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オフィス移転、費用を見積もる際のチェックポイント

オフィス移転の見積書

オフィスの移転時にはまとまった金額が動くものですが、より適切な予算を組むためにも、まずは必要な業者から見積もりを取らなければなりません。なるべく余分な支出をなくして全体のコストを抑えるには、各見積もりの内容を十分に確認することが不可欠です。

そこで本記事では、オフィスの移転における見積もりの取り方について、特に気をつけておきたいポイントをご紹介していきます。

オフィスに移転に掛かるのは大まかに分けて5種類

それではまず見積もりを取る前の準備として、オフィスの移転にはどのような費用が掛かるのか見ていきましょう。

不動産関連費用

見積もりしてもらうものではありませんが、オフィスの移転に掛かる費用としては大きい部分です。敷金・保証金などや礼金などは、当然ですが物件によって異なるので、初期費用を抑えるためにもきちんと確認しておくのがおすすめです。

レイアウト・設計費

新しいオフィスを作り出すには、移転先における具体的なレイアウトを固めておかなければなりません。もちろん自社内でイメージを作ってデザインする方法もありますが、電気関連の配線などをはじめ、各分野の専門知識をもって設計する必要があります。ただ単純なイメージだけでレイアウトの計画をしてしまうと、移転先の物件では実現できないアイデアになってしまう可能性が高いです。

移転先におけるレイアウトや設計は、専門の業者に依頼することになるため、オフィス移転に掛かる費用の重要な要素として頭に入れておきましょう。なおレイアウトや設計については、次の項目にある内装工事と一括して依頼できるケースが多々あります。新オフィスにおける空間デザインの進め方も事前に検討しておくと良いでしょう。

内装工事費

先ほどの項目にもあるような、移転先におけるレイアウトを実現するには、内装工事が欠かせません。また仕切りを立てて部署ごとのスペースを作る・床や天井といった内部造作を施す・空調設備を設置するなど、新オフィスのイメージよって施工内容も大きく変わってくるでしょう。

もちろん担当する業者や工事の中身に応じて費用の差が出てくるので、きちんと見積もりを取って検討することでコストの軽減につながります。内装工事費も、オフィスの移転に掛かる費用としては大きく影響してくる部分のため、事前にしっかりと確認しておく必要があります。

設備・オフィス家具などの移設費

一般家庭における引っ越しと同じように、オフィス移転の際にも、荷物の搬出や搬入は専門業者に依頼するケースがほとんどでしょう。その際には費用を抑える意味ではもちろん、業者側にどの程度の作業まで依頼できるのか確認しておくと無難です。

各業者によって対応している領域や作業員の数も違ってくるため、オフィス移転のスケジューリングにも関係してきます。なおかつ毎日の業務に直接関係するオフィス家具や重要書類などを運んでもらうことになるので、値段だけで判断してしまうのは危険です。作業後に不備が発覚するといったトラブルが生じる可能性を考えると、見積もりを取ると同時に、サービス内容に関しても十分にチェックしておくことをおすすめします。

不用品の処分費

デスクやロッカーといった家具類などを処分していく場合には、当然ですが廃棄の費用が掛かります。さらに注意が必要なのは、基本的にオフィスで使われていた大型品は産業廃棄物に分類されるため、通常の粗大ごみとして出すことはできません。自治体に依頼したり自社で専用の処理場まで運んだりといった方法もありますが、いずれにしても運搬の手配が必要です。

そのため原則これらの処分品は、「産業廃棄物処理業」の許可を得ている専門業者に依頼すると考えておいたほうが無難でしょう。中には買取に対応している業者もあるので、予算を重視するのであれば、不用品回収の具体的なサービス内容まで考慮して依頼先を選定すると良いでしょう。

原状回復工事費

基本的にオフィスの賃貸においては、退去時の原状回復は借主の義務とされています。中には入居時の敷金・保証金などから費用を差し引き、貸主が代理となって対応するケースもありますが、物件によって契約形態は異なるため、移転が決まった時点で確認しておきましょう。

もちろん原状回復工事についても、専門の業者に依頼することになるため、きちんと見積もりを取って費用の確認をしておく必要があります。

低コストにつながる見積もりの取り方3選

ここまでには、大まかにどんな方面から見積もりを取るべきか解説してきましたが、次からは実際に見積もりをもらう際に注意したいポイントをご紹介します。

複数業者から相見積もりを取る

基本中の基本ではありますが、できるだけコストを抑えるには各方面において何社か候補を挙げた上で見積もりしてもらい、それぞれを比較・検討する必要があります。業者ごとにサービス内容は異なりますし、当然ながら各社の対応領域や得意分野によって料金は変動するものです。

