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2017.10.16

WEB申請はパンドラの箱

Fit [FIT]

弊社ではkintoneを7月より導入しました。

関連記事:グループウェアはじめました!

 

そこでやりたかったことの一つがweb申請。

現状、大量の紙をまわして、営業交通費や経費の精算、その他諸々を紙で申請しています。

これって提出する側も処理する側もとても非効率だし、

ペーパーレスの流れに背いているということで、web申請にしようとなったわけです。

それはもう満場一致でした。

 

しかし、紙からwebへ変えることは、ただ提出方法を「移し替える」だけではだめだったのです。

当社がぶち当たった3つの壁をご紹介します。

 

 

1. フローが曖昧すぎてどれが正解か分からない

紙申請のいいところは、融通がきくところです。

今日は担当のマネージャーがいない、じゃあ社内にいる他のマネージャーに提出しておこうということが通っていたのです。

 

また、拠点や部署独自のローカルルールがわんさかありました。

この拠点って随分厳しいルールで運営してるのね。あれっ?この部署は逆にゆるすぎじゃない、本当に承認とっている?…という具合です。

 

誰も正しいフローを知らなかったのです。

ということはルールを再構築しなければいけない。

そうです、まさかの最初からスタートでした。

 

融通が利くというと提出する側にとっては便利ですが、曖昧さは承認の甘さにも繋がり理想的なフローとはいえません。

 

一方、web申請では承認者は誰かというフローをきっちり作成しなければいけません。

確実な承認フローは構築できますが、曖昧運用になれた関係者の納得感を得るのが壁となりました。

 

結果、ヒアリングから行い、何度も会議し、各拠点・部署と調整し、web申請にのせられるフローができました。

 

 

2. そもそもフォーマットがイけてなかった!

さて、フローができあがった!じゃあ後は形に落とし込むだけ!

という風にいかないのがweb申請。

 

またしても、紙の特徴、融通がきく点が壁となりました。

枠が大きく、自由度の高いフォーマットへの手書きですから、言ってしまえば書き方はあなたの想像力次第。

ええ、無限大です。

 

なので、

このフォーマットで本当にいいの?

必要な情報漏れていない?

web申請ならこの文言は通じないよね、書き換えなきゃ。

 

となり、フォーマットの見直しになりました。

具体的には、経費精算は今まで1枚の経費精算書でまかなっていました。

1枚で網羅する経費精算書だったので、申請する際はこれで情報が足りているのか不安でとりあえず備考に書いておこうというように、個人で判断していました。

それが、なんと、科目ごとに7つのタブに分かれました(画期的!)

必要項目が分かりやすくなり、申請時に悩まないですみます。

 

 

3.会計システムとの連携

さて、最後の壁です。

web申請フォーマットだけ作っても、最終処理する側の作業負担が増えたら元も子もないですよね。

ということで、kintoneと会計システムが連携できるよう、更に形を整えていきました。

kintoneの項目と弊社が使用している会計ソフトが連携できるよう、この項目とこの項目を一致させて…と、

対照表を作成しとにかく細かく整理していきました。

 

なんとこのために、フォーマットの大幅な作り直しが発生したのです。

会計ソフトにあわせるためには、大量の追加項目が必要だったからです。

残念ながら一つひとつ地道に作成し整えていく他ありませんでした。

 

kintone上でのweb申請に切り替え、会計システムへの連携を行うことで、

出納帳への記入(手打ち!)、と会計システムへの入力(これも手打ち!)という膨大な量の作業が省かれ自動で行われるようになります。

 

紙からwebへ。ただ「移し替える」だけで済まないのがweb申請です。

ですが、web申請へ移行することで、

より確かになり、申請側も処理側も共にいつでもどこでも作業ができ、最終処理者である経理も効率化します。

web申請は確かにパンドラの箱でしたが、ぜひこの記事を参考に効率化への道をぐんぐん進んでください。



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