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引っ越しより大変?オフィス移転の荷造りについて

オフィス移転の荷造り

オフィスを移転する際には機材などの荷造りを行う必要があり、会社の規模にもよりますが、とても大変な作業です。通常の業務進行を妨げることなく機材などの荷造りを行うには、個々人ではなく組織として荷造りを行う必要があります。

本記事では、オフィス移転の荷造りを効率的に進めるポイントや、オフィス移転の荷造りを行う際に注意しておきたいことなどについて解説します。

オフィス移転では移転後にスムーズに業務を開始する必要がある

オフィスの移転と一般家庭の引っ越しを同じように思われている方もおられるかもしれませんが、両者には大きな違いがあります。

一般家庭の引っ越しでは、旧居から新居に荷物を安全に運ぶことに主眼が置かれており、荷物を滞りなく運ぶことができればそれでOKです。引っ越し先の新居が段ボールだらけで、生活が落ち着き始めてから徐々に段ボールを開封していく、という経験をしたことがある方も多いでしょう。

一方オフィスの移転では、荷物を新しいオフィスに安全に運ぶことは当然ながら、移転後にスムーズに業務をスタートさせることも同時に求められます。そのため、オフィスの移転時に留意しなければならないことは、一般家庭で引っ越しを行う場合のそれよりもはるかに膨大です。

移転前後に行わなければならない手続きも膨大

オフィス移転においては取引先や顧客に移転する旨を連絡したり、外部に公開している自社の住所や電話番号を更新したり、事業を行ううえで関係のある各省庁に届出を行ったりしなければなりません。

引っ越しを行う際にも、旧居のライフラインをストップさせて新居のライフラインを使えるように手続きしたり住民票を移したりと、いろいろとやらなければならないことがありますが、オフィスの移転時に必要な手続きと比べればはるかに手間が少なく済みます。

オフィス移転の準備は、そういった手続きにかかる時間も念頭に置いたうえで、進める必要があります。

オフィス移転の荷造りを効率的に進める4つのポイント

一般家庭で引っ越しを行う際には、引っ越し当日までに荷造りを済ませておかなければなりませんが、それはオフィス移転においても同様です。

オフィス移転の荷造りを効率的に進めるポイントとしては、以下のようなことが挙げられます。

● 移転・荷造り担当のチームを編成する
● 荷造りや移転当日の行動などについてまとめたマニュアルを作成する
● チェックリストを作成して抜け漏れがないようにする
● 荷造りに必要な資材をあらかじめ確保しておく

それぞれのポイントについて、説明します。

1.移転・荷造り担当のチームを編成する

オフィスの移転には綿密な計画と管理が必要なので、各社員が思い思いのままに自分の荷物をまとめるだけではうまくいきません。いろいろな部署から人を集めて移転・荷造りを担当するチームを編成して、そのチームを中心にして作業を進めていく必要があります。

移転・荷造り担当のチームに割り振られた社員は、その期間は抱える仕事が普段よりも多くなるので、オーバーワークにならないように十分配慮しましょう。

2.荷造りや移転当日の行動などについてまとめたマニュアルを作成する

荷造りの際の注意点や移転当日のタイムスケジュールなどをまとめたマニュアルを作成しておくと、社員一人ひとりがより効率的に作業を進めることができます。

大半の社員は移転先のフロアの配置などについても、移転当日まで知らないことが多いので、あらかじめフロアのレイアウトなどをマニュアルに載せておくことで、荷物搬入のイメージもしやすくなります。

3.チェックリストを作成して抜け漏れがないようにする

荷造り時に行わなければならないことは多岐にわたりますし、会社の規模によっては「忘れていた」では取り返しのつかない事態に発展する恐れもあります。

あらかじめチェックリストを作成しておいて、そのリストに載っている内容をしっかりとクリアしていくことで、自然と抜け漏れなく荷造りを終えられるようにする、という形を取るのが理想的です。

4.荷造りに必要な資材をあらかじめ確保しておく

荷造りには段ボールやガムテープはもちろんのこと、養生テープやエアーキャップなどさまざまな資材が必要になります。

各資材がどれくらい必要になるかは実際に作業を進めながら調整することになりますが、あらかじめ見当をつけて確保しておくことで、業務と並行しながら荷造りの作業を進めることが可能になります。

