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業務を効率化するオフィス空間とは?

業務を効率化するオフィス空間

仕事の効率化について考えるうえで欠かせないのが、オフィスの空間設計です。オフィス空間が過ごしやすいか、集中できる空間になっているかどうかで、従業員の業務効率は大きく左右されます。
業務の効率化が叶うオフィス空間にするためには、ポイントを押さえたオフィス設計をすることが大切です。この記事では、業務を効率化するためのオフィス空間の設計方法について解説します。

オフィス空間は業務の効率化に重要!

そもそも、オフィス空間を改善することで業務の効率化を目指すことは可能なのでしょうか。

結論から言いますと、オフィス空間の改善による業務効率向上は十分に可能です。従業員が一日の大半を過ごすことになるオフィス空間は、従業員のモチベーションや集中力に大きな影響を及ぼすためです。たとえば狭くて暗いオフィスだと士気が下がりますし、物理的に不便だと感じてしまうことが増えるでしょう。逆に快適なオフィス空間が整えられていれば、環境によって集中力が妨げられることはありませんし、発想力が刺激されて新しいアイデアも生み出しやすくなるかもしれません。

このようにオフィス空間の良し悪しは、業務と密接な関係を持っているのです。オフィス空間を改善することで、職場を「単なる仕事を遂行する場所」ではなく「従業員の能力を引き出せる場所」にすることが可能です。より会社運用のためにも、ぜひオフィス空間の改善を検討してみてください。

オフィス空間で業務を効率化するときのポイント

「オフィス空間で業務の効率化を目指そう」と言われても、具体的にどのようなポイントを意識すればいいかピンとこない人も多いかもしれません。まずは、オフィス空間で業務を効率化するときに重要となるポイントを3つ見ていきましょう。

1.リラックスして集中できるオフィス空間

オフィス空間で大切なのは、リラックスできるオフィス空間にすることです。ピリピリした空気や怒鳴り声が響く職場では、従業員が萎縮してしまい本来の力を発揮できなくなってしまいます。オフィスでは、リラックスして仕事ができる環境を整えておきましょう。仕事から離れられる休憩室があると気分転換しやすく、生産性の向上に役立ってくれます。

また、集中力を高められる空間にすることも大切です。デスクとは別に集中して仕事ができる個室の空間などを用意しておくと、メリハリをつけて業務に取り組めるようになるでしょう。
オフィス空間を設計するときは、何よりも第一にリラックスできて集中して業務に取り組める空間にすることを意識してください。

2.目的意識が持てるオフィス空間

近年は、テレワークの普及や働き方の多様化によって、従業員間の組織としての意識が薄れている傾向にあります。働き方の多様化はライフスタイルにいい影響をもたらしますが、その一方で企業の団結力を低下させ目的意識を曖昧にさせてしまうというデメリットをもたらしてしまいます。オフィス空間で業務の効率化を図るときは、必ず目的意識が持てる空間にすることを意識しましょう。

● 企業ロゴやイメージカラーを随所に取り入れる
● 企業理念や社訓を張り出す
● 目標を大きく掲示する

上記例のような対策で組織としての目標を共有できると、組織としての自覚を持った業務の遂行を手助けしてくれるでしょう。

3.課題が解決できるオフィス空間

もし現在のオフィス空間に課題がある場合は、それを解決できる空間に設計し直すようにしましょう。たとえば、通路が狭くて通りにくい場合は通路を広げる、プロジェクトメンバーのデスクが遠い場合は近くに設置するなどといった具合です。

せっかくオフィス空間を設計し直しても、単にレイアウトを変えただけでは業務の効率化は叶いません。オフィス空間を設計するときは、必ず課題を洗い出して対策法を踏まえたレイアウトにしましょう。

オフィス空間で業務効率化を目指す手順

実際にオフィス空間で業務効率化を目指すためには、正しくオフィス空間を設計することが大切です。ここでは、オフィス空間設計の手順を解説します。

1.オフィス空間のコンセプトを決める

はじめに行ってほしいのが、オフィス空間のコンセプト決めです。

● 風通しが良くてコミュニケーションが取りやすいオフィス空間
● コンパクトな動線でより効率的な業務ができるオフィス空間
● 広々と余裕を持って使えるオフィス空間

上記のように、従業員の要望や現在の課題に合わせたコンセプトを決定していきましょう。ここでしっかりと方向性が定められると、より業務効率の向上が見込めるオフィス空間づくりが可能です。

2.実際にオフィス空間をゾーニングで設計してみる

ゾーニングとは、空間やテーマを用途に分けて考える作業のことを指します。ザイマックス不動産総合研究所によると、1人あたりのオフィス面積は3.71坪ということがわかっているため[注1]、この数字を参考にして実際にオフィスのレイアウトを作ってみるといいでしょう。このとき、OA機器や収納棚の設置場所、通路なども忘れずに確保してください。

