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Fitブログ

2017.09.19

グループウェアはじめました!

Fit [FIT]

7月7日七夕の日。

弊社では下期の全社会議が催され、その際にFitからは活動報告と下半期からのグループウェア導入の意向を発表しました。

(Fitはイベント企画だけのプロジェクトではないですよっ!笑)

 

「グループウェアって?そもそも何?」というメンバーが多い中、

導入背景、導入するツールの紹介、今後のスケジュールを説明しました。

 

導入背景としては、

FitFrame12のうち「全体最適」「良好な社内雰囲気」「高い効率性」の3つが叶えられていない要因として、

「情報共有ができていない現状」「必要な情報が探せない状況」があり、

この状況をグループウェア導入により打破していけると判断したためです。

 

お恥ずかしい限りですが、現状は情報が散在。

有益な情報を持っている人がいても、その情報がどこに保存さているのか?誰が保持しているのか?

そもそものスタンダートが何かを知る術がない。

などの状態が、

業務効率化の弊害になっていたり、二度手間三度手間を生む要因になってしまっているのです。

 

いくつかのグループウェアを比較検討しましたが、

・ミニマムスタートが可能

・カスタマイズが容易にできる

 

上記の要素を重視して最終的に「kintone」に確定となったわけです。

kintone – サイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォーム

(まだまだ11期目の若い会社故、カスタマイズのしやすさはマスト要項でした)

 

導入したからと言っても全社員グループウェア初心者。

いくつかのフェーズを分けて目的を設定しています。

 

『第一フェーズ』

・kintoneの基礎理解(まず触れる。kintoneってどんなやつ?慣れてもらう)

・社内使用の浸透(SMS、LINEに代わるコミュニケーションツールとして利用を促す)

・情報共有の重要度理解

 

『第二フェーズ』

・効率性の良さの実感(申請フロー、稟議書導入)

※ペーパレスと手間を省くための各種社内申請関連をアプリ化

Sansankinconeなど、外部ツールとの連携利用

 

『第三フェーズ』

・情報共有定着と更なる効率性向上

・基幹システムなどの他システムとの連動

 

現在は第一フェーズです。

まずは各部署、拠点ごとに説明会を開き、導入目的とkintoneの利用でできること、

今後のスケジュール共有を実施。

社内メールは極力廃止し、できるだけkintone利用で!と呼びかけております。

 

とはいえ、

メールに慣れきっている人にいきなりkintoneを使ってくれというのはハードルが高いようで。

(箸文化からナイフ&フォーク文化へ……位のギャップがあるので、浸透のしにくさは仕方ないかなと)

 

試しにアプリをいくつか作成&使用をして、少しずつ少しずつkintoneの良さを分かってもらうなど、

Fitメンバーによる地道な啓蒙活動が続いております。

 

今後は、自部署の業務改善のための「アプリ作成担当者」をFitメンバーだけでなく、

じわりじわりと人数を増やし、様々なアイディアの元で便利なアプリを作成予定です!

(週一でレクチャー会を開催し、kintoneマスターを目指しております。笑)

 

「人間は変化を好まない」とはよく言ったものですが、

何事もトライアル&エラーの精神で日々模索中!がFitの現状です。

 

10月を目途に社内申請系アプリを本運用にのせますが、

そこでアプリに慣れ、便利さを実感してもらえれば、

今後ますますkintoneのアプリ開発が活性化し、

☆必要な情報にすぐアクセスできたり

☆ペーパレスで簡単な申請フローに変わったり

☆二度手間三度手間の作業を集約できたり

 

など、業務効率化につながるはず。

 

まだまだ懸念点や社内ルール作成が必要なところもありますが、

先々の変化に期待して前のめりで活用していきたいと思います。

 

乞うご期待!!



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