メールアイコン
コラム Column

Column

コラム

オフィスデザインホーム >  コラム > 今こそ考えたいオフィスの縮小移転

今こそ考えたいオフィスの縮小移転

縮小移転イメージ

新型コロナウイルス感染症の影響により、感染症対策としてテレワークや時差出勤を取り入れる企業が増加しました。それにともない、現在のオフィスから縮小移転を検討する企業も増えています。

オフィスの縮小移転にはさまざまなメリットがあります。一方でどのようなデメリットがあるのか、実際に縮小移転を検討する際はどんな点に注意すべきかなどを詳しく解説します。

オフィスの縮小移転を検討しよう

現在、新型コロナウイルス感染症の感染対策として、決められた時間にオフィスに出勤するのではなく自宅で働くテレワーク、社員の出勤時間をずらす時差出勤が増え、重要なミーティングや取引の際にのみオフィスで社員が顔を合わせるというように、働き方が大きく変わりつつあります。

このような働き方は感染症が流行している間だけでなく企業によっては今後も定着していく可能性もあるでしょう。

その際に考えたいのがオフィスの縮小移転です。社員全員が毎日出社するということがなくなったため、現在のような広いオフィスが必要なくなったという企業もあるでしょう。必要最低限の広さのオフィスに移転することで家賃を抑えられたり、設備のよい物件を選べたりといったメリットがあります。

一方でオフィスの解約、移転にはさまざまな手間や時間、お金がかかります。デメリットも考慮して本当にオフィスを縮小移転すべきなのか検討してみましょう。

オフィスの縮小移転のメリット

オフィスを縮小移転するメリットを3つ紹介します。今こそ考えるべきオフィスの縮小移転について、どんな魅力があるのかチェックしてください。

1. 家賃や光熱費を削減できる

オフィスを縮小移転する最大のメリットは家賃や光熱費を削減できるという点です。現在より小規模のオフィスを借りれば当然家賃は下がります。また、エアコンや電気などの光熱費の削減にもつながります。家賃や光熱費は毎月必要な固定費です。この固定費を抑えることで会社の収益を上げることも可能です。

コロナの影響で先行きが不透明になった企業も増えていますが、今後経営を安定させるためにもこのような固定費を削減することは大切です。

2. 感染症のリスクを低減できる

大きなオフィスビルの一室を借りていると、自分のオフィスの社員だけでなくそのビルで働いている多くの人と顔を合わせることになります。エレベーター、食堂、喫煙所など、感染のリスクが高まる場所はさまざまです。

オフィスビルの規模が大きくなればなるほどこの危険性は高まります。自社で感染者がでなくても同じオフィスビルに入っている会社から感染者がでたり集団感染が起これば、オフィスが閉鎖されてしまう可能性も考えられます。

一方で、小さなオフィスビルであれば感染症のリスクを下げられます。社員の健康を守るためにも、感染リスクの少ない小規模なオフィスビルを選びましょう。

3. より魅力的なオフィスを借りられる

大人数の社員がいる企業であれば、社員のデスクスペースや会議スペースを確保するためには大きなオフィスが必要です。魅力的な条件の物件があってもスペースの問題から諦めた経験がある方も多いでしょう。

しかしテレワークや時差出勤の増加によりオフィスの縮小移転を検討するのであれば、選択肢が増え、魅力的な物件を見つけやすくなります。清潔なオフィス、高層階のオフィス、駅から近いオフィス、人気の立地のオフィスなど、「こんなオフィスで働きたい」を今こそ叶えられるかもしれません。

オフィスの縮小移転のデメリット

オフィスの縮小移転にはメリットがたくさんありますが、同時にデメリットもあります。どんな点を考えなければならないのか、オフィスの縮小移転を実際に検討する前にチェックしておきましょう。

1. 新制度の整備に手間がかかる

オフィスを縮小移転すると、コロナの広まりが収まったあともテレワークや時差出勤を続ける必要があります。

そのため社員の就業時間や就業制度、進捗の確認、定期ミーティング、評価制度など、さまざまな点をこれまでのものから一新する必要性もでてきます。一から制度を作り直すのであれば、社員への周知も欠かせません。

これには時間や労力がかかります。通常業務を行いながら新制度を作るのは担当者の負担にもなり、内容によっては社員から不満が出てくる可能性もあるでしょう。だからといって外部に委託するとコストが発生します。

2. 現オフィスをすぐに解約できない

一般的にオフィスの契約期間は2年間です。移転する場合は3~6ヵ月前に解約予告をし、その間に新しいオフィスを決定、移転の準備を進める必要があります。

オフィスの契約期間がまだ残っている場合は解約予告を出すことで違約金が発生し、余計なコストがかかることもあります。出費を抑えるためには契約期間満了まで待つ必要があり、今すぐには移転できないというオフィスも多くあります。

