メールアイコン
コラム Column

Column

コラム

オフィスデザインホーム >  コラム > オフィス移転にかかる期間の目安はどのくらい?

オフィス移転にかかる期間の目安はどのくらい?

オフィス移転にかかる期間

オフィスの移転には、漠然とかなりの時間がかかりそうといったイメージはあっても、具体的に何をどのように進めていくべきか分からないという方もいるかもしれません。

そこで本記事では、オフィス移転の全体像をはじめ、移転作業の進め方・物件選びやレイアウト設計の方法・工事手配の仕方などについて、それぞれにどれくらいの期間が必要なのか詳しくご紹介していきます。

オフィス移転の準備から完了までの大まかな流れ

まずはオフィス移転を考え始めてから実際に完了するまでに、全体としてどれくらいの期間がかかるのか見ていきます。

オフィスの規模や各企業の要望などによって差は出てきますが、平均的には少なくとも8ヵ月~1年前から本格始動するのが無難です。オフィスのデザインや内装工事にかかるのが2ヵ月~5ヵ月程度で、現物件の解約通知は3ヵ月~6ヵ月前までには済ませておかなければなりません。

こうした点を考慮したうえで、より自社に適した物件選びやレイアウト設計といった準備にもしっかりと時間を割くためには、余裕のあるスケジューリングが不可欠です。

さらに上記のほかにも、オフィスの移転にはさまざまな手続きや計画が求められます。そこで以下からは、だいたいの時系列に沿って、オフィス移転に向けてやるべきことを解説していきます。

移転作業に入るまでに必要な準備

オフィス移転の目的は各企業によって異なりますが、現状を改善させる結果にしたいという希望があるのはどこも同じでしょう。オフィスの移転をただの引っ越しで終わらせてしまわないためにも、入念な準備から始めるのがベストです。

具体的に、いつまでに何をすべきかご紹介します。

スケジュールの設定・物件選定(1年前~)

オフィス移転の第一歩は、スケジュールの設定です。まずは社内にてオフィス移転を仕切る担当チームなどを設置し、今後の方針を決定します。たとえば物件を選ぶにしても、何のために移転するのかによって、必要な条件は大きく異なるでしょう。

オフィス移転をきちんと成功させられるよう、「〇月までに移転の目的を明確にする」「〇月までに物件の希望条件を決める」など、細かく計画を立てて各処理を進めていくのがおすすめです。

そして方向性が固まってきたら、物件の選定に入ります。選び方のポイントは、移転することでどのような結果を得たいのかという点です。もちろん費用や規模といった条件も欠かせませんが、それ以外にも考慮すべき部分は多々あります。

たとえば「顧客に対するフットワークを軽くしたい」「従業員の通勤の便を良くして定着させたい」などの場合には、立地や交通アクセスの優先順位が高くなるでしょう。また「オフィスをとおして企業ブランディングをしたい」というケースでは、オフィスの外観や移転先エリアの雰囲気などを重視することになります。たとえば、若者が集まる街や古くからの伝統が息づく街といったように、企業のイメージと重なり合う地域にオフィスを構えるのも、ブランディングとして効果が期待できます。

オフィスの移転に失敗しないためには、ここまでに説明した初動が大切です。このようにしっかりとコンセプトを決めてベストな物件を探し出すには、だいたい1年ほど前から動き始めるとよいでしょう。

なお、物件が決まった後には、次の項目で解説する各種手続きをしなければなりません。できれば半年前くらいまでには、移転先を決定する必要があります。

解約と入居に関する手続き(~6ヵ月前)

新たなオフィスの行き先が決まったら、入居の申込と契約の締結を進めていきます。入居にあたっては預託金の支払いが発生するので、資金の用意もしておきましょう。

同時に、現物件を退去する手続きも忘れてはいけません。賃貸物件を出るには解約予告通知が必要なため、希望する日にきちんと退去できるように準備します。

解約予告通知の時期は6ヵ月前とされているのが一般的ですが、各物件によって違いがあります。早期の段階で連絡しなければならないケースも考えられるので、オフィスの移転に向けた準備を始める最初のうちに契約書を確認しておくことをおすすめします。

オフィス家具や通信関連の移設準備(5~4ヵ月前)

デスクやラックといったオフィス家具をはじめ、複合機・パソコン・電話といった通信関連機器の移動には、基本は業者の手を借りることになります。また、会議室や応接室といった新オフィスにおける各種スペースも作っていかなければならないので、内装工事の手配も必要です。

まずは、各分野の専門業者の依頼先を決めなければなりません。引っ越し・電気工事・内装というように、それぞれで相見積もりを取って比較しつつ、サービス内容もじっくりとチェックしながら検討していきます。OA機器をリースしている場合は、リース会社や代理店などに連絡し、移設方法について確認しておきましょう。そのほかネット関連の手続きも一緒に進めておくと無難です。

同時に、新オフィスの細かなレイアウトプランも少しずつ作成していきます。依頼する業者が決まれば、相談しながら具体的なレイアウト案を作っていくのがおすすめです。その後の施工や手続きの時間を考えると、4ヵ月ほど前までには、移設に向けた準備を済ませておきます。

