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オフィス移転時に必要なインフラ整備

インフラ整備イメージ

オフィス移転をスムーズに進めるために、必要なインフラ整備を確認しておきましょう。スムーズにオフィス移転を進めるためには、前々から念入りに準備しておくことが大切です。

オフィス移転やインフラ整備を扱っている企業が提供しているサービスの利用も、ぜひ検討してみてください。

オフィス移転にともない必要となる5つのインフラ整備

オフィスでの業務を成立させるには、インフラ整備が欠かせません。オフィスに必要不可欠なインフラ整備は、全部で5つあります。

●電気整備
●電話回線
●水道およびガスの整備
●空調機器の整備(冷暖房など)
●ネットワーク環境

このうち、水道およびガスの整備に関しては、オフィス移転時に申し込むことで簡単に行えます。水道やガス、電気整備、空調機器に関して手を加えたい場合は、工事によって建物内のほかのフロアに影響を及ぼす可能性があります。こういった工事はB工事に区分され、建物のオーナーが指定した業者の利用が必要です。

ネットワーク環境は、フロアを契約した段階から用意さえあれば使用可能です。逆にいえば、利用に関する環境の確認など、一つひとつを自分たちで行わなければなりません。ネットワーク環境の契約自体は、オフィス移転にともなって対応してもらえるので、そこまで難しい作業ではありません。

オフィス移転前にインフラ整備について考えておきたいこと

オフィス移転を行う際は、必要となるインフラ整備についてあらかじめ確認しておきましょう。ネットワークデザインが企業の根幹を司るのであれば、とくに重要です。

1.構築した社内ネットワークは何人規模になるか

オフィス移転にはさまざまな理由がありますが、オフィス移転にともなってスタッフの人数が増減することもあるでしょう。社内ネットワークは、利用する人数を想定して構築することが大切です。大きく見積もった場合はコストを多少使いすぎてしまうだけで済みますが、逆に小さく見積もってしまうとネットワークの利用に支障をきたします。

オフィス移転の目的を踏まえたうえで、社内ネットワークの規模を検討しましょう。オフィスに将来的に事業拡大を視野に入れるのであれば、多少大きく見積もることも重要です。また、来客時の利用も考慮しましょう。

2.オフィス移転後はどういった業務を行うのか

オフィス移転後に行う業務を踏まえることも大切です。使用している環境によって、用意すべきインフラ整備は変わってきます。たとえば、これまでは社内でファイルサーバーを管理していた場合、それに合わせてインフラ整備を用意する必要があります。

クラウドサーバーを利用していた場合は、サーバー周りの用意は不要です。オフィス移転に合わせて、メインに利用しているサーバーの移転を検討してみてもよいでしょう。そのほか、複合機などなど使用する周辺機器や接続環境についてもあらかじめ確認しておきましょう。

3.オフィス移転後のレイアウトを踏まえたインフラ整備

無線LANが広く普及していることもあり、昨今ではインフラ整備のためにレイアウトを考慮することがそこまで多くなくなりました。ですが、無線LANのアクセスポイントやルーターの設置場所については配慮が必要です。

また、セキュリティ面を考慮して有線LANを使用する場合は、これまで通りレイアウトを意識して配線を決めなければなりません。

4.オフィス移転前の現在の段階における契約状況

オフィス移転前に、現在使用しているインフラ整備の契約状況について確認しておきましょう。光回線やインターネットプロバイダー、電話回線、複合機など、契約状況について思いつく限り確認します。これらは、移転にともなって住所変更をする必要があります。しっかりと確認しておけば、オフィス移転後スムーズに業務を始められるでしょう。

5.オフィス移転のスケジュールを確認してインフラ整備を手配する

オフィス移転後、スムーズに業務を再開するためには、インフラ整備が欠かせません。スケジュールを踏まえたうえで、ある程度余裕を持ってインフラ整備に手をつけるとよいでしょう。現在の契約状況や必要な資材の準備など、1〜2ヵ月程度を目安にスケジュールを組めば余裕が持てます。

オフィス移転当日で大切なこと

オフィス移転当日はインフラ整備を行うために、インフラ周りを理解している人を複数人用意しましょう。自分たちだけでインフラ整備を行おうとすると、大小問わず問題が発生する可能性があります。万が一大きな問題が発生した場合、インフラ整備を把握している人間が1人だけだと、とても対応できません。

オフィスの規模が大きいほど、インフラ整備を理解している人数を増やす必要があります。当日になって要望が増えることもあるかもしれません。サーバーやネットワークを確認しながら実際に作業を行うために、複数人は確保しておきましょう。

自社でサーバーを管理するのであれば、当日の作業でその部分だけでの配線は完璧に整えましょう。

移転後もインフラ整備の使用状況を踏まえて手を加える

オフィス移転後、何事もなく業務が行えれば良いのですが、そうとも限りません。不便な部分が見つかることもあるでしょう。オフィス移転にともなうインフラ整備についてよほどの理解がない限り、移転後に問題は発生してしまうものです。移転後も使用状況や、発生する問題に応じて対応していくことを想定しておきましょう。

また、旧オフィスのインフラ整備の撤去作業があります。

インフラ整備サービスを利用する場合の流れについて

オフィス移転にともなうインフラ整備は、自社のスタッフだけでも十分に行えます。ですが、企業の規模が大きかったり、オフィス移転に合わせてインフラの一新を検討していたりする場合は、作業内容が膨大になる恐れがあります。インフラ整備がうまくいかず、オフィス移転後にさまざまな問題が発生することも予想されます。

こういったリスクを重く見るなら、専門業者にインフラ整備を依頼してみるのも良いでしょう。オフィス移転を扱っている企業では、インフラの整備も取り扱っていることがあります。

たとえば、電話工事やLAN工事、電気工事などの手配依頼が可能です。規模に合わせて最適なネットワーク環境を提案してもらえます。また、オフィス移転にともなうパソコンやそのほか周辺機器の購入についても、相談を請け負っている場合があります。あまりパソコンやそのほかの機器について馴染みがなかった場合でも、導入のハードルを下げることができるでしょう。

サービスのお申し込みは、以下のような流れで行われるのが一般的です。まず、自社からインフラ整備サービスの利用に関して問い合わせます。その後、打ち合わせを行い、見積りの作成とそれに関する説明を受けます。
提案された内容が決定したら、正式に依頼成立となり、実際に手配や工事、購入代行などが行われます。

オフィス移転後スムーズに業務を再開するにはインフラ整備が重要

オフィス移転は、企業にとっての再出発ともいえます。新しいオフィスなら、気持ちも新たに業務に打ち込めるでしょう。オフィス移転後、スムーズに業務を再開するためには、インフラ整備が重要です。必要なインフラ整備をあらかじめ確認しておき、オフィス内のレイアウトなどを踏まえながら構築することを心がけましょう。

インフラ整備にあまり馴染みがない企業にとっては、大規模なインフラ整備の改修に高いハードルを感じるかもしれません。オフィス移転後の修正リスクなどを踏まえると、専門業者にインフラ整備のお手伝いを依頼してみてもよいでしょう。株式会社フロンティアコンサルティングなら、インフラ整備のみに限らず、オフィス移転に関わるすべてのことを一括でお手伝いいたします。

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