メールアイコン
コラム Column

Column

コラム

オフィスデザインホーム >  コラム > オフィス移転の費用は経費で落とせるの?

オフィス移転の費用は経費で落とせるの?

オフィス移転の費用を経費で

オフィスの移転にかかる費用は、例えば資材の購入や設備の導入といった、自社のサービスや業務などに使う通常の経費とは異なります。そのため、経費処理に迷ってしまう場合があるかもしれません。

しかしオフィスの移転は事業を営むために行うものであり、当然ながら会社の経費として処理することが可能です。ただ1点頭に入れておきたいのは、費用の種類に応じて取り扱いが変わるという部分です。

そこで今回は、各費用に関する具体的な計上方法について解説していきます。すでにオフィスの移転を控えている場合には、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転費用の中には経費にできないものがある

オフィスの移転は事業に関わるものなので、もちろん諸々の費用は経費として取り扱えます。しかし注意が必要なのは、それぞれの費用の処理方法です。

オフィスの移転には、単純な引っ越し代だけでなく、各種工事の料金や物件関連の費用などさまざまな種類のコストがかかります。中には税法上のルールにより、経費として一括で計上できないものもあります。

オフィスの移転の際には、まとまった金額が動くことになるので、できるだけ支出した分は経費で落としたいものでしょう。ただしきちんと正確に処理されていない場合には、税務調査などで追加の税徴収が発生してしまうこともあります。

少しややこしく感じる部分もあるかもしれませんが、しっかりと各種費用の処理方法は確認しておいたほうが良いでしょう。

経費にできるオフィスの移転費用5つ

ここでは、オフィスの移転時のそれぞれの費用について、具体的な計上方法を解説していきます。

1.仲介手数料

移転先の物件を選ぶ際の仲介手数料は、事業に必要な不動産の取得費用として、きちんと経費として計上することが可能です。

ちなみに勘定科目は「支払手数料」として処理します。仲介手数料に関して、通常の経費と通常の取り扱いとなるので、シンプルに考えて問題ありません。

2.専門業者への依頼費用

オフィス移転の作業には、荷物の搬出・搬入や通信関連の移設など、各分野の専門業者に依頼する必要があります。当然ながら、そうした外注費も、経費にすることが可能です。

直接的に営業に関わるものではないので取り扱いに困るかもしれませんが、すべて「雑費」として計上できます。ただしまとめて「雑費」としてしまうと、あとから見直した際に何に使われた費用なのか分かりにくくなってしまうため、きちんと摘要のメモを残しておくと良いでしょう。

また1点だけ注意しておかなければならないのは、移転先における内装工事の料金です。同じように専門の施工業者に発注することになりますが、移転先の内装は「資産」として事業者の手元に残るものとされるので、経費では落とせません。

また、詳しくは後述しますが、内装にかかったコストは減価償却していくことになるので、ほかの専門業者に対する費用と混同しないように気をつけましょう。

3.原状回復工事費

オフィス移転の際は基本的に、退去する物件の内装を元の状態に戻す原状回復が求められます。もちろんこの原状回復工事の費用も経費にでき、会計上では「修繕費」として取り扱うことが可能です。

なお、場合によって原状回復は、借主に代わって貸主が入居時の敷金・保証金などを使って行うこともあります。

後ほど詳しく解説しますが、敷金・保証金などは貸主に対する「預け金」となり、原則は借主に返還されるものです。そのため敷金・保証金などが原状回復工事の費用に充てられた場合、返還されてきた金額との差額が「修繕費」となります。

4.不用品を廃棄する費用

もし移転先には運ばずに廃棄したいものがあれば、処分にかかる費用も経費として処理できます。なお廃棄処分代についても、引っ越し業者に依頼するなどと同様に「雑費」として計上して問題ありません。

ちなみにパソコンやオフィス家具といった固定資産になっているものに関しては、通常の廃棄とは異なるので要注意です。固定資産の処分にかかる費用は「固定資産除却損」として処理します。

税務調査の際に正しく処分した証拠をしっかりと示せるよう、廃棄証明書を取っておくようにしましょう。

5.移転に際する諸費用

オフィスを移転する際には、荷物を動かすなどの物理的な作業だけでなく、さまざまな準備が欠かせません。例えば住所変更に伴い、名刺や封筒といった社内印刷物を新たに作り直す場合には、その製作費用も経費に計上できます。

そのほか取引先や関係各所に対する事務所移転の通知を出すのにかかるコストも、当然経費で落とすことが可能です。

また上記のような手続き関連の費用に加えて、移転先の近隣の方々に向けたご挨拶や、社内メンバーの慰労などに使うものも経費にできます。

いずれにしても「雑費」として取り扱うことができますが、合計金額には注意が必要です。あくまで「雑費」は臨時的な支出に使われるものであり「社会通念上妥当」と考えられる金額しか認められません。

