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いつが狙い目?オフィス移転の多い時期と最適な時期

オフィス移転の多い時期

オフィスが狭くなってきた、もっと便利な場所に引っ越したいなどオフィスの移転をお考えの方に向けて、オフィス移転に適したタイミングを解説します。

オフィス移転はすぐにできるものではありません。前もってしっかり計画を立て、慎重に移転準備を進めていきましょう。

オフィスの移転は1月から3月がもっとも多い

オフィスの移転は1月から3月までの年度末がもっとも多いです。新年度から気持ちよく仕事を始めるため、新入社員を新しいオフィスで迎えるため、さらに決算が終わったあとで引っ越しの準備がしやすいため、などの理由があります。オフィスの移転だけでなくこの時期は不動産業界の繁忙期でもあります。ギリギリに物件を探してもスムーズに交渉できない可能性もありますので注意しましょう。

また、次いで多いのが9月から10月です。年末に忙しくなる前に移転を済ませたい、海外の企業との取引が多く海外の新年度に合わせるなどの理由があります。

オフィス移転の費用を抑えるには繁忙期は避ける

1月から3月、9月から10月、そして5月はオフィス移転が多くなる時期です。この時期はどのオフィスにとっても移転の作業をおこないやすいですが、その分不動産会社や引っ越し業者は繁忙期となり、通常よりも高い費用を請求されることが多いです。

費用を抑えてスムーズにオフィス移転を目指すなら、繁忙期は避けるのがおすすめです。オフィス移転の閑散期は6月から8月、11月から12月です。他のオフィスが移転を考えない時期に移転を検討してみましょう。引っ越し費用を安く済ませられるだけでなく、不動産会社にゆっくり理想の物件の相談ができるなどのメリットもあります。

オフィス移転を検討したい5つのタイミング

多くの会社は、どんなタイミングでオフィス移転を検討するのでしょうか。オフィスの契約更新時や人員の増減など、オフィス移転を検討すべきタイミングを考えてみましょう。

1. オフィスの契約更新時

オフィスは2年契約であることが一般的であるため、契約更新のタイミングで移転を検討する会社が多いようです。オフィスの解約には解約予告が必要なため、直前に物件を決めてすぐに移転ということはできません。

物件選びにも時間がかかりますので、契約更新の時期を把握しておき、その時期に引っ越し作業ができるように前もって準備をしていきましょう。

2. 社員が増えた・増える予定がある

業務拡大によって社員が増えた、新入社員を多数採用したという場合、現在のオフィスでは狭い、デスクなどの配置に無理があるという問題が出てきます。

部署ごとに分けてデスクを配置したい、大人数でミーティングできる部屋がほしいなど、人員増加につれてさまざまな要望も出てきます。社員の声も聞きつつ、理想の物件を探しましょう。

3. 社員を削減する予定がある

反対に社員を削減する予定がある場合もオフィス移転を検討するタイミングです。

近年はテレワークの増加により、全員が出社しなくても仕事を進められるという会社も多いです。現在より狭いオフィス、条件を下げたオフィスにしても問題ないようであれば、毎月の家賃を抑えるためにも移転を検討して良いでしょう。

4. より良い立地のオフィスがほしい

交通の便が良い立地、多くの人が集まる立地など人気の立地のオフィスに移転したい場合もあります。社員が通勤しやすくなるだけでなく、多くの人が憧れる立地や若者に人気の立地であれば、求人を出したときに人も集まりやすく、より多くの人材を確保できます。

立地の条件が良ければ良いほど家賃も高くなってしまいますので、業務成績が順調にアップしている会社は移転を検討してみましょう。

5. 現在のオフィスの状態が不満

オフィスビル自体が汚い、セキュリティに問題がある、エレベーターが少ない、日当たりが悪い、管理会社に不満があるなどの場合も、オフィスの移転を検討するタイミングです。

不動産会社で物件をチェックするだけでは管理会社の取り組みなどが見えてこないことも多いので、物件選びの際は借りるオフィスだけでなくオフィスビル全体についてもよく確認しておきましょう。

オフィス移転に必要な期間は半年から1年程度

オフィスの移転は自宅の引っ越しのように簡単にできるものではありません。オフィスを移転したいと思ったら入念なスケジュール作成が必須です。

一般的に、オフィス移転には半年から1年程度かかると言われています。どのように計画を立てていけばいいのか、じっくり考えましょう。

物件選びに3~4か月

物件選びには3か月から4か月程度かかることが多いです。ギリギリになって限られた物件からしか選べない、という状況にならないよう余裕を持って物件を探しましょう。

物件選びの条件はオフィスによっても違います。今より広い、狭いというだけでなく、家賃はどれくらい高くなっても許容できるのか、駅から何分かかるのかなどの条件をしっかり決めて探すことで、よりスムーズに理想のオフィスに出会いやすくなります。