オフィス移転の荷造りを行う際に注意しておきたい6つのこと

オフィス移転時の荷造りでは、当日つつがなく移転を進めるために、また移転後にスムーズに業務をスタートさせるために、注意しておくべきことが多々あります。

オフィス移転の荷造りを行う際の注意点としては、主に以下のようなことが挙げられます。

● 荷物は移転先の状況に合わせてまとめる
● パソコンなどの備品に傷が付かないようにしっかり保護しておく
● データのバックアップはあらかじめ取っておく
● 廃棄物はオフィス全体で一ヵ所にまとめる
● 開閉するものにはテープを貼って中身が出ないようにする
● 自力で運ぶものと業者に運んでもらうものをきっちり分ける

それぞれについて、説明します。

1.荷物は移転先の状況に合わせてまとめる

現オフィスと旧オフィスで部署の配置や位置関係などが変わる場合がありますが、荷物はできるだけ移転先の状況に合わせてまとめるようにしましょう。

移転前の状況に合わせてまとめてしまうと、移転先で荷物を開封した際に無駄な手間が発生してしまいます。移転後はしなければならないことが山積で余裕がありませんが、移転前の時点でそのことを考慮しながら準備をすることが重要です。

2.パソコンなどの備品に傷が付かないようにしっかり保護しておく

オフィスの移転では、パソコンなどの備品を大量に荷造りする必要があります。傷ついたり使えなくなったりしてしまうと業務に支障が出てしまうので、必ずエアーキャップなどの緩衝材を利用してしっかり保護しておきましょう。

3.データのバックアップはあらかじめ取っておく

パソコンなどの電子機器に関しては、衝撃を与えてしまうと外見は一見無事に見えても、中身のデータが飛んでしまう可能性もあります。

上述したようにエアーキャップなどを利用して、なるべく衝撃を与えないように対処しつつ、万が一の場合に備えてあらかじめバックアップを取っておくことも忘れないようにしましょう。

4.廃棄物はオフィス全体で一ヵ所にまとめる

荷造りはそれぞれの部署で行われますが、荷造りの際には必ず廃棄物が発生します。それらの廃棄物を各部署で独自にまとめておくと、実際に廃棄する際に多大な手間が生じてしまいます。

利用していない会議室などがあればそこに選び、各部署で発生した廃棄物をすべてまとめるようにすることで、廃棄物処理の手間を省くことができます。

5.開閉するものにはテープを貼って中身が出ないようにする

デスクの引き出しやキャビネットなどの開閉するものは、運んでいる最中に中身が出てしまうと大惨事になってしまいます。

また、業者の方が運びにくいですし、迷惑になってしまうので、あらかじめガムテープや養生テープなどを貼っておき、中身が出てくることのないようにしておきましょう。

6.自力で運ぶものと業者に運んでもらうものをきっちり分ける

社員が自力で持ち運べる量には限界があるので、オフィス移転の際にはどうしても引っ越し業者などの力を借りることになります。

業者に運搬を任せるものは荷造りも業者がやってくれるケースが多いので、自分たちで運ぶものと業者に運んでもらうものをあらかじめきっちり分けておくことで、荷造りの負担を減らすことができます。

1週間前を目処に作業をスタートしよう

荷造りを終えた機材などは移転が終わるまで使えなくなってしまうため、荷造りはなるべく移転直前に行うのが好ましいです。

ただここまで説明してきたように、荷造りにはかなり手間がかかります。
また、注意しなければならないことも多いので、どれだけ遅くとも移転の1週間程度前を目処に作業をスタートさせる必要があるでしょう。

業務で使う機会が少ない機材などは、より早くから荷造りを進めてしまうことで、移転直前での荷造りの手間を減らすことが可能です。

オフィス移転の荷造りはチームを組んで効率的に行おう

オフィス移転時の荷造りでは、移転後にスムーズに業務をスタートさせる必要があるため、一般家庭での引っ越しよりも注意しなければならない点が多々あります。

各社員がそれぞれ荷造りを行うのは非効率的なので、移転・荷造り担当のチームを結成して、組織的に荷造りを行うことを心がけましょう。

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