また、オフィスの移転計画は半年~1年程度かかります。契約期間満了まであと少ししかないという場合も、移転の準備が満足にできず失敗してしまう可能性があります。

3. コミュニケーションが取りにくくなる

オフィスを縮小するとこれまでのように社員全員が顔を合わせる機会が減ります。定期ミーティングなどを行ってコミュニケーションを図る必要がありますが、企業によってはそれが難しい場合もあるでしょう。

社員同士のコミュニケーションが取りにくくなるとチームでの作業の効率が下がったり、伝達ミスが起きたりする可能性がでてきます。

より円滑にコミュニケーションを取り合うにはどうすればいいかについても、移転と同時にしっかり考えましょう。

オフィスの縮小移転時に気をつける3つのこと

オフィスの縮小移転を行う際に気をつけたいことを3つ紹介します。

縮小移転はただ狭いオフィスや家賃の安いオフィスを選べばよいというわけではありません。縮小後も社員が気持ちよく働けるオフィスを目指しましょう。

1. 移転までのスケジュールを明確にする

オフィスの移転には時間がかかります。物件選び、解約予告、引っ越し業者や原状回復工事業者の手配、新しいデスクなどの手配、諸々の役所への手続きなど、行うことは山ほどあります。自宅の引っ越しのように気軽にできるものではなく、オフィスを移転したい時期から逆算して綿密にスケジュールを立てなければなりません。

まずは移転までのスケジュールを明確にしましょう。そうすることで今何をしなければならないのか、次は何の準備をすべきなのかがはっきりして、通常業務を行いながらスムーズに移転の準備ができます。

2. 規模や家賃を明確にする

小さくしたい、安くしたいというだけでなく、より明確に規模や家賃を決めておきましょう。

デスクを何台置けるスペースがあればよいのか、会議室は必要か、家賃はいくらまでに抑えるのか、さらに駅からの距離など、これらの条件を細かく書きだしていきます。そうすることで膨大な物件のなかから最適なオフィスを見つけやすくなります。不動産会社に相談する際にも役立つでしょう。

どんなオフィスで働きたいか社員から要望を受けつけることで、社員のモチベーションアップにもつなげられます。

3. 縮小後のレイアウトを決めておく

縮小後、現在使っているデスクや棚などが入らない、レイアウトに合わないという可能性もあります。事前にどんなレイアウトにするかはよく検討しておきましょう。現在のデスクなどが不要になる場合は処分する業者の手配、新オフィスに最適なサイズ、機能性のあるオフィス家具探しもしなければなりません。移転後すぐに社員が働けるよう、引っ越し当日にオフィス家具が届く手配をしておくことも大切です。

また、移転に合わせてよりおしゃれな内装、デザインにしたいという場合はデザイナーとの相談の期間も必要です。
理想の内装・レイアウトになるよう、きちんと計画を立てましょう。

オフィスの縮小移転時に活用したい代行サービス

オフィスの縮小移転には時間や手間がかかります。通常業務を行いながら準備を進めるのが難しいという場合は、移転代行サービスの利用がおすすめです。

移転代行サービスは、オフィス移転の時期から逆算してスケジュールを明確に決めてくれるだけでなく、不動産の紹介や引っ越し業者、原状回復工事業者の手配、さらに移転における各届け出の作成、提出など煩わしいことをすべて引き受けてくれます。

代行サービス会社によっては新オフィスのデザイン、レイアウト、オフィス家具の手配をしてくれる会社もあります。引っ越し業者やデザイン会社、そのほかの業者へそれぞれ費用を支払うのではなく代行サービス会社が費用を一括で管理してくれますので費用も明確で、豊富な知識と経験から費用を抑えるための工夫も提案してくれます。

スムーズにオフィスを移転したいという方だけでなく、おしゃれなオフィスで働きたいという方、費用を抑えて移転したい方、移転についてわからないことが多いという方にも代行サービスはおすすめです。

オフィスの縮小移転を本格的に検討してみよう

働き方の多様化により、従来の広いオフィスが不要になったという企業は多いでしょう。固定費の削減のためにもオフィスの縮小移転を検討してみましょう。

オフィスの縮小移転にはメリットがたくさんあります。デメリットと比較しつつ、どうすればよりよいオフィスに移転できるのか考えてみてください。

オフィスの移転時には面倒なことをすべて請け負ってくれる移転代行サービスの利用もおすすめです。

オフィス・事務所移転で何かお困りの際は、ぜひフロンティアコンサルティングにご相談ください。
オフィス・事務所の仲介・設計デザイン・レイアウトの作成、内装工事の実施、PM・CM業務から
什器オフィス家具手配、引っ越しまで、お客様に合ったベストなトータルソリューションをご提供いたします。
お問い合わせはこちら>

Result / このカテゴリの実績紹介

Service / サービス一覧

More


ページトップへ