物件を絞ってから解約予告

一度オフィスビルのオーナーに解約予告を出すと解除はできません。解約予告で提示した時期には必ず退去し、新しいオフィスにデスクなどのオフィス家具をすべて移動させる必要があります。

そのため、ある程度物件を絞ってから解約予告を出す準備をしましょう。解約予告は3か月前くらいには出さなければならないことが多いです。

オフィス移転準備に1~2か月

オフィス移転の準備には1か月から2か月程度の期間が必要です。新しいデスクやパソコンなどの購入などだけでなく、内装の工事、リフォームにも時間がかかります。

さらにオフィス内のレイアウトをデザイナーにデザインしてもらう場合はその期間も必要です。年末、年度末など、社員が他の業務で忙しい場合はその時間の隙に準備をしなければならず、思うように進まない可能性も十分考えられます。

移転作業と原状回復に1か月

実際の移転作業や原状回復にも1か月程度の期間が必要です。

引っ越し業者を利用すれば新しいオフィスへの移転は1日から数日で可能ですが、小さなオフィスの場合、できるだけ費用を抑えるために社長や社員が荷物を移動させることもあります。この作業に手間取ってしまうことのないよう、前もって引っ越し当日のスケジュールはしっかり把握しておきましょう。

旧オフィスの原状回復は複数の業者の見積もりを比較し、決定し、スケジュールを合わせるといった作業も必要です。

オフィス移転前後にしなければならない5つのこと

オフィス移転前後には引っ越し作業以外にもさまざまなことをしなければなりません。どんな業務があるのか、優先順位なども含めて解説していきます。

1. オフィス移転までのスケジュールを作成する

オフィス移転までのスケジュール作成はマストです。引っ越ししたいと思ったらオフィスの契約期間と照らし合わせて逆算し、何をどのタイミングで始めるべきかを書き出していきましょう。

自分だけでなく社員にもスケジュールを共有し、それに向けて仕事を進めてもらうことも大切です。普段使わない書類を段ボールに詰める、パソコンのデータのバックアップを取っておく、私物を持ち帰るなどの事前準備は各自で進めてもらいましょう。

2. 社員の役割分担を決める

オフィス移転のスケジュールに合わせて、社員の役割分担も考えます。新オフィスで指示を出す人、旧オフィスで指示を出す人、さらに荷物を持って移動する人などをあらかじめ決めておき、当日はスムーズに引っ越し作業ができるようにしてください。

3. 取引先に移転先の連絡をする

取引先にオフィスを移転した旨の連絡をしましょう。これは引っ越し後、すぐに行なわなくても大丈夫です。移転後すぐにミーティングなどがある場合は別ですが、そうでないのなら引っ越し後3か月以内を目途に連絡しましょう。

4. 各種の届け出をする

オフィスの住所が変わったら、税務署、ハローワーク、郵便局、労働基準監督署、法務局などに届け出をしなければなりません。それぞれに期間は違いますので、事前によく確認しておきギリギリにならないように書類の準備をしておきましょう。

また、提出漏れがあると思うように業務を進められなくなってしまう可能性もあります。何が必要なのかをよく確認し、チェックリストを作成しておくこともおすすめです。

5. 名刺や封筒を作り直す

オフィスの電話番号、住所が記載された封筒、名刺を使っている場合は、新しい住所に印刷しなおさなければなりません。業者に依頼して封筒や名刺を作ってもらっている場合はこちらの依頼もしておきましょう。

名刺や封筒は、依頼する業者によっては仕上がりまでに時間がかかることもあります。新オフィスに移転したらすぐ使えるように、前もって用意しておくといいでしょう。

オフィスの引っ越し時期、検討するタイミングを見極めよう

オフィスの移転時期は年度末が多く、このタイミングには多くのオフィスが移転にとりかかります。会社の業務に合わせて移転したい方はこの時期がおすすめですが、移転費用を抑えたいなら時期をずらすことも検討しましょう。

オフィスの移転には準備期間も含めてかなりの時間が必要です。しっかり計画を立てて、スムーズに移転できるように適切なタイミングを見極めましょう。

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