あまりに高額であったり不適切な用途であったりする場合には使えないので、常識の範囲内で経費にするようにしましょう。

資産として計上するオフィスの移転費用

ここまではオフィス移転時にかかった経費として一括で計上できる費用について解説してきましたが、中には移転によって得られる「資産」とみなして償却していくものもあります。

ここからは、具体的にどのような処理がされるのか見ていきましょう。

1.敷金・保証金など

先ほど原状回復工事の項目にも出てきましたが、敷金・保証金等というのは貸主に対するいわゆる担保であり、基本的には預け金です。そのため契約終了時などに全額返還される場合には「差入保証金」として資産に計上します。

また敷金・保証金等は物件によって規定が異なっており、例えば契約時に何割かは返還がないことが定められている場合も少なくありません。その際には返還されない金額分は繰延資産となり「長期前払費用」として償却していきます。

なお償却期間は原則5年ですが、契約期間が5年未満で契約更新に別途費用がかかる場合には、最初の契約年数内にて返還されない分を償却します。

そのほかにも、3年以内で契約終了なら○割・契約年数5年を超えたら○割、というように契約年数に応じて返還されない金額が変動するケースもあります。この場合は返還されない金額が確定した時点から、長期前払費用として償却することが可能です。いずれも計上方法は、月割で均等に償却していきます。

ちなみに敷金・報奨金などが返還された際には、もともと自社の資産として取り扱われているものなので、収入として計上する必要はありません。

2.礼金

礼金というのは、名前のとおり貸主に対する「お礼」として支払うものであり、物件という「資産」を得るための費用です。そのため敷金・保証金などと同じように資産として計上されますが、礼金に関しては返還されることがないため、すべて繰延資産として取り扱われ、勘定科目は「長期前払費用」となります。

基本的には返還されない敷金・保証金などと同様の取り扱いで償却していきますが、もし退去する際に礼金の残高がある場合には、その時点で一括計上が可能です。

また礼金と敷金・保証金等の長期前払費用の合計額が20万円未満となる少額の繰延資産については、例外的に一括計上ができます。ただし各契約における繰延資産の合計なので、例え「礼金のみ」で20万円未満であっても、少額の償却には該当しないため注意が必要です。

3.内装工事費

こちらも前述にある専門業者への依頼費用の項目で少し触れていますが、内装工事費は、その建物に対する資産が増えると考えられています。

ただし電気・衛生・空調といった「建物付属設備」は例外とされており、今回の内装工事費に該当するのは例えば新しく仕切りを作るなど、建物内の造作そのものを変える施工です。

こうした資産に該当する内装工事費は減価償却として計上していくことになりますが、耐用年数の取り扱いが非常に難しいので注意が必要です。まずは物件が自己所有か賃貸かで処理が異なります。

内装工事費の耐用年数は、自己所有の物件であれば建物自体の耐用年数と同じです。一方で賃貸物件の場合、期間限定の賃借かつ有益費や買取の請求ができないものに関しては、契約期間が耐用年数となります。

しかし通常の更新ができる賃貸物件は、用途・材質などを考慮のうえで「合理的に見積もった期間」が耐用年数となり、一概に何年という決まりがありません。

一般的には10~15年とされていますが、判断が難しい場合には税理士など専門家に相談するほうが無難でしょう。

的確に経費処理を行って税金対策をしよう

オフィスの移転は時間もコストもかかる、いわば社内における一大プロジェクトです。

オフィスの移転にあたっては、顧客の獲得や働きやすい環境に移ることでの従業員の定着など、企業によってさまざまな目的があります。いずれにしても、企業にとって重要な投資と考えられます。

そして、大きなお金が動く際には、適切な会計処理による税金対策が欠かせません。オフィスの移転においては、多くの費用を「雑費」として計上できますが、新しい物件を得るという意味では「資産」が増えるということにもなるでしょう。

資産に関しては、単純に一括経費になるものではありません。税務調査で困らないためにも、どの費用がどんな処理方法にあたるのか、事前にしっかりと確認しておくことが大切です。

オフィス・事務所移転で何かお困りの際は、ぜひフロンティアコンサルティングにご相談ください。
オフィス・事務所の仲介・設計デザイン・レイアウトの作成、内装工事の実施、PM・CM業務から
什器オフィス家具手配、引っ越しまで、お客様に合ったベストなトータルソリューションをご提供いたします。
お問い合わせはこちら>

Result / このカテゴリの実績紹介

Service / サービス一覧

More


ページトップへ