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オフィスの移転ってどのくらいの期間がかかるの?

オフィス移転にかかる期間

オフィスを移転する際には、さまざまな準備や手続きを行わなければなりません。事前準備を怠るとオフィスの移転が予定通りに終わらず、業務に大きな影響を与えてしまうこともあります。移転当日に慌てないためにも、早い時期から余裕を持ってスケジュールを立てておくことが大切です。

そこでこの記事では、オフィスの移転に必要となる期間について、スムーズに準備を進めるためのコツとともに紹介します。

オフィス移転にかかる期間は一般的に6ヶ月

オフィスの移転が決まったら、移転したい日の6ヶ月前を目安に計画を立て始めることが一般的です。ただし、企業規模が大きいと、搬出入する設備などが多くなるため作業が複雑になり、移転の準備にかかる期間はさらに長くなります。

特に、時間を取られやすいのが全体的な流れをプランニングする作業です。やるべきタスクを漏れなく実行するためには、作業を進める際の核となる移転計画をしっかりと立てておかなければなりません。

また、移転先のレイアウト設計にも多くの時間が必要となります。オフィスを移転する理由や目的は企業によってさまざまです。家賃などのコスト削減や立地による企業のブランディングはもちろん、生産性の向上を目的とするケースもあるでしょう。オフィスの移転により仕事の効率化を図りたいなら、動線を考慮した物や人の配置について、十分な時間を取り計画を立てることが重要です。

さらに、物件探しも時間がかかる作業です。数多くある物件のなかから希望の条件に合うものを見つけることは簡単ではありません。スケジュールには余裕を持たせて、早め早めに行動することを心がけましょう。

それぞれのステップにかかる期間

それぞれのステップにかかる期間

オフィスの移転に必要となるステップは主に5つです。これらは、基本的に同時並行で進める必要があります。漏れなくスムーズに進められるよう、それぞれのステップでかかる期間をきちんと把握しておくようにしましょう。

移転計画の策定

移転計画を決定するまでにかかる期間は1ヶ月程度です。ただし、1ヶ月という期間は、すでにある程度コンセプトが明確化されている場合の目安になります。現状の課題や移転の目的を検討する作業に十分な時間を取りたい場合などには3ヶ月以上かかることもあるため、状況に応じて期間を見込んでおかなければなりません。

計画を立てるにあたり行うべきことは、たとえば、移転先の立地候補や必要なオフィス機能のリストアップです。外部の専門業者に委託しない場合には、社員の働きやすさや生産性の向上につながる新オフィスのレイアウトなども自社で考える必要があります。

退去日の見通しがついたら、現オフィスの貸主との間で取り交わした契約書に従って解約予告を行うことも忘れないようにしましょう。

移転先物件の選定

移転先物件の条件設定から情報収集、内見、決定までには3~4ヶ月程度かかることが一般的です。数ある物件のなかから自社に合った物件を選ぶことは容易ではありません。立地や予算、面積、ビルの設備など複数の条件を比べて慎重に検討する必要があるからです。

たとえば、立地は取引先や顧客と行き来しやすい場所、従業員の通勤の都合なども踏まえたうえで選びます。企業によってはイメージ作りのためにオフィスを置くエリアのブランド力を求める場合もあるでしょう。

また、ビルの外観や設備はきれいで充実しているほど魅力的です。しかし、通常は賃料の高さに比例するため予算とのバランスも考えなければなりません。思いのほか難航する可能性もある移転先物件の選定は、余裕を持って早めに動くようにしましょう。

引っ越し業者の選定

引っ越し業者の選定に必要な期間の目安は1ヶ月程度です。流れとしては、引っ越し業者の候補を挙げたら見積もりを依頼し、引っ越し日の予約を入れます。ただし、時期によっては予約が取りにくく、正式な依頼までに1ヶ月以上かかる場合もあるため注意しましょう。一般的に、引っ越し業者の繁忙期は1~3月と9~12月で、この時期は費用も割高になります。

費用については、後から慌てないためにも、よりリアルな金額で見積もりを出してもらうことが大切です。見積もりの金額と実費との間に大きな差が出ないようにするためには、当日に運んでもらう物資の内容や数をできる限り詳細に伝えることがポイントです。

