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気になるオフィス原状回復のコストやルール

原状回復のコストやルール

オフィスを移転することになったら、今まで借りていたテナントを解約してオーナーに返却することになります。オフィスを返却するときに行う「原状回復」は、一般の住宅とは異なる点が多いため注意が必要です。オフィスの原状回復を行うときは、どのようなことに気をつければいいのでしょうか。今回は、オフィス原状回復の手順や費用、基本ルールについて解説します。

オフィスの原状回復の基本ルール

まずは、正しいオフィスの原状回復ルールについて知っていきましょう。

原状回復とは

原状回復とは、貸借物を受け取ったあとに生じた経年劣化以外の損傷について、もとの状態に戻してから返却することを指します。

オフィスだけではなく住宅の賃貸時にも課される義務であるため、その必要性や内容についてご存じの方も多いかもしれません。原状回復については改正民法621条に定められており、不動産賃借の際は必ず適用される法律上のルールです。[注1]

借りたオフィスを返却するときは、オフィスに施した装飾や工事などをもとに戻し、借りた時の状態にしておくことが求められます。設置したものの撤去はもちろん、使用した壁紙や床の張替え、配線や配管といった部分もすべて借主負担で回復していくことになります。

[注1]国民生活センター|賃借人の原状回復義務/敷金に関するルール
http://www.kokusen.go.jp/wko/pdf/wko-201912_08.pdf

オフィスと住宅の原状回復ルールは異なる

私たちの身近な生活でも行うことが多い原状回復ですが、実は一般の住宅と事業用物件ではルールが全く異なるため注意が必要です。

一般の住宅の場合、経年劣化や通常の使用による損耗はオーナー負担になるため、借り主が費用を負担する必要はありません。通常の使用範囲内であれば、紫外線による壁紙や床材の劣化、小さな画びょう穴や家具設置による床の凹みなどがある場合も、工事費用を払う必要はないのです。ただし、通常に使用を超える汚れやキズは、当然借り主が回復する必要があります。

一方で事業用物件の場合は、経年劣化や通常摩耗で壁紙や床材の交換が必要になった場合でも、原則借主側が工事や費用を負担する必要があります。また、一般住宅とは違って原状回復工事の期間中にも家賃がかかる点も、大きく異なるポイントです。

一般住宅と事業用物件の原状回復ルールの違いは、使用範囲の違いによって引き起こされるものです。一般住宅であれば、事前に入居者の人数や使用範囲が把握しやすいため、あらかじめ家賃に原状回復費を盛り込めます。しかし、業種や従業員人数によって使用状況が異なる事業用物件は原状回復費を想定しにくい性質を持っています。したがって、家賃へ上乗せしない代わりに、100%借り主に原状回復費を負担してもらうケースが多いのです。

オフィス原状回復の範囲とは

それでは、オフィスはどこまで回復をする必要があるのでしょうか。基本的には、元の状態に戻すための工事や費用はすべて借主負担で行う必要があることを覚えておきましょう。

● 事業のために行った内装やレイアウトの回復
● 壁紙や床材の交換
● 照明の交換
● 窓ガラスの交換や清掃
● 配電盤などの変更の回復

上記のほかにも、変更や劣化があった部分は修復してから返却する必要があります。

ただし、物件や契約内容によっては経年劣化や通常摩耗、故意ではない損傷については原状回復が求められないケースもあります。余計な工事費を払うことがないように、「どこまで回復すればいいのか」についてしっかりと確認してから工事を手配するようにしましょう。

オフィス原状回復の費用目安

オフィスの原状回復をするときの費用目安は、以下のとおりです。

● 小・中規模:3~5万円/坪
● 大規模:5~10万円/坪

個人オーナーが所有する小規模なビルの場合、工事費は安くなる傾向にあります。反して、大規模なビルや企業が所有するビルの場合は工事業者として大手が指定されていることが多く、工事費が高くなる傾向にあります。

当然、劣化具合や契約で定められた回復の範囲によってかかる金額は異なるでしょう。予算は上記の金額を目安に、余裕を持って用意しておいてください。

オフィス原状回復をするときの手順

ここからは、実際にオフィスを原状回復するときの手順を見ていきましょう。

1.管理会社に問い合わせる

まずは賃貸契約書を見ながら、事前に回復範囲について問い合わせておきましょう。自己判断で工事をしてしまうと、やらなくてもいいところまで工事をしてしまったり、指定業者があった場合にトラブルへ発展してしまう危険性があります。必ず管理会社に連絡し、必要な工事の範囲や業者選びについて相談してください。

