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どう変わった?コロナ禍でのオフィスニーズ

コロナ禍イメージ

新型コロナウイルス感染症の影響によって私たちの生活は大きく変わりました。私生活はもちろんですが、仕事でもテレワークを導入する企業が増えたことでオフィスニーズが変化し、オフィスの移転を行う企業も増えてきています。

そこで今回はコロナ禍でオフィスニーズがどのように変わったのか、またオフィス移転の必要性やメリット・デメリットを解説します。コロナ禍による変化を受け入れつつ、今後どのようなオフィスが求められるのかを見ていきましょう。

コロナ禍によってテレワークで仕事をする人が急増

新型コロナウイルス感染症の流行にともない、感染の危険性がある通勤やオフィスでの密を避けるため、テレワークが推奨されるようになりました。

2020年4月に緊急事態宣言が発令されたときは、多くの企業がテレワークに切り替えています。とくに感染者が多かった東京都では、3月のテレワーク率が23.1%だったのに対し、4月には49.1%まで一気に伸びています。[注1]

今までの「会社に出社して仕事をする」という概念が大きく変わり、働き方に選択肢が生まれるようになりました。ただ完全にテレワークにしている企業はそれほど多くなく、テレワークと出社を合わせたローテーション勤務を導入している企業が多く見られます。ウィズコロナ時代、そしてこれからくるアフターコロナ時代は、柔軟な働き方に合わせたオフィスが求められるようになるでしょう。

[注1]パーソル総合研究所:新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査

https://rc.persol-group.co.jp/research/activity/data/telework.html

テレワークがメインになってもオフィスが必要な理由

テレワークが一般的になっても、オフィスが必要ないというわけではありません。オフィスが必要な理由を4つ解説します。

1. ビジネスで必要なコミュニケーションを取るため

オフィスは仕事を円滑に進めるために必要な、業務を行うために欠かせないコミュニケーションを取る場所です。同じ仕事やプロジェクトに携わっている社員たちが同じビルやフロアで仕事を行うことで、コミュニケーションを密に取れます。

とくに上司とのコミュニケーションはテレワークよりもオフィスのほうが圧倒的に取りやすいでしょう。テレワークでは相手の顔や状況が見えないため、些細な質問や相談がしづらくなります。質問や相談へのハードルが高くなることで、業務