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オフィス移転で発生した費用はどうやって会計処理するの?

オフィス移転時の会計処理

オフィス移転においては、引越しに関する実務面ももちろん大変ですが、その際に発生する費用をどのように処理すべきか、という経理面も非常に大変です。

会計処理を間違えると税金を必要以上に支払わなければならなくなったり、書類を作成しなおさなければならなくなったりする可能性があるため、適切な処理をきちんと把握しておく必要があります。

本記事では、オフィスの移転に伴う引越し費用の会計処理の方法や、引越し費用以外に発生するさまざまな費用をどのように会計処理するかなどについて、解説します。

オフィス移転の費用は「雑費」として会計処理するのが一般的

オフィスの移転に伴う引越しの費用は、「雑費」として会計処理するのが一般的です。

雑費は、他の勘定科目に当てはめることが難しい臨時の出費に適用される勘定科目ですが、「社会通念上妥当な金額である」と判断された場合でなければ適用できません。

そのため、周辺の引越し費用の相場に関してはきちんと把握しておく必要があります。

「支払手数料」や「荷造運賃」なども可

ある出費に適用される勘定科目の種類は、必ずしもひとつと決められるわけではなく、出費に対して適用される可能性のある勘定科目の候補が、複数ある場合もあります。

そのため先ほど、オフィスの移転に伴う引越しの費用は「雑費」として会計処理することが多いとお伝えしましたが、「雑費」ではなく「支払手数料」や「荷造運賃」などの勘定科目を用いることも可能です。

ただ、一度利用した勘定科目についてはその後使い続ける必要があるので、前回のオフィス移転では引越し費用を「雑費」で処理したが、今回は「荷造運賃」で処理するといったことができないことには、注意しておきましょう。

旧オフィスに関わる会計処理

オフィスを移転する際には、オフィス間の引越し費用だけでなく、旧オフィスと新オフィスそれぞれに関わる出費についても、会計処理しなければなりません。

まずは旧オフィスに関わる会計処理について、説明します。

原状回復費用は「修繕費」として計上

オフィスを退去する際には、内装を入居時の状態に戻すための「原状回復」を行わなければなりません。その際に必要な原状回復費用に関しては、「修繕費」として計上することが多くなります。

ただ、オフィスに入居する際に敷金を支払っており、その敷金から原状回復費用が差し引かれる場合は、帳簿の借方に修繕費、貸方に敷金もしくは差入保証金の勘定科目を使って処理するのが一般的です。

敷金を支払ったかどうか、敷金から原状回復費用が捻出できるかどうかによって、会計処理の内容が異なる点には注意が必要です。

廃棄処分した固定資産については「固定資産除却損」として経理処理

旧オフィスでは使っていたものの、新オフィスには持っていかないような電子機器や備品などがある場合は、それらを廃棄処理しなければなりません。

廃棄処分した固定資産については、「固定資産除却損」として経理処理することになります。この場合、「損失」という扱いにはなるものの、実際に支出を伴っているわけではありません。

後に税務調査を受ける可能性があることなどを考えると、廃棄業者に依頼して廃棄証明書を発行してもらっておくのがおすすめです。

新オフィスに関わる会計処理

続いては新オフィスに関わる会計処理について、説明します。

保証金や敷金は資産として扱われる

新しいオフィスに入居するにあたっては保証金や敷金を支払う必要がありますが、こういった費用はいったん支払ってから、後々返還されるものです。そのため、経理上では資産として扱うのが一般的です。

ただし保証金や敷金と同じタイミングで支払うことの多い礼金に関しては、後々返還されるものではないので、20万円以上の場合は通常は5年間の均等償却で、「長期前払い費用」の勘定科目で経費計上します。

礼金が20万円未満の場合は、「地代家賃」科目として一括償却します。

内装工事費は減価償却が可能

新オフィスの内装工事を行う場合、その費用に関しては減価償却が可能です。

内装工事の種類によって減価償却の期間は異なり、床や壁といったオフィスの内装工事であれば建物工事になりますが、鉄筋コンクリートのような丈夫な建物であれば40~50年程度の耐用年数があると考えられるので、その期間で減価償却を行います。

ただ、壁紙を張り替えたり空調設備を整えたりといった内装工事の場合、耐用年数が40~50年程度もあるとは考えにくいので、10年~15年程度で減価償却を行うことになります。

賃借期間が定められており、それ以降の更新ができないことがあらかじめ定められている場合は、その賃借期間を耐用年数と考えることが可能です。

たとえば、内装工事に280万円かかった場合、本来の適正な期間である10年間で減価償却を行う場合は、1年間に28万円ずつ計上することになります。

しかし賃借期間があらかじめ7年と決められている場合は、その7年を耐用年数として計算して、1年間に40万円ずつ計上します。

このあたりの細かい処理はオフィス契約の内容によりますので、それぞれの会社の状況に応じて適切な処理を行いましょう。

オフィス移転に関するその他の費用の会計処理

ここまで引越し費用や原状回復費用などの会計処理について説明してきましたが、オフィス移転の際に必要になる費用に関しては、他にもいろいろなものがあります。

以下では、ここまで触れてきていない費用の中で主だったものをどのように会計処理するかについて、説明します。

不動産会社への仲介手数料は「雑費」もしくは「支払手数料」

新しいオフィスを契約する際には、仲介をしてくれた不動産会社に仲介手数料を支払う必要がありますが、この仲介手数料は「支払手数料」として計上できます。

また、オフィスの移転が定期的に行われることではないことを考慮に入れると、オフィスの移転に伴う引越しの費用と同様に「雑費」として処理してもかまいません。

取引先などにオフィス移転の案内を送付するための費用は「広告宣伝費」

オフィスを移転した場合は、取引先や顧客宛にオフィス移転の案内状を文書で送付しますが、この送付にかかる費用は「広告宣伝費」として計上することができます。

案内状は送付するときだけでなく、印刷するときにも費用が発生しますが、その印刷費も広告宣伝費としてまとめて処理するのが一般的です。

オフィス移転に伴い慰労会などを行う場合の費用は「福利厚生」

オフィス移転は一大イベントであり、移転業務においては社員の力を借りることも多々あります。

そのため、移転完了後に社員を労ったり改めて社員の気持ちを鼓舞したりするために慰労会などを行う場合がありますが、その際の費用は「福利厚生」の勘定科目で会計処理します。

なお、社員のみが参加する会の場合は上述したような処理でOKですが、新オフィスに顧客や得意先を招いてパーティーなどを開く場合もあります。

その場合は福利厚生ではなく、「交際費」の勘定科目で処理しなければならない点には注意しておきましょう。

社員の引越し代を会社が支払う場合は「福利厚生」や「荷造運賃」

オフィスが移転したことによって通勤が困難になる社員が発生した場合、その社員は引越しをせざるを得なくなります。この引越し費用は会社が負担する場合は、「福利厚生」や「荷造運賃」で会計処理します。

なお引越し費用に関しては社員に実費を負担してもらい、その分の金額を転勤手当として後に給料と一緒に支給する形を取ってもかまわず、その場合は特別な会計処理は必要ありません。

オフィス移転で発生するさまざまな費用を適切に会計処理しよう

オフィス移転は会社にとって大きなイベントのひとつですが、経理担当にとってはさまざまな出費を伴う手のかかるイベントでもあります。それぞれの出費について適切な処理を行わなければ、再度処理が必要になって二度手間になったり、税金面で損をしたりしてしまう可能性があります。

オフィス移転を不安なく行えるように、オフィス移転時に発生する出費の適切な会計処理を把握しておきましょう。

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