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【例文あり】オフィス移転時の案内文

オフィス移転の案内文

会社のオフィスが移転する場合、その旨を取引先や顧客に伝える必要があります。いろいろな連絡手段がありますが、オフィス移転の案内に関しては手紙やはがきなどで正式な文書として連絡するのが好ましいです。

本記事では、オフィス移転の案内文に必要な内容や作成時の注意点などについて説明します。雛形として利用できる案内文の例文もいくつか紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転時の案内文は登録情報更新などのために必要

オフィスを移転する際には、取引先や関係者にその旨を伝えなければなりません。理由として、オフィスを移転すると、取引先のシステムなどに登録されている自社の住所や電話番号を変更してもらう必要が出てくるからです。

メールやFAXで伝えることも可能ですが、手紙やはがきなどで正式な文書として伝えるのが一般的です。

オフィス移転時の案内文に必要な3つの内容

オフィス移転時の案内文はビジネス文書の一種なので、分かりやすく簡潔に伝えることが求められます。

オフィス移転時の案内文に必要な内容としては、以下のようなことが挙げられます。

● 時候の挨拶
● 移転の事実と感謝や所信表明
● 移転後の新しい住所や電話番号などについての詳細

それぞれについて、説明します。

1.時候の挨拶

時候の挨拶とは「新緑の候」や「晩秋の候」といったように季節を表す言葉を用いた挨拶であり、丁寧な内容の文書に添えるものです。月や季節によって特有の言葉があるので、適切な表現を選んで文書に盛り込みます。

2.移転の事実と感謝や所信表明

オフィスが移転することを知らせるための文書ですから、その旨を伝える内容はもちろん必要です。

それと同時に、オフィスを移転できるほど事業が順調なのは日ごろの取引のおかげであるということを伝えるために、「平素は格別のお引立てを賜り、誠にありがとうございます」といったような、感謝を伝える文章を添えましょう。

オフィス移転後の企業としての所信表明を行うことも重要です。

3.移転後の新しい住所や電話番号などについての詳細

移転後の新しい住所や電話番号などについての詳細を伝えます。「オフィス移転時の案内文」なので、この部分が肝心要の内容であり、なるべく余計な情報を省いて簡潔に分かりやすく伝えることが求められます。

相手によって内容を変える必要がある

オフィス移転時の案内文は、仕事上で付き合いのある取引先だけでなく、自社の製品を購入したりサービスを利用したりしてくれる顧客に出す場合もあります。取引先に出す場合と顧客に出す場合の内容の違いについて、以下で説明します。

1.取引先に出す場合

取引先に出す場合は、実際に自社との取引を担当している実務担当者に出すケースが大半なので、文体をあまり堅苦しくし過ぎずに必要な内容を簡潔に伝えるのが望ましいです。移転に関して連絡が来ることもありえるので、連絡先も固定電話と携帯電話の複数を記載しておくなどして、スムーズに連絡が取れるように配慮しましょう。

2.顧客に出す場合

顧客に対しては、今後も末永くご愛顧いただけるように、日ごろの感謝や会社としての想いなどをしっかりと伝えることが重要です。実際に店舗に足を運んで商品を購入したりサービスを利用したりしてもらう場合は、店舗がどこに移動したかを分かりやすく伝えるような配慮も必要です。

「○○駅から徒歩×分」や「△△ビルのすぐ横」といったような説明を一言付け加えておくことで、顧客の足が遠ざかってしまうことを避けられるでしょう。

また、ただ単に移転の挨拶とするのではなく「ご要望などあればぜひお申し付けください」というような一文を入れておくことで、顧客からのアクションを引き出して今後の関係性をより良好なものにする効果が期待できます。

オフィス移転時の案内文を出す際の5つの注意点

繰り返しになりますが、オフィス移転時の案内文はビジネス文書なので、形式や内容などにおいて注意しなければならないことは多々あります。オフィス移転時の案内文を出す際の主な注意点としては、以下のようなことが挙げられます。

● オフィス移転の1ヵ月程度前を目処に出す
● 可能ならば新しい住所の地図も載せておく
● 季語などは正確に用いる
● 電話などが不通になる時期についても触れておく
● オフィスを移転する事実をタイトルでわかりやすく伝える

それぞれについて、説明します。

1.オフィス移転の1ヵ月程度前を目処に出す

オフィス移転時の案内文は、実際にオフィスを移転する1ヵ月程度前を目処に出すように心がけましょう。

案内文を受け取った取引先は、新しいオフィスの住所や電話番号をシステムに登録しなおさなければなりません。また、住所変更の連絡が遅いと営業担当が間違えて旧住所に行ってしまう可能性があります。

