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徹底解説!オフィス移転時の登記手続き

オフィス移転時の手続き

事業の拡大などによりオフィスを移転したときは、各官公庁へ移転の事実を届け出て登記手続きをする必要があります。オフィス移転をしたときに必要な登記手続きは一般的な引っ越しに比べて非常に複雑なため、何から手を付けたらいいか分からず困っている担当者もいるかもしれません。

この記事では、オフィス移転時に必要となる登記手続きの種類について解説します。移転後スムーズな業務ができるように、あらかじめ確認しておきましょう。

オフィス移転をしたら登記手続きをしよう

オフィスの移転をしたときは、所定の期間内に登記手続きが必要になります。これは、会社法の第九百十六条に「会社がほかの登記所の管轄区域内に移転したときは、2週間以内に移転の登記をしなくてはならない」ことが定められているためです。[注1]

本社や本店が移転して住所が変更になったときに行う登記のことを、「本社移転登記」と呼びます。本来、本社登記の手続きはおもに法務局で行われる「本店・支店移転登記」を指していました。しかし、オフィスの移転で必要となる官公庁における手続きはほかにも存在しているため注意が必要です。

今回は、官公庁で必要となる手続き全般をまとめて紹介します。

[注1]e-GOV|会社法

https://elaws.e-gov.go.jp/document?lawid=417AC0000000086

オフィス移転で必要になる登記手続きの種類

さっそく、オフィス移転で必要になる登記手続きについて見ていきましょう。官公庁で必要となる登記手続きには、8つの種類があります。

1.転居届

転居届は、郵便局に住所変更を届け出る手続きです。郵便物を新しい住所に届けてもらうために必要な手続きなので、できる限り早めに出しておくようにしましょう。手続きは、移転後に最寄りの郵便局で行います。届け出のときは、手続きをした人と企業との関係性が証明できるような身分証明書が必要となるため、必ず持参するようにしてください。

また、このときに提出する郵便物届出変更届の「転居届提出者氏名」欄には、企業の代表者名を記載する必要がある点に注意が必要です。

2.本店・支店移転登記

本店・支店移転登記は、法務局で行う登記手続きです。「本店・支店移転登記申請書」を提出して、登録免許税を支払うことで手続きを行います。別の法務局の管轄内に移転するときは、移転前と移転後の法務局で3万円ずつ(合計6万円)、同じ法務局の管轄内に移転するときは3万円の登録免許税を支払います。[注2]

移転の登記手続きは本店移転後では2週間以内、支店移転後では3週間以内に行う必要があります。以下の書類が必要となるため、あらかじめ用意しておきましょう。[注3]

● 株式会社本店移転登記申請書
● 登記簿謄本
● 印鑑証明
● 株主総会議事録(定款の変更が必要なとき)
● 株主の氏名又は名称,住所及び議決権数等を証する書面
● 取締役会議事録(または取締役の過半数の一致を証する書面)
● 委任状 (代理人のときのみ)

[注2][注3]法務局|株式会社本店移転登記申請書

http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/content/001252661.pdf

3.異動届出書

異動届出書は、法人税を管轄する税務署に提出する書類です。納税に関わることなので、移転後はですぐに手続きをするようにしましょう。ちなみにこの書類は、移転前と移転後両方の管轄税務局に提出する必要があります。手続きをする際は、登記簿謄本と登記事項証明書、必要に応じて定款の写しを持参する必要があります。[注4]

移転をしたとき以外にも、会社名や代表者など企業にかかわる変更があったときは必ず行うようにしてください。

[注4]東京都主税局|『法人設立・設置届出書』 『異動届出書』 届出方法・添付書類について
https://www.tax.metro.tokyo.lg.jp/shomei/houjin/1-1C.pdf

4.健康保険・厚生年金保険適用事務所名称/所在地変更(訂正)届

こちらは、適用事業所がこれまでの年金事務所が管轄する地域外へ移転するときに年金事務所に提出する書類です。移転から5日以内に、変更前の事業所を管轄する年金事務所で手続きを行います。必要となる書類は、以下のとおりです。[注5]

● 健康保険・厚生年金保険適用事業所名称/所在地変更(訂正)届
● 登記簿謄本(法人事業所)
● 事業主の住民票のコピー(個人事業所)
● 公共料金の領収書のコピー(個人事業所)

[注5]日本年金機構|適用事業所の名称・所在地を変更するとき(管轄外の場合)の手続き
https://www.nenkin.go.jp/service/kounen/tekiyo/jigyosho/20141205.html

5.労働保険・所在地等変更届

労働保険・所在地等変更届は、事業者の氏名や住所に変更があったときに労働基準監督署ならびにハローワークで行う手続きです。移転後10日以内に行う必要があり[注6]、届け出をするのは移転先を管轄している労働基準監督署とハローワークです。必要となる書類は各提出先で異なりますが、登記簿謄本と賃貸借契約書写しを持参しておくと安心でしょう。

[注6]厚生労働省|適用事業所についての諸手続き
https://jsite.mhlw.go.jp/aichi-roudoukyoku/var/rev0/0119/0661/3syou.pdf

6.給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書

こちらも、税務署に提出する書類です。給与支払事務を取り扱う事務所の場合は、移転から1ヶ月以内に提出しましょう。提出先は、移転前の事務所の所在地の管轄税務署です。届出書を1部作成のうえ、提出先に持参または送付してください。

7.雇用保険事業主事業所各種変更届

雇用保険事業主事業所各種変更届は雇用保険に関係する書類で、移転から10日以内に移転後のハローワークに提出する必要があります。届け出に必要となる書類は、以下のとおりです。[注7]

● 雇用保険事業主事業所各種変更届
● 登記簿謄本
● 役員会議事録
● 他官庁への提出済書類等変更の事実が確認できる書類
● 印鑑
● 労働保険名称・所在地等変更届の控え

[注7]厚生労働省|雇用保険適用事業所についての諸手続き
https://jsite.mhlw.go.jp/tokushima-roudoukyoku/riyousha_mokuteki_menu/jigyounushi/jigyounushi_jouhou/koyou/koyou02/koyou03.html

8.自動車保管場所証明申請書

社用車を有しているときは、警察署で自動車保管場所証明申請書を提出しましょう。手続きに期限はありませんが、申請を行わないと車両の保有が認められませんので、なるべく早めに手続きをしておくことが望ましいです。

オフィス移転で必要になる登記以外の手続き

オフィス移転をする際は多くの登記手続きが必要になりますが、官公庁への届け出以外にも行っておきたい手続きはいくつかあります。しっかりと手続きをしておかないと業務に支障が出てしまうこともあるため、以下の3つの手続きを必ず行っておきましょう。

1.各種クレジットカード・銀行の手続き

慌ただしい移転手続きのなかで、重要度が低く忘れられてしまいがちなのが各種クレジットカードと銀行の手続きです。事業用の銀行口座とクレジットカードを保有しているときは、必ず住所の変更手続きを行っておきましょう。銀行の登録住所変更は印鑑と通帳、印鑑証明や移転先の住所がわかる書類を求められることがあります。手続きに訪れる際は、持参しておくようにしましょう。

また、法人カードやETCカードを持っているときも、クレジットカード会社ごとに定められた書類の用意が必要になります。余裕を持った準備をしておいてください。

2.インターネットや電話の移転手続き

直接業務に関わる手続きとして忘れてはいけないのが、インターネットや電話の移転手続きです。インターネットや電話の移転はすぐに完了するものではないので、できるだけ早めに準備を始めることが大切です。

とくに電話回線の工事などが必要になるときは、申込みから施工完了までに1ヶ月以上の時間を要することがあります。移転ぎりぎりになって手続きをすると、稼働開始に間に合わないこともあるでしょう。インターネットや電話が使えないと業務に支障が出るため、優先して手続きを進めるようにしましょう。

3.取引先への住所変更通知

各種申請や住所変更手続きが終わったら、取引先への住所変更の通知も行っておきましょう。変更先の住所を通知しないと、発送された契約書や請求書が届かなくなってしまいます。取引先企業における社内システムの変更や契約書の訂正が必要になることもあるため、迷惑をかけないためにもできるだけ早めに通知をすることが重要です。

さらに、企業ホームページや企業案内、名刺に記載のある住所も新しいものに修正することも忘れてはいけません。間違って古いものを取引先に渡してしまわないように気をつけてください。

オフィス移転時に行う登記手続きの注意点

最後に、オフィス移転時に行う登記手続きの注意点について解説します。

1.各支店でも本社移転登記をする

もし支店がある企業の本社が移転したときは、本社の移転登記だけではなく各支店でも移転登記が必要になる点に気をつけましょう。これは、支店を登記するときに本社の所在地の登記も義務付けられているためです。必ず、すべての支店に登記されている本社の所在地を変更するようにしましょう。

なお、各支店の本社移転登記も移転後から2週間以内に行う必要があります。登録免許税も支店ごとにかかることになるため、余裕を持って登記の時間や予算を用意しておくようにしましょう。

2.必要な手続きをリストアップしておく

紹介してきたように、オフィス移転をするときは膨大な手続きが必要です。必要なこととわかっていても、移転作業で忙しくしていると何をすればいいかを忘れてしまい、後から手続き漏れを指摘されてしまう危険性があります。こういった手続きをすべて漏らさずにこなすためには、行うべき手続きをすべてリストアップして管理しておくことが大切です。

もし企業内で手続きの管理が難しい場合は、司法書士やオフィス移転を任せられるサービスの利用がおすすめです。効率的な手続きをご希望の企業は、ぜひ外部サービスへの依頼もご検討ください。

オフィス移転の登記手続きは効率的に行おう!

オフィス移転をすると、法務局や税務署、労働基準監督署などさまざまな官公庁での手続きが必要となります。それぞれの手続きには期限があるため、しっかりとスケジュールを組んで確実に登記手続きを進めていきましょう。

移転時に必要となる手続きは、登記以外にも豊富に存在しています。もしもオフィス移転に関する困りごとに頭を悩ませているのであれば、移転業務を一括で承っているフロンティアコンサルティングまでご相談ください。

オフィス・事務所移転で何かお困りの際は、ぜひフロンティアコンサルティングにご相談ください。
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