また、値段は安いけど希望の条件に合わない・サービスは充実しているけど余分な作業が多いなど、実際の見積もり内容を見てみないことには判断できない部分も少なくありません。さらに複数の業者から見積もりを取っておくことで、値段交渉の資料として使い、値引きができる場合もあります。サービス内容の確認と費用削減のためにも、なるべく相見積もりを取るようにしておきましょう。

各見積もりの明細を十分に確認する

前の項目にもあるように、見積もりの詳細は各社のサービス内容の確認にもつながります。ここで必ず押さえておきたいポイントとしては、見積もりの各項目が細かく記載されているかという点。例えば「作業一式」というように、はっきりとした明細が分からない場合には注意が必要です。

このような見積もり内容では、何にどれくらいの費用が掛かっているのか不明確な上に、きちんとこちらの意向に沿って算出された金額なのか判断できません。もしかすると依頼していない余分なサービスが付けられていたり、その逆に作業後になって追加料金を請求されたりする可能性もあります。「この作業は削ってほしい」などの要望をしっかりと伝えるためにも、各見積もりの明細は十分に把握して理解しておくのがベストです。

今までの実績も同時にチェックする

自社の要望に適した業者に依頼する意味でも、見積もりを取るのと同時に、今までの実績も確認しておくのがおすすめです。例えば自社から依頼したい内容が、その業者にとっては対応領域外となっており、外注する分だけ値段が割高になっているケースも少なくありません。こちらの要望と業者の得意分野が合致していれば余計な費用が掛かることもないため、見積もりを取る際には、その依頼先の特徴まで見極めておくと良いでしょう。

各専門業者から見積もりを取る際の注意点

以下からは見積もりを取る際、業者の種類ごとに気をつけたい部分について詳しく解説していきます。

内装工事業者

内装工事の主な見積もり項目としては、仮設・軽鉄・内装・建具・パーティション・表装・各種設備の7つです。きちんと必要な施工が過不足なく行われることを確認するためにも、それぞれの明細は十分に確認しておきましょう。そのほかにも「雑工事」「作業費」といった項目がある場合もありますが、こうした部分については、具体的にどの作業を指しているのか明確にしておくのがベストです。

また内装工事においては、例えば床材や建具の種類を変えたり、レイアウトを変更したりすることでコストが抑えられる場合があります。もし少しでも費用を軽減したい際には、見積もりを出してもらった後に各業者へ相談するのも1つの手です。

引っ越し業者

引っ越し業者に関しては、特に各社で作業内容に差があるので、どこまで自社内で作業するのか・どの部分を依頼するのか、事前にきちんと線引きをした上で見積もりを確認する必要があります。当日の作業員の数やオフィス家具・設備の運搬方法なども、見積もりで提示された内容が自社のオフィス移転の規模に適しているか、十分に検討しておきましょう。

なお引っ越しにおいては見積もりの段階で多少の余剰がないと、当日になって荷物がトラックに積みきれない、といったトラブルにつながる可能性があります。そうなると追加料金が発生してしまうので、引っ越しの見積もりをする場合には、不足がないように依頼するのがベストです。

不用品回収業者

先ほども出てきたように、オフィスにおける不用品の取り扱いにはいくつかのルールがあります。そのためまずは、依頼先が正規の業者か確認するのが大前提です。

単純に廃棄するのであれば正しい事業許認可を受けているかどうか、また買取も検討しているのであれば古物商許可証があるかどうか、違法な業者を選ばないためにもきちんとチェックします。その上で各社の見積もりの明細を把握し、自社の依頼に適しているのか判断しましょう。処分金額に関しては、ごみの重さなのか数量なのか、業者ごとに算出方法が異なります。

例えば不用品回収のパッケージプランがあっても、本来なら単体ずつで依頼したほうが安くなるといったケースもあるので、十分に詳細を見ておきましょう。

原状回復工事業者

原状回復工事においては、退去した物件ごとに業者が指定されているケースが多々あるので、まずは契約書の確認をしてから手配を始めます。その上で適切な見積もりかチェックするために見ておきたいのが、本当に必要な工事だけがされているかどうかです。

中には借主の責任にはならない共用部分が含まれていたり、原状回復ではなく物件の質を上げるための工事がされていたりといったケースもあります。余計な費用が加算されている場合もあるので、正しい施工内容であるか、見積もりの明細は十分に理解する必要があるでしょう。

より誠実な見積もりの業者に依頼してコスト削減に

オフィスの移転にはさまざまな費用が掛かりますが、見積もりの際に押さえておくべきポイントを把握しておくことは、値段交渉による値引きや適切な業者選びにつながります。

なお弊社フロンティアコンサルティングでは、オフィスのコンセプト設計から各種工事、引っ越しまで、一貫して対応できる社内体制による低価格でのサービス提供が可能です。各業者に手配する時間が取れないといった場合には、ぜひ一度ご相談ください。

オフィス・事務所移転で何かお困りの際は、ぜひフロンティアコンサルティングにご相談ください。
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