。

いずれも、スケジュールと費用面、サービスの3つの方向で納得がいく業者を選ぶことが大切です。

〇移転に伴う工事費用項目

  • レイアウト・内装設計費用
  • 内装・電気設備・防災設備・空調設備などの工事費用
  • IT・通信ネットワーク設備、電話設備などの配線工事費用

引越時の諸費用項目

  • 引越し費用

4カ月前 レイアウト決定!各種依頼

  • オフィスレイアウト決定
  • 什器備品の廃棄分を選ぶ・購入依頼
  • 電話・インターネットなどの移設依頼
  • OA・機器などの移設依頼

オフィスレイアウトは、遅くとも4カ月前までには決定しておきます。実作業が発生する前に、当初の移転目的にあったレイアウトになっているかを再度確認しておきましょう。

合わせて新オフィスに持っていくものと廃棄するものを選別していきます。オフィス機器や家具など大物の廃棄には費用と時間がかかるため、数点点残すだけで手間がかなり増えてしまいます。できるだけ無駄のないように計画を立てましょう。新しく購入するものがある場合も、希望のものが間に合うように早めに準備を。コピー機やFAXなどリース用品は、移転後もリースするのか、交換するのかも含めて決めておきます。リースOA機器の移設は、引っ越し業者ではなく指定業者でないと動かせない場合もあるので、確認しておきましょう。

電話やインターネット、プロバイダの手続きは少なくとも2週間以上かかるため、移転が確実になった時点で連絡しておきます。

〇移転に伴う什器購入・処分費

  • デスク・チェア・ワゴンなどの什器購入費用 5~30万円/人
  • 廃棄物の処理費用4トン車1台分で、およそ10万円

3カ月前 社内マニュアル作成

  • 移転作業のスケジュール詳細決定
  • 梱包・搬出マニュアル作成

2カ月前 各所へ連絡と印刷物手配

  • 社内への移転スケジュールを共有
  • 取引先への連絡(移転案内などの発送準備)
  • 移転告知制作・印刷物修正(名刺・封筒など)・HP 改訂
  • 新オフィスセキュリティカードなどの手配
  • 内装工事着手
  • 原状回復工事の打合せ

3~2か月前に、社内の移転作業のスケジュールを決定、各所に告知します。

社内での作業時に混乱が起きないように梱包・搬出用のマニュアルを作成しておきましょう。また、取引先への連絡準備(文書・メール文面など)も進めていきます。取引先への移転案内するタイミングは業種や相手取引先との関係性によってさまざまですので、社内の各担当者と連携しておくようにしましょう。HPの改訂や封筒・名刺など印刷物の刷り直しなどの準備も忘れずに手配しておきます。

2か月前には内装工事、設備工事が始めます。契約期間を1日も無駄にしないよう契約開始日当日から工事に入れるように、セキュリティの操作方法などの確認を。

工事中は、専門業者の窓口を決めておき、図面に通りに工事が行われているか、内装、電気、空調などの工事日がバッティングしていないかなどを随時チェック。工事中も定期的に連絡を取って、現地の立ち合いもこまめに行います。

現オフィスの原状回復工事の手配を始めるのも、この時期。マンションなどの賃貸物件と異なり、オフィス物件は、「経年劣化」も原状回復の義務に含まれることがほとんど。契約書にビルオーナーや管理会社が選定した業者に依頼する規定がある場合もあるので、確認しておきます。

〇移転告知・印刷物修正費用項目

  • 移転挨拶状の印刷・発送、名刺・封筒などの住所刷新、社員証・セキュリティカードの再発行

1カ月前 官庁への移転連絡と社内準備のツメ

  • 原状回復工事依頼
  • 関係官庁への連絡

原状回復工事を依頼したら、社内準備のツメの段階促。マニュアルに従って、社員に準備を始めてもらいます。また、各種届出の準備を進めておきます。オフィス移転・事務所移に伴い、各種届け出や手続きが必要です。いずれも提出書類が異なるうえに移転の5日~2週間以内に届け出る必要があり、多忙な移転前後に行うのはかなりの労力。事前の準備はもちろん、行政書士、会計士などに依頼するのも方法の一つです。

【移転時に届出が必要な主な官庁】
  • 法務局:各項目の登記
  • 税務署および都道県事務所:異動届(異動前と異動後のそれぞれ)
  • 社会保険事務所:適用事業所所在地変更届
  • 労働基準監督署およびハローワーク

〇原状復帰費用項目

  • 3~5万/坪 大型ビルの場合5~8/坪

〇届出書類代書費用目安

  • オフィスを移転する際には、法務局・税務署・地方税事務所・社会保険事務所など、様々な機関に届出をする必要があります。通常は行政書士に手続きの代行を依頼することが多い。

当日・後日 いよいよ移転

  • 移転作業
  • 前事務所の片付け・引き渡し

梱包はできるかぎり前日までに済ませ、当日作業は最小限のもので業務をするように徹底します。また、システム関係のセットダウン時間は事前に周知しておくようにしましょう。

搬出と搬入はどこまで引っ越し業者に依頼するか、社内の人員がどれぐらい必要か、作業内容も含めて事前のガイダンスをしておきましょう。移転後は各社員に搬入物の数や破損がないか早急に確認しましょう。移転終了後に前オフィスの現状復帰作業を開始。引き渡しを完了して、ミッション完了です。

オフィス移転・事務所移転を成功させるには

オフィス移転は発生する多くの人とお金、時間がかかわる大プロジェクト。やりがいもありますが、社内担当者の負担も多大なものになります。しかし、スケジュールを細やかに確認し、チェックリストを活用するなどしてひとつずつ確実にこなしていけば大丈夫。トラブルなく無事に移転を終えることができます。

そして、困ったことがあれば信頼できるプロの手を借りることも方法の一つです。オフィス移転・事務所移転で疑問があれば、ぜひ弊社にご相談ください。企業や団体のアイデンティティを経営戦略やブランディングへ繋げる、 オフィス移転の仲介から内装設計・工事、家具や通信インフラ整備までトータルに提案をさせていただきます。



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