2.施工業者に連絡をする

管理業者の指定がある場合はその業者、ない場合は自分で業者を探して原状回復について相談しましょう。スムーズな問い合わせのためにも、広さや間取り、使用用途や劣化状況についてあらかじめまとめておくようにしてください。

3.施工業者の現地調査と打ち合わせ

施工業者が決められたら、実際に現地調査に来てもらって具体的な工事内容について打ち合わせをしていきましょう。正しい見積もりをもらってトラブルを防ぐためにも、現地調査は欠かせないプロセスです。忙しくても必ず行ってもらうようにしてください。

4.原状回復工事の見積もりとスケジュール確認

現地調査の内容をもとに、具体的な工事費の見積もりとスケジュールを提示してもらいます。どのような工事にどれくらいの費用がかかるのか、しっかりと明示してもらうようにしてください。

工事期間は、100坪以下の場合で2週間~1ヶ月未満が目安です。ただし、オフィス移転が多い1~3月、9~12月は繁忙期なため、さらに時間がかかることもあります。

5.原状回復工事

見積もりに納得できたら、業者と契約して工事を行ってもらいます。トラブルを防ぐためにも、定期的な施工報告や中間検査をしてもらうようにしてください。施工後は見えなくなってしまう配管などの工事も、しっかりともとに戻っているか確認しておくことが大切です。

6.オフィスの引き渡し

工事が完了したら、オーナーにオフィスを引き渡します。この際、オーナーが原状回復できていないと判断すれば、あとから追加工事が必要となるケースもあるでしょう。後日指摘されると手間になってしまうため、引き渡し時は必ず意見の相違がないかどうかについて確認しておいてください。

オフィス原状回復のトラブルを防ぐためのポイント

借り主がほとんどすべての負担を負う必要があるオフィス原状回復は、トラブルに発展しやすい手続きです。したがって、あらかじめトラブルを防ぐための対策をとってから工事に取り掛かることが大切です。

オフィス原状回復のトラブルを防ぐためにも、以下の5つのポイントに留意しましょう。

1.原状回復の範囲を確認してから工事をする

原状回復は、必ず範囲を確認してから工事へ進むようにしましょう。物件や契約ごとに回復範囲は全く異なり、借り主の判断で工事を手配すると余分な費用を払ってしまうことになる可能性もあります。

すべてを回復する必要があるのか、経年劣化や通常摩耗は回復しなくてもいいのかという点は、工事の際に大切なポイントです。必ず契約書や管理会社への問い合わせで原状回復の範囲を確認してから、工事の手配に進むようにしましょう。

2.勝手に原状回復工事を依頼しない

原状回復が必要になったとき、勝手に業者を選んで工事を依頼することは避けてください。物件によってはあらかじめ業者が指定されていることがあり、それ以外に依頼するとトラブルになってしまう危険性があるためです。

もしも希望する工事業者がある場合は、必ず管理会社に相談してから手配を進めるようにしてください。

3.スケジュールをしっかりと確認しておく

原状回復工事をするときは、スケジュールにも注意が必要です。一般的にオフィスを退去するときは、解約予定日の6か月前までに解約予告をする必要があります。その期間中に、新オフィスへの移転から原状回復までをすべて終わらせなければなりません。解約日を1日でも過ぎてしまえば、追加で1ヶ月分の家賃が発生してしまうこともあります。こういったことを防ぐためにも、余裕を持ったスケジュールで原状回復を進めることが大切です。

4.前の入居者が支払った工事費を確認しておく

原状回復工事のトラブルを防ぐためには、料金をしっかりと確認しておくことが重要です。あらかじめ管理業者から前の入居者が工事を依頼した業者を教えてもらい、そこに問い合わせて前回の工事費を聞いておきましょう。こうすることで、高すぎる工事費を支払うことを防げます。万が一提示された見積もりと全開の工事費が大きくかけ離れている場合は、その理由についてきちんと業者に尋ねておきましょう。

5.相見積もりを取っておく

料金のトラブルを防ぐもう一つの方法が、複数業者で相見積もりを取ることです。複数の業者の費用を比べることができれば、より安い費用で工事できます。ただし、あまりにも安すぎる業者は技術面に問題がある可能性もあります。料金だけではなく、施工実績や口コミなども確認しておいてください。

オフィス原状回復のルールを知ってトラブルを防ごう!

オフィスを返却するときに必要になる原状回復は、一般の住宅の場合とはルールが異なるため注意が必要です。回復すべき範囲や手順をしっかりと確認し、スムーズな工事の手配をしていきましょう。

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