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スタッフブログブログ

2020.12.08

その疑問、お答えします!!

スタッフブログ [Jammer]

大阪支店のお母さん:Jammerです。
どうもこんにちは!

感染予防でテレワークが拡がる中、皆さまの職場ではどのような変化がありましたか?

フロンティアコンサルティングでは緊急事態宣言解除後の今夏より、
テレワークとオフィスへの出社のバランスを取りつつの勤務に変わりました。

オフィスを創造し、具現化し、進化を続けていく私たちは、
この世界的な概念の変革にどう道を拓いていくのか、追求の足を止めることはありません。
前進あるのみ!!

と、言葉だけ並べても何も伝わらないので…、
その私たちが実際に実務で行った具体的な取り組みを、
事務方のわたくしの目線でいくつかご紹介したいと思います。

疑問その①:『紙で処理してたもの、どうしてる?!』
こたえ:PDFなどのデータに変換し、可能な限りペーパーレス処理に切り替えました。

具体例を言うと…、
サイボウズのグループウェア「kintone(キントーン)」内のアプリ作成機能を使って、
営業部は入力して処理依頼、営業アシスタントが1次チェック、受発注管理担当が2次チェックし、
最初から最後までをアプリ内完結し、ペーパーレスで受発注処理を行うようにしました。

疑問その②:『請求書や納品書は原本が必要じゃない?それはどうしてる?!』
こたえ:基本はデータのみで処理し、原本の確認や印刷・発送はオフィスにその日出社している社員に依頼しています。

具体例を言うと…、
せっかく受発注処理をペーパーレス化したのに、原本の発行や確認のために出社が必要…なんて勿体ないので、
出社している社員に部署間での依頼を行って代わりに対応してもらうことで、その無駄を省略しました。
全員出社が当たり前の頃は”その部署の人がやらなければならない”という概念で何の疑問もありませんでしたが、
コロナ禍において”命を守ること”を最優先した時に、意識改革をしました。

疑問その③:『社員同士のコミュニケーション減ったよね…、どうしてる?!』
こたえ:WEB懇親会の実施や、業務で連絡したついでに雑談踏まえてなるべく話すよう心がけています。
    お昼休憩には外出して感染予防対策しつつ部署ごちゃ混ぜでランチに出かけます。

具体例を言うと…、
4~6月は完全テレワークだったため、支店メンバーでくじ引きで班を作ってWEB懇親会を開催しました。
またお昼に適当に数名に連絡をして、WEBランチ会も開催しました。
7月以降は出社とテレワークですれ違い、月に1度くらいしか顔を合わせないメンバーも多いため、
業務で連絡したそのついでに、雑談しながら業務で困っていることの質問に答えたりしています。
これは意識して取り組まないと、時間に追われている間にどんどんコミュニケーションは薄くなってしまいます。
本当に今忙しい!という時以外は忙しい感をなるべく出さないようにして、
相手が雑談しやすいように、また本題と別件での質問などをしやすいように心がけています。

3つの具体例を挙げてみましたが、特にその③については熱く語りたいですね。
文字情報だけ、電話の声だけ、用事だけ伝えて終わりという雰囲気では話しづらいものです。
先輩社員は特にその辺り、意識して取り組んでほしいと思うところです。

たった一人でも意識が生まれて実践すれば、それは周りに伝染して良い影響をもたらす結果につながります。
そしてそれは良くない意識もまた同じであると思っています。
良くないものの方が影響速度は良いそれよりも早く、威力も強大であることがしばしば…。
ひとりが負の気持ちを持ち込めば、周りも引きずられて負に陥り、スパイラル化すれば止めるのは非常に困難です。

ひとり一人が大切で、ひとり一人それぞれに違うものです。
私はこう思う、でも他の人はこう思うって言葉にしなければ理解は始まりません。
とにかく話す!関わる!知ろうとする!能動的に!

気づいた人から動いていけば、このコロナ禍を糧に前進できるはず!
今だからこそ、内側に目を向けて、社員一丸となって踏ん張らなければ!!
そんな私たちの2020スローガンは【ONE TEAM】(安易って言わないでね)
あとひと月、2020の締めくくりを走りきって参ります!

こんな疑問はお持ちではありませんか?
ソーシャルディスタンスを確保したオフィスづくり、どうしたらいい?
感染予防のための執務室内の導線変更・レイアウト変更、どうしたらいい?
飛沫防止パネルの設置やネットワーク環境強化をしたいけど、どうしたらいい?

お答え・お応えいたします!!
オフィスのこと、ご相談はいつでもフロンティアコンサルティングへご用命を!!

次回は、「そうだったのか、初耳だ!」。
お楽しみに。



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