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これで完璧!オフィス移転時に必要な各種手続き

オフィス移転時の手続き

オフィスの移転を考える際にはスケジュールの決定、物件探し、引っ越し業者選びのほか、しなければならない各種の手続きがたくさんあります。オフィス移転前に済ませておきたい手続き、オフィス移転後に進めていきたい手続きについて詳しく解説します。

漏れのないように一つひとつ準備を進めていきましょう。

オフィス移転前に必要な4つの手続き

オフィスの解約予告からネットの移転手続きなど、スムーズにオフィスを移転できるよう移転前に以下4つの手続きを行いましょう。

1. オフィスの解約予告

まずはオフィスの解約予告を出します。

解約予告は、一般的に3~6ヵ月前には出します。契約書をきちんと読みビルの管理会社やオーナーに問い合わせて最適な時期に行いましょう。オフィスの契約期間は一般的に2年間ですので、この契約期間が終了するタイミングで解約予告を出すテナントが多いようです。解約予告を一度出すと取り消しはできません。ある程度移転先の物件を押さえてから出すことをおすすめします。

2. オフィスの原状回復

旧オフィスを引き渡す際は、原状回復をしなければなりません。

オフィスの管理会社やオーナーが原状回復工事の手配をしてくれることもありますが、ない場合は自分で工事会社を探す必要があります。引き渡し期日までに原状回復工事を済ませなければならないため、スケジュールを守ってくれる業者を見つけましょう。複数の工事会社に見積もりを依頼して、スピーディーかつ適正価格で工事を請け負ってくれる会社を探します。実際の工事の2ヵ月前くらいから工事会社を探しはじめましょう。

3. インターネットなどの移転

インターネット、電話回線の移転手続きはオフィスの移転前に行います。新しいオフィスの電話回線、インターネット環境についても確認しておきましょう。継続して現在の電話回線、インターネット回線を利用できる場合は移転の手続きを行います。

別の回線に変える必要がある場合は現在の回線をオフィス移転までに解除し、新しい回線を探さなければなりません。入居先が指定する回線がある場合はそれに従いましょう。現在のオフィスで最後までスムーズに仕事ができるように、また新オフィスですぐに仕事ができるように、期日を明確にし、しっかりと伝えておきましょう。

さらにオフィスで使っているプリンターなどをリースしている場合はリース会社への移転連絡も必須です。

4. 銀行の登録情報の変更

銀行の登録情報の変更手続きもオフィス移転前に済ませておきます。また銀行の登録情報の変更とともにクレジットカード情報の変更も必須です。

これらは通帳、届出印、登記事項登録証明書などを持参し、銀行の窓口で直接手続きを行えますが、時間がない、人員が足りないという場合はネットでできることもあります。ネットでの手続きの場合、変更完了までに時間がかかる可能性もあります。余裕を持って手続きを進めておきましょう。

オフィス移転後に必要な7つ手続き

オフィス移転後にすべき手続きを紹介します。早めに済ませておきたい手続き、急を要しない手続きがありますので、優先順位をつけて順番に行いましょう。

1. 労働基準監督署:保険関連の変更

まずは労働基準監督署で保険関連の変更手続きを行います。

新オフィスの「所在地変更届」を提出します。労災保険と雇用保険を一緒にしている事業所、労災保険と雇用保険と別にしている事業所では申請場所が異なります。多くのオフィスは労災保険と雇用保険が一体化していますが、林業や建築業はこれに該当しないこともありますので注意しましょう。これらの手続きはオフィス移転から10日以内に済ませなければならず、優先順位は高いです。

2. ハローワーク:雇用保険事業主事業所各種変更届を提出

ハローワークには「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出します。

この際に労働基準監督署に提出した書類の控えも提出しなければなりません移転前に済ませた場合は書類をなくさないようにしてください。移転後に手続きをする場合は、さきに労働基準監督署での手続きを済ませる必要があります。

ハローワークへの申請期限は、移転後10日以内です。

3. 都道府県税事務所:事業開始等申告書を提出

都道府県税事務所に、「事業開始等申告書」を移転後すぐに提出しなければなりません。移転によってオフィスの所在地の都道府県が変わる場合は双方の都道府県税事務所に提出します。管轄によって期限や書類の内容が変わりますので、事前に確認しておく必要があります。

4. 法務局:本店・支店移転登記申請書を提出

本店・支店を移転した場合、法務局へ移転の手続きを行います。

本店を移転した場合は「本店移転登記申請書」を、移転後2週間以内に提出します。支店の場合は「支店移転登記申請書」を移転後3週間以内に提出します。提出までの締め切り期間が違うので十分に注意しましょう。

5. 税務署:異動届出書と給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書を提出

税務署には、「異動届出書」と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」の2種類の届け出書を提出しなければなりません。異動届出書はオフィス移転後すぐ、給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書はオフィス移転後1ヵ月以内です。

それぞれに期限は違いますが、漏れのないようにまとめて提出することをおすすめします。税務署への申請は、インターネットでも可能です。

6. 郵便局:転居届を出す

「移転届」は、旧オフィス宛ての荷物を新オフィスに届けてもらうために必要な届出です。

移転後早めに申請すべきですが、期日などはないため必須の手続きが終わってからでもよいでしょう。郵便局の窓口で直接手続きできますが、インターネットでも簡単に手続きを済ませられます。

7. 取引先へ連絡する

こちらも必須ではありませんが、マナーとして取引先には移転の連絡をしましょう。

メール、手紙、電話などさまざまな方法があります。時間がかからない、取引先を手間取らせない方法を考えたうえで移転先を伝えます。

オフィス移転代行サービスの利用がおすすめ

オフィスの移転には物件探し以外にも行うべきことは多くあります。そのなかでも各種の手続きは複雑で期間も決められており、通常業務を行いながらの作業は非常に煩わしいでしょう。

そこで役に立つのがオフィス移転代行サービスです。オフィス移転代行サービスは引っ越し業務や物件の紹介、内装工事、原状回復工事、各種手続きなど、オフィス移転に関わることを代行してくれるサービスです。不動産会社や引っ越し業者など複数のやりとりをする必要がなく、複雑な手続きなどもミスなく代行してくれます。

通常業務が忙しく引っ越しの準備ができない、初めてのオフィス移転でわからないことだらけという方は、ぜひオフィス移転代行サービスの利用も検討してみてください。オフィス移転代行サービスのサービス内容やメリットを4つ紹介いたします。

1. 各種手続きを代行してくれる

オフィス移転前後に必要な手続きを代行してくれるというメリットがあります。さまざまな書類をそろえなければならない、役所に出かけなければならないといった面倒なことを一括して引き受けてくれるので、通常業務に支障が出にくいでしょう。

オフィス移転代行業者には、オフィス移転手続きの知識と経験が豊富なスタッフが在籍するため、書類に不備があり何度も突き返されるというストレスからも解放されます。書類についての相談ができるのもメリットです。

2. オフィス移転のスケジュールを立ててくれる

オフィス移転は、実際の引っ越しの1年以上前から計画する会社もあります。物件選びや解約予告、引っ越し業者選びなどしなければならないことは山ほどあり、スケジュールを立てることは重要です。

オフィス移転の経験がないままにスケジュールを決めるとスムーズにいかない可能性もあります。オフィス移転代行サービスを利用すれば、適切なスケジュールを提案してくれます。次に何をすればよいのかわかるため、スムーズな作業が可能です。

3. 内装工事や原状回復工事をしてくれる

新オフィスの内装、レイアウト、旧オフィスの原状回復にも適切な業者を紹介してくれます。

オフィス移転代行サービスを利用しない場合は内装会社、原状回復会社は別々に探してそれぞれとやり取りをしなければなりません。理想の新オフィスで働きたい、原状回復工事会社を探すのが面倒という方にもオフィス移転代行サービスはおすすめです。

4. 引っ越し作業をスムーズにしてくれる

オフィス移転代行サービスは引っ越し前のスケジュール管理や各種手続きだけでなく、引っ越し当日の作業もサポートしてくれます。引っ越し業者を探す手間も省け、オフィスの移転に特化した引っ越し業者を派遣してくれます。新オフィスで通常業務ができるよう、スムーズに引っ越しを完了できます。旧オフィスの引き渡しなどについても的確にアドバイスしてくれます。

オフィス移転時に各種手続きを忘れずに!

オフィス移転の際に必要な手続きについて紹介しました。

簡単なものから時間がかかるもの、ほかの手続きの際に受け取った書類も一緒に提出しなければならないものなど、オフィス移転時にはさまざまな手続きが必要です。どれか一つでも漏れているとスムーズに業務ができなくなる可能性もあります。期日のあるものはとくに早めに済ませましょう。面倒な手続きを代行してくれるオフィス移転代行サービスの利用もおすすめです。

オフィス・事務所移転で何かお困りの際は、ぜひフロンティアコンサルティングにご相談ください。
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