どれだけ遅くてもオフィス移転の2週間前あたりには送付できるように、早めの準備が重要です。

2.可能ならば新しい住所の地図も載せておく

住所に関しては市町村を聞いてもパッと分からないこともあるので、可能であれば新しい住所の地図も一緒に載せておくとよいでしょう。そうすることで受け取った相手が、具体的にどのあたりなのかをイメージしやすくなります。

載せる地図も実際の地形を正確に描写したものというよりは、目印となる建物などが分かりやすく記されている多少デフォルメされたもののほうが、相手に伝わりやすい可能性が高いです。

3.季語などは正確に用いる

時候の挨拶では季節を表現する言葉を用いますが、何月に案内文を出すかによって用いる言葉が異なります。

たとえば、同じ「春」という漢字を用いる言葉でも、「早春の候」は3月の表現ですが「陽春の候」は4月の表現なので、正確な表現を用いなければなりません。また、頭語と結語に関しては「拝啓」と「敬具」を用いるのが一般的です。

4.電話などが不通になる時期についても触れておく

仕事上の取引を電話で行うことは多々あるので、オフィス移転に際して電話が不通になる時期があるのであれば、そのことも案内文で伝えておくのが望ましいです。

電話がつながらないということが事前に分かっていれば、取引先に余計な心配や無駄な手間をかけさせてしまうこともありません。電話番号が不通になる時期に、違う電話番号を代替の連絡先として用意しているのであれば、その番号を載せておくとなおよいです。

5.オフィスを移転する事実をタイトルでわかりやすく伝える

会社には日々いろいろな手紙や書類が届くため、それぞれの書類が流し見されてしまう危険性もあります。

これまでお伝えしてきたように、オフィス移転時の案内文は重要なビジネス文書です。そういった書類に埋もれてしまわないように、タイトルでしっかりとオフィス移転の旨を伝えておくことが重要です。

そうすることで取引先にも重要な書類として認識してもらえるので、システム上での住所や電話番号の更新エラーといった事態に陥ってしまうことを、避けやすくなります。

オフィス移転案内文の3つの例文を紹介

ここまで説明してきた内容をもとにしたオフィス移転時の案内文の具体例を、以下にいくつか挙げます。文章や形式をほぼそっくりそのまま利用していただくことも可能ですし、参考にしていただいたうえで、表現をより自社らしいものに変更していただいてもよいでしょう。

例文1

【オフィス移転のお知らせ】

拝啓 ○○の候 貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。

さてこの度、弊社は下記に移転することになりましたので謹んでご案内申し上げます。

これを機により一層の精進に努め皆様のご期待にお応えして参りたいと存じますので、
今後とも倍旧のご支援ご鞭撻を賜わりますようお願い申し上げます。

略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます。

敬具

令和○○年○○月○○日

新所在地:〒○○○-○○○○
東京都中央区日本橋橋下町○-○-○
電話. 03(○○○○)○○○○(代表)
FAX. 03(○○○○)○○○○

株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○

例文2

【オフィス移転のご案内】

拝啓 時下ますますご清栄の御事とお慶び申し上げます。

平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます。

このたび弊社は令和○年○月○日をもちまして下記へ移転する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。

何卒今後とも変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

令和○年○月○日

新所在地:〒○○○-○○○○
東京都中央区日本橋橋下町○-○-○
電話. 03(○○○○)○○○○(代表)
FAX. 03(○○○○)○○○○

株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○

例文3

【オフィス移転のご案内】

拝啓 ○○の候 貴社におかれましてはますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。

弊社はこのたび下記の通り移転し、来る○月○日より新事務所において営業を開始する運びとなりましたので、ご案内申し上げます。

これを機にさらに業務の充実を図り、皆様のご期待に添えますよう、一層の努力を重ねてまいる所存です。

今後とも変わらぬご支援、ご愛顧を賜りますようよろしくお願い申し上げます。

まずは略儀ながら書中にて移転のお知らせのみ申し上げます。

敬具

令和○年○月○日

新所在地:〒○○○-○○○○
東京都中央区日本橋橋下町○-○-○
電話. 03(○○○○)○○○○(代表)
FAX. 03(○○○○)○○○○

株式会社○○○○
代表取締役 ○○ ○○

オフィス移転の案内は心をこめて行うことが重要

オフィス移転の案内は、事業を行ううえで欠かせないものであると同時に、取引先や顧客に日ごろの感謝を伝えるよい機会でもあります。

今後のよりよい取引やさらなる関係性向上のために、心をこめて案内文の作成を行いましょう。

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