原状回復工事の見積もり・業者選定

旧オフィスを退去する際には入居したときの状態に戻す原状回復工事を行います。工事費用の見積もりや業者の選定、工事範囲の確認を行ってから、すべての工事を終わらせるまでに要する期間は2ヶ月程度です。

ただし、必要とする工事内容やオフィスの規模により、かかる期間は異なります。たとえば、構造体以外すべてを取り除くスケルトン状態で退去する契約をしている場合には、2ヶ月以上要することもあるでしょう。

一方、使用していた状態のままで退去する居抜き退去が可能なら、回線工事など簡単な作業のみとなるため、時間も費用も節約できます。退去時にきちんと工事を終わらせられるようにするためにも、契約内容は必ず事前に確認しておきましょう。

内装工事

内装工事も、工事内容やオフィスの規模によってかかる期間が変わります。一般的には1~3ヶ月程度とされていますが、オフィスの規模が大きく工事の範囲が広くなれば、それだけ工期も長くなることが通常です。電気や空調、通信回線などの工事が別途入る場合には、予定が重ならないように日程調整も行わなければなりません。

また、棚やパーテーションなどの什器が新しいオフィスへ予定通りに届かなかった場合には作業に遅れが出ることもあるため、早くから準備を進めておくことが大事です。反対に、オフィスの規模が小さかったり、内装デザインがシンプルだったりする場合や、居抜き物件を利用する場合だと工期を短くできます。

オフィス移転をスムーズに行うコツ

スムーズに移転するコツ

オフィス移転はやるべきことが多いうえ、複数の作業を同時に進めなければならないため、混乱しやすいものです。そこで、ここでは複雑な作業を慌てず、できるだけスムーズに行うために押さえておきたいコツを3つ紹介します。

審査や契約に必要な書類を事前に準備しておく

移転先として魅力のある物件を逃さずスムーズに決めるためには、事前に書類の準備をしておくことがコツです。希望の物件が見つかったらすぐに審査や契約の手続きを進められるようにしておきましょう。条件が魅力的な物件は、ほかの企業も狙っている可能性があります。審査や契約の準備に時間をかけていると、他社が先に話を進めてしまう場合もあるため要注意です。

一般的に正式契約までには、審査時と契約時のそれぞれで書類の提出が必要になります。また、代表者が連帯保証人になれない規模の小さい企業などの場合には、別に連帯保証人を用意しなければならないこともあるため、早めに探しておきましょう。

官公庁で必要な届出について確認しておく

オフィスを移転する際には、オフィスの住所を管轄する官公庁をはじめとした行政機関に各種の届出が必要です。たとえば、移転前には、消防署に防火計画などに関する書類を、郵便局には転居届を提出します。また、移転したらすぐに、労働基準監督署や年金事務所へ届けを出して必要な手続きを済ませておかなければなりません。

さらに、法務局や税務署、ハローワークなどへの届出も必要となり、社用車がある企業は警察署にも提出する書類があります。提出期限が設けられている書類もあるので、事前に必要書類を確認し、そろえておくと手続きがスムーズです。

電話やインターネットなどの移転手続きをしておく

インフラ周りは契約手続きや工事に時間がかかることもあるため、早めに準備を進めておきましょう。移転後に新規の業者や別のサービスを利用する場合だけではなく、既存の契約をそのまま継続して使用する場合にも、必ず契約している業者に連絡し、手続きを行わなければなりません。

特に法人の手続きは、見積もり前に現状確認を必要とするので時間がかかりやすいものです。電話やインターネットは、移転後すぐに使用できるようにしておかないと業務に支障をきたすこともあります。そのため、物件の申込をしたらすぐに手続きを開始したほうが安心です。

オフィス移転は事前の計画が重要

業務に影響を及ぼさずにスムーズなオフィス移転を行うためには、事前にきちんと計画を立てておくことが何よりも重要です。移転計画では、新オフィスに求めるものを明確化するために現状の課題を洗い出し、新しい物件の条件を整理して、課題改善に向けたレイアウト設計を行う必要があります。

また、各種手続きも忘れないように、きちんとスケジュールに組み込んでおかなければなりません。新オフィスに求める条件とコストのバランスをしっかりと考えたうえで、後悔のない移転となるよう十分に検討し、計画を立てましょう。

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