一方、不動産選定から移転、原状回復工事まで、オフィス移転に関わる作業をPM(プロジェクトマネジメント)に依頼するケースもあります。PMにオフィス移転業務を代行してもらった場合、自社スタッフが移転作業に追われることは少なくなるでしょう。

準備ができたら移転作業の着手へ

ここまで完了したら、いよいよ最後の大詰めに入ります。以降は細かな手続きが多いので、総務をはじめとした各部門とも協力しながら漏れなく進めていきましょう。

移転作業の計画の見直し(~3ヵ月前)

移転する3ヵ月ほど前になったら、従業員にもそれぞれの用意を進めてもらえるよう、再度新たに移転作業のスケジュールを設定します。ここからは大枠ではなく、個人の荷物や部署内での共有品など、いつまでに何を梱包するのか具体的な計画を提示します。基本的には通常業務と同時並行となるため、手の空いた時間に効率良く準備してもらわなければなりません。

また、移転先でも同じように、できるだけ早く普段どおりに稼働できる体制にしておく必要があります。片付けもセッティングもスムーズにできるよう、従業員への周知用の手順書も用意しておくとよいでしょう。

移転に向けた情報共有(~2ヵ月前)

オフィスの移転が近づいてきたら、社内の従業員をはじめ、取引先など自社の関係各所に情報を共有します。目安としては移転の2ヵ月ほど前ですが、状況に応じて時期を見極めつつ、なるべく混乱を招かないように周知しておきましょう。

また、住所変更にともなって、企業HP・名刺・ショップカード・封筒・パンフレットなど、さまざまな会社情報も更新しなければなりません。とくに印刷物は新オフィスでもすぐに使い始められるよう、事前に準備しておく必要があります。従業員向けには、通勤手当などの変更が生じます。移転後すみやかに手続きが済ませられるスタンバイもしておくとよいでしょう。

各種工事の事前準備(~2ヵ月前)

内装や設備の施工には、少なくとも1ヵ月、長くて3ヵ月ほどかかるのが一般的です。施工内容や工事業者による差もありますが、2ヵ月以上前を目安に、事前の打ち合わせを進めておくのがベストでしょう。さらに新オフィスは準備期間も含んで契約することになるので、なるべく入居開始日から工事に入ってもらえるように調整することをおすすめします。

また、移転先だけでなく、退去する現物件における原状回復についても頭に入れておかなければなりません。オフィスの場合は基本的に、経年劣化の原状回復は借主の責任になります。必ず退去日までに間に合わせる必要があるため、時期的にも新オフィスでの施工と同時に、現物件の原状回復工事の手配も済ませておきましょう。

行政機関への移転届(~1ヵ月前)

法人の住所変更にあたっては、いくつもの届出がともないます。たとえば法務局に対する登記変更の申請や、税務署向けの異動届、労働基準監督署・ハローワークへの変更届など。各種行政機関をはじめ、社会保険関連の事務所・銀行・クレジットカード会社といった、住所登録が関係している各所で手続きをしなければなりません。

申請の際には、登記簿謄本や印鑑証明のほか、届出以外にもさまざまな書類の提出も求められます。どの申請に何が必要なのか、漏れがないようにきちんと確認しておきましょう。なお、各種申請には、移転後〇週間以内・〇日以内というような期限が設けられています。全て期限内に完了できるよう、申請の準備は1ヵ月前から進めておくのがベストです。

各従業員の引っ越し準備(~前日・当日)

いよいよ移転が目前になったら、あとは人と物が動くだけです。引っ越し当日にはできるだけスムーズな動きをするためにも、各従業員の荷物などはなるべく前日までに片付けておくよう徹底します。

通信関連機器が動くことになるので、何日の何時から使えなくなるのかなども、しっかりと周知しておきます。そして引っ越し後は、稼働開始に向けた準備をして終了です。

余裕のあるプランニングがオフィス移転成功のカギ

オフィス移転の準備には、トータルして約1年もの期間を必要とします。さらに月単位でのスケジューリングが欠かせない、非常に大規模な動きが求められるものです。オフィスの移転を成功させるためには、かなりの時間も労力も要するため、場合によってはプロからのサポートを受けるのもよい方法でしょう。

フロンティアコンサルティングでは、不動産仲介から当日の引っ越しまで、オフィス移転のトータルサポートを行っています。スケジュール管理、コスト削減をはじめ、オフィス移転にかかわる業務を一括でご依頼いただけます。

オフィス・事務所移転で何かお困りの際は、ぜひフロンティアコンサルティングにご相談ください。
オフィス・事務所の仲介・設計デザイン・レイアウトの作成、内装工事の実施、PM・CM業務から
什器オフィス家具手配、引っ越しまで、お客様に合ったベストなトータルソリューションをご提供いたします。
お問い合わせはこちら>

Result / このカテゴリの実績紹介

Service / サービス一覧

More


ページトップへ