エクセルなどでゾーニングをしてもいいですが、近年は無料で使えるゾーニングソフトなども増えてきました。しっかりとイメージを固めてからデスクなどを動かすことで、「思ったより使いにくかった」というようなレイアウト完了後の失敗を防ぐことが可能です。

[注1]ザイマックス不動産総合研究所|1人あたりオフィス面積調査(2019年)

https://soken.xymax.co.jp/2019/10/02/1910-office_space_per_person_2019/

3.社員の動線を確認してみる

ゾーニングである程度のレイアウトを決めたら、最後に従業員の動線を確認してみましょう。コピーをすることが多い事務員のすぐ側に複合機はあるか、社員がすれ違えるだけの通路幅があるかなど、より具体的な動線をイメージしてみてください。オフィスのなかでストレスなく動き回れるかどうかは業務効率を大きく左右するため、しっかりと動線の確認をしておきましょう。

業務を効率化できるオフィス空間設計5選

ここからは、業務を効率化させるオフィス空間の設計方法について5つ紹介します。業務効率化のために何からはじめたらいいかわからないという企業は、以下の方法から始めてみてください。

1.目的に合わせてデスクレイアウトを変更する

オフィスの中でも重要な役割を持っているのが、デスクレイアウトです。デスクの置き方によってオフィスのイメージは変わりますし、業務の効率も左右されます。

デスクレイアウトには以下の4つがあり、目的に合ったものを導入することが大切です。

● 島型対向レイアウト
部署ごとに島を作る、多くの企業に導入されているデスクレイアウトです。チームで連携が取れやすいところがメリットですが、対面することで集中できなかったりプライバシーに問題を感じたりする人もいます。

● 同向型レイアウト
デスクを一定の方向に並べるレイアウト方法です。全員の視線が同じ方向に向くため、プライバシーを確保しやすいでしょう。通路を多く確保できますが、広いスペースが必要となります。

● 背面型レイアウト
島型対向レイアウトを基本に、背中合わせになるようにデスクを並べるレイアウト方法です。プライバシーを守りつつ、チームでの連携がしやすい環境にできます。

● フリーアドレス型レイアウト
決まった席を設けず、従業員が自由に座れるデスクレイアウトです。従業員同士のコミュニケーションの促進が可能ですが、個人の収納スペースの確保やセキュリティ対策が求められます。

2.シンプルな動線になるオフィス空間にする

収納棚やOA機器が多く、迷路のように配置されたオフィスは業務効率の低下につながるため注意しましょう。オフィスの移動によって集中力が途切れてしまいますし、空間を狭く見せてしまう原因になります。

オフィス内は、必ず移動しやすくシンプルな動線になるようにまとめてください。圧迫感のあるOA機器は端の方に置き、パーティションや収納棚は最小限にとどめておきます。家具の置き場以外のスペースがオフィスの70%以上になるように意識すると、バランスの良い空間になるでしょう。

3.関連チームごとにまとめて配置する

業務の効率化を図るなら、関連部署やチームが連携しやすいオフィスレイアウトにしましょう。たとえ部署が違う場合でも、長期的なプロジェクトで連携が必要であれば、プロジェクトベースでデスクを配置するのもひとつの手です。「デスクレイアウトは部署ごとに配置する」という固定観念を一旦手放念してオフィス空間を設計できれば、より効率的な業務の遂行に役立ってくれるでしょう。

4.働きやすい照明を使用する

オフィス空間で見逃されがちな照明も、業務の効率化には欠かせない要素です。照明の色によって従業員にもたらす効果は異なるため、空間に合った照明を選ぶようにしましょう。

● 昼光色
もっとも明るく、脳を覚醒させて集中力を高める。オフィスに最適。

● 昼白色
温かみのある照明で、明るい雰囲気を作ってくれる。会議室に最適。

● 電球色
控えめな明るさで、リラックス効果をもたらしてくれる。休憩スペースに最適。

5.オフィス内にリラックスできる空間を作る

業務の効率化と言うとオフィスにばかり目が行きがちですが、例えば休憩室を設けるなどは従業員の満足度を高めてモチベーションを向上させてくれる大切な要素です。オフィス空間を見直すときは、リラックスできる空間についてもしっかりと見直しましょう。気楽に休めるカフェスペースや仮眠スペースがあると、リフレッシュできて業務効率の向上につながります。従業員のストレス低下や長期就労の手助けもしてくれるでしょう。

オフィス空間を見直して業務を効率化しよう!

オフィス空間を見直すことで、従業員の満足度を高めたり業務を効率化したりできます。もし、現在のオフィス空間に課題や使いにくさを感じているのであれば、この記事を参考にレイアウトや空間づくりを見直してみてください。

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