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【例文あり】オフィス移転の案内メールの作り方

オフィス移転の案内メール文

オフィスを移転する場合は、取引先や得意先などへの案内が必須です。「オフィスを移転したのに、うちには案内も来ないのか」と思われては、今後のやり取りにも悪影響が出るかもしれません。ビジネスマナーに則って、適切に案内しましょう。

本記事では、オフィス移転の案内メールを送る前にすべきこと、案内を送るときのマナー、さらにはメールに必ず入れておきたい項目や送信の際注意したいポイントを紹介します。具体的な例文も紹介しているので、ぜひテンプレートとして活用してください。

オフィス移転の案内メールを送る前にすべき2つのこと

オフィス移転の案内メールは、今後もお付き合いしていく会社や関係先に送るものです。万が一にもミスや失礼がないよう、送る前からしっかり準備を行いましょう。オフィス移転の案内メールを送る前にやっておきたい「送付先の決定とリストアップ」、さらには並行してやっておきたい封書の準備について紹介します。

1. 送付先の決定とリストアップ

オフィス移転の案内メールは、事業にかかわるあらゆる取引先に送ります。新オフィスに移っても、関係のある企業や事業所とはこれまで通り円滑なお付き合いを続けていかなければなりません。リストを作成するときは、抜け漏れがないようくれぐれも注意してください。

また、会社の一部門でオフィス移転の案内メールを一括して担当する場合は、社内全ての部署に送付先のリストを作成し、提出してもらう必要があります。メールを送信する予定日よりも数週間前から1ヵ月前には、各部署に協力を依頼してください。このとき、忙しい部署ならなかなか返答をくれないことも考えられます。「○月○日にメールを一括送信する予定」などと伝えておくと、担当者も早めに準備してくれるかもしれません。

2. 封書の準備も並行して行う

覚えておきたいのが、メールでのお知らせはあくまでも略式であるということです。重要な取引先や重役宛については封書の準備をしておいた方が好印象です。

「全ての取引先に案内を郵送すると、量が多すぎる」という場合は、「封書+メール」「メールのみ」に分けても構いません。この場合、役職者には「封書+メール」窓口担当者には「メール」などとするのが一般的です。

なお、封書でオフィス移転の案内を送る場合、宛名は「代表取締役社長」とすれば失礼はありません。ただし、このケースだと普段やり取りをする窓口担当者まではオフィス移転の知らせが伝わらない可能性があります。窓口担当者には別途個別に移転の案内メールを送ってください。

オフィス移転の案内メールを送るときの3つのマナー

オフィス移転の案内メールは、ビジネスマナーに則って送らなければなりません。メールという顔の見えないやり取りだからこそ、ちょっとしたことが相手に好印象を与えたり、悪印象を与えたりします。

オフィス移転の案内メールを送るときは以下のことを心掛けましょう。

● 移転の1ヵ月から2週間前までに送る
● テキストメールで送る
● 件名は分かりやすく書く

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

1. オフィス移転の案内メールは移転の1ヵ月から2週間前までに送る

オフィス移転の案内メールは、移転する日の1ヵ月から2週間前くらいまでには送付完了しているのが理想です。

新オフィスに移転した日からスムーズに業務を遂行するには、移転前に関係各所全てに移転を周知し、新しい住所や電話番号を伝えておかなければなりません。重要な取引の電話や書類などを確実に受けられるよう、オフィス移転の案内メールは早めに送っておく必要があります。

また、移転予定日ギリギリに送付した場合、相手のメール開封が遅れて、目に留めてもらえない可能性があります。「大切なメールを直前になって送ってくるなんて非常識だ」と言われないよう、早めの準備をおすすめします。

2. オフィス移転の案内メールはテキストメールで送る

近年、メルマガなどではHTMLメールが主流です。しかしビジネスメールを送る際は、テキストメールの方が望ましいでしょう。オフィス移転の案内メールも、テキストメールで送るのが一般的です。HTMLメールは装飾や画像を自由に入れられますが、閲覧環境を選びます。送信先の全てがHTMLメールを快適に読めるとは限りません。相手に余計なストレスを与えないよう、ビジネスではシンプルなテキストメールがマナーに叶っているとされます。

3. 件名は分かりやすく書く

メールを送信する相手は、1日に多量のメールを受け取っている可能性があります。他のメールに埋もれてしまわないよう、移転の案内の件名は簡潔かつ分かりやすいものにしてください。

例えば、以下のような件名がおすすめです。

● オフィス移転のご案内
● 本社移転のお知らせ
● オフィスの移転とそれに伴う休業日のお知らせ
● 【○○会社】オフィス移転のお知らせ

大切なのは、目にした瞬間に「移転の案内メールだな」と分かることです。

オフィス移転の案内メールで必ず入れるべき4つの内容

オフィス移転の案内メールは、知らせたいことを不足なく提示すること、失礼のない文面にすることが大切です。冗長な印象を与えたりぶしつけな印象を持たれたりしないよう、簡潔かつマナーに則って記しましょう。オフィス移転の案内メールで必ず入れておきたい「日頃お世話になっているお礼」「オフィスを移転すること」「オフィス移転の詳細」「今後の抱負・変わらぬお付き合いのお願い」について紹介します。

1. 日頃お世話になっているお礼

先述した通り、正式な通知は本来封書ですべきです。そこをあえてメールで送っている訳ですから、メールの文面はいつもより丁寧に記す必要があります。オフィス移転の案内メールでは、本題に入る前にまず、日頃お世話になっているお礼を伝えましょう。ただし、封書のような時候のあいさつは不要です。

例えば、以下のような言葉で始めてみてはいかがでしょうか。

● 平素よりご愛顧いただき、まことに感謝申し上げます
● 平素より大変お世話になっております
● 平素よりのご愛顧まことにありがとうございます

2. オフィスを移転すること

挨拶文の次は、事務所移転について伝えます。これがメールの主題ですから、分かりやすく簡潔に伝えるのがベターです。見た相手が「移転」という文字に注目するように書きましょう。

例えば、以下のような書き方がおすすめです。

● このたび、弊社は下記の通り移転することとなりました
● 弊社は下記に移転いたします

3. オフィス移転の詳細

新オフィスの情報は、箇条書きにすると視認性がよく、間違いにくくなります。太字にしたり少しフォントサイズを上げてみたりするとより見やすくなるかもしれません。大切な情報ですから、漏らさずに入れ込みましょう。

● 新住所
● 電話番号
● FAX番号
● 新事務所での営業開始日や移転に伴う休業日
● 地図

また、電話やFAXなどが不通になることがあるのなら、そちらについても併せて記載しておいてください。

4. 今後の抱負・変わらぬお付き合いのお願い

必要事項を記載し終わったら、結びの文章が必要です。メールの最後に、新オフィス移転後も変わらないお付き合いを望む旨を記します。

また、今後の業務への抱負や心構えなどを盛り込むのも、読み手には好印象です。より一層心のこもった結びの挨拶にするなら、一言添えてみてはいかがでしょうか。

● オフィス移転を機に、社員一同さらに仕事に邁進する所存です。今後もこれまでと変わらぬご愛顧のほどよろしくお願いいたします
● 今後とも変わらぬお引き立てを賜りますと幸いです。
なお、メールでの挨拶となったことを詫びるなら、次のような一文を付け加えるとよいでしょう。
● 略儀ながら本メールをもちましてご挨拶申し上げます。

オフィス移転の案内メール例文

ここからは、オフィス移転の案内メールの具体的な例文を紹介します。社名や住所、日時などを変更すればそのままテンプレートとして使うことも可能です。ぜひ活用ください。

1. 特定の担当者に送付する場合

株式会社△△
総務部 部長 □□ 太郎様
平素よりお世話になっております。
このたび、令和◯◯年◯◯月◯◯日をもちまして弊社は下記の住所へ移転いたします。
これを機に社員一同さらに専心努力いたしてまいります。今後とも一層のご支援・ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、メールにてご挨拶申し上げます。

【移転先】
郵便番号〒○○○―○○○○
○○県○○市~(新オフィスの住所)
【新電話・FAX番号】
電話番号:○○―○○○○―○○○○
FAX番号:○○―○○○○―○○○○
【新オフィスでの営業開始日や移転に伴う休業日】
○○月○○日

2. 親しみのある文章を添える場合

株式会社△△
○○部 □□ 花子様
このたび弊社は令和◯◯年◯◯月◯◯日をもちまして下記の住所へ移転いたします。
新住所は緑の多い場所に位置し、景色も良好です。どうぞお気軽にお立ち寄りください。
今後とも末永いお付き合いをどうぞよろしくお願い申し上げます。
まずは略儀ながら、ご挨拶とさせていただきます。

【移転先】
郵便番号〒○○○―○○○○
○○県○○市~(新オフィスの住所)

【新電話・FAX番号】
電話番号:○○―○○○○―○○○○
FAX番号:○○―○○○○―○○○○
【新オフィスでの営業開始日や移転に伴う休業日】
○○月○○日

【まとめ】

ビジネスマナーに則ったオフィス移転の案内メールは好印象

オフィス移転の案内メールは、1ヵ月から2週間前までに送ります。取引先も請求書や領収書の送付先を変更するなどの手間がありますから、早めに新住所や電話番号を知らせましょう。

また、メールを送るときはテキストメールにする、BCCで送るなどの配慮が必要です。件名を簡潔に書く、内容を分かりやすく書く、などのビジネスマナーにも注意しましょう。マナーに則った移転の案内メールは、やはり好印象です。今後の取引で不利となることのないよう、言葉の選び方などに注意して、メールを作成しましょう。

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