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明日からできる!オフィスのコスト削減アイディア集

「自社のオフィスを持ったのは良いけれど、実際に運用してみると予想以上のコストがかかった」という経営者は少なくありません。経費の中でもオフィスコストが占める割合は決して低くなく、コスト削減には相応の工夫が必要です。

この記事では、オフィスコストに課題を感じている経営者やファシリティ担当者へ向けて、オフィスコスト削減について解説します。

オフィスコスト削減のポイント

すぐできる&インパクトの強い項目から着手する

オフィスコストの種類はさまざまであり、現状の課題を洗い出そうと思えば数多くの問題点が見つかります。しかし、そのすべてを一気に解決するとなると、すべてが中途半端になってしまう結果にもなりかねません。

このような問題を避けるには、成果が見えやすい費目から手をつけることです。たとえば「社内用の文書は裏紙で印刷するように」と指示を出したとしても、大きな成果にはなりません。一方、営業用の車両を1台減らすとなれば、すぐできるうえに目に見えてコストが下がります。

コスト削減においては、小さなことからひとつずつというよりも、まず大きな成果を上げて細かい部分へ波及させるのが効果的です。

売上アップのために必要な経費は削らない

削減する費目を検討する際には「コスト削減の目的は利益を最大化することにある」という大前提を重視しましょう。たとえば、従業員の給料を一律2割カットすれば、コストは大幅に下がります。一方で、従業員のモチベーションはカットされた給料以上に下がるでしょう。また、電気代を節約しようとエアコンを使用しないことにすれば労働環境の悪化にもつながります。

このようなコスト削減は利益を最大化するどころか、むしろ売上や利益を下げる可能性があります。コスト削減を名目に、従業員に過大な痛みを強いることは得策ではありません。

人件費・採用コストの削減

■写真に写っている施設は、この撮影用に制作した美術セットです。実在する施設ではありませんので、安心してご利用ください。■イメージ写真です。


オフィスコストの中で人件費が占めるウェイトは高く、コスト削減では人件費に手をつけたくなる経営者も多いでしょう。だからといって安易なリストラはおすすめできません。ここでは、現状を改善することで人件費の削減を目指す方法を解説します。

業務の効率化

まずは、現状の業務の中で「工夫すれば不要になるもの」を洗い出しましょう。たとえば、ペーパーレス化を促進すれば、印鑑をもらうための業務は必要なくなります。このように、業務フローの見直しやITシステムを導入することで、現状よりも従業員がオフィスに滞在する時間を短くできる可能性もあります。

基本的に残業は、今いる人員では時間内に業務が終わらないために行うものです。残業には手当てが発生するため、中には積極的に残業しようと考える人もいます。残業で稼ぐという意識や社風を変えることは、オフィスコストの削減において非常に需要です。

今いる人員でも残業することなくスムーズに業務を遂行できるよう、現状の見直しと意識の改善を促進しましょう。

外部委託(アウトソーシング)

事業内容によっては一時的に業務量が増加するケースも少なくありません。オンシーズンとオフシーズンがある事業を行っている場合は、適切な人員補充が不可欠です。そうはいっても、業務量がもっとも多い時期を基準に人員を採用しておくのはコスト面での負担が大きくなってしまいます。そこで検討したいのが外部委託(アウトソーシング)です。

昨今ではその道に精通するプロがフリーランスとして活動しているケースも多いため、適切な人材と日頃からコンタクトを取れる状態にしておきましょう。

エネルギーコストの削減


水道光熱費などのエネルギーコストの見直しは、一時的な効果としては大きくないものの、長期的に安定したコスト削減効果を得られます。固定費であるために、業績にかかわらずコスト削減が可能です。ここでは、エネルギーコストの削減について解説します。

電気代

2020年現在、電力の小売りは自由化されており、各電力会社が特色のあるプランを打ち出しています。電力の使用は事業内容や勤務形態によって異なるため、自社に合うプランを選ぶことが重要です。

オフィスにおける電気代は照明が大きな割合を占めています。照明をつけなければ高い節電効果を得られますが、それでは業務に支障を来すため、明るさを少し抑えたり、LEDに変えたりするなど工夫しましょう。

また、エアコンはオンとオフを繰り返すよりも常時稼動させたほうが、電気代がかからない場合もあります。適切に電気代を削減するためには、効率的な電気の使い方を意識することも大切です。

ガス代・水道代

ガス料金も自由化によって、さまざまなプランから自社に合うものを選べるようになりました。使用する時間帯や容量に合わせてプランを選べば、一定のコスト削減効果が得られます。

水道代の削減は節水に限るのが実情です。水を出しっぱなしにしない、必要以上に大量の水を使わないといった基本的なマナーを守るよう、従業員教育を徹底しましょう。長期的に見て、ランニングコストが抑えられる節水水栓を導入するのも有効です。

電話代・通信費の削減

多くの場合、インターネット関連の通信費は固定費であり、自社のビジネスに適した料金プランを選択することでコスト削減が可能です。使用する容量をしっかりと算出し、無駄のない料金プランを選びましょう。

専用の固定回線の必要性は、従業員に支給している携帯電話事情と併せて考えましょう。従業員が携帯電話をメインの連絡ツールとして使用していて、固定回線がほとんど使われていないのであれば、割安なIP電話に切り替えるのもひとつの方法です。

反対に固定電話の利用率が高く、携帯電話の利用率が低い場合は、支給している台数が適切か検討する必要があります。携帯電話の支給は外回りの営業担当に限定するなど、必要性を見直しましょう。

オフィス賃料の削減

オフィスの賃料は完全なる固定費であり、経営状態にかかわらず必要経費として支払わなければなりません。賃料を抑えられれば、確実に利益率の向上につながります。ここでは、オフィス賃料の削減について解説します。

賃料交渉する

基本的に賃料は、借りている限り契約時点での条件が継続されます。この条件を変えるには賃料の交渉を行うほかありません。

物件の価値は時代や市況によって変動します。同じ物件であっても、10年前に借りていた場合と現在借りる場合では大きく賃料が異なるのが実情です。賃料の交渉は、今現在の物件の価値を知るためにも有効な方法です。

交渉にあたっては周辺の地価や物価、市場動向などの資料が必要になります。情報を集めたうえで交渉に臨みましょう。

移転や拠点統合を検討する

オフィスの移転や統合は、オフィスコストの削減において大きな効果が得られるかもしれません。テレワークの導入などで出勤する人数が減る、または出勤せずとも仕事が遂行できる状況を作れるのであれば、思い切って賃料が安いエリアへのオフィス移転も検討してみましょう。実際、昨今の働き方改革の推進や新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、都心部への一極集中を見直す動きが高まっています。

オフィスをコンパクトにできれば、賃料はもちろん、さまざまなランニングコストを削減できるため、抜本的なコスト削減が可能になります。一方、オフィスに依存せずに業務を行える環境を整えるための初期費用がかかる、従業員も環境の変化への適応が求められるなどの問題を、一つひとつクリアしていく必要があります。

オフィスのコスト削減は現状把握と計画が重要

オフィスのコスト削減にあたってもっとも重要なのは、現状の課題をしっかりと洗い出すことです。そのうえで明確な目標を設定し、計画的に進める必要があります。

リストラや節電、節水といった単純な経費の削減は、従業員に過大な苦痛を強いるのみならず、モチベーションの低下を招き、削減したコスト以上の痛手を負うことにもなりかねません。オフィスコストの削減は、あくまでも利益を最大化するためにコストを最適化するという認識で行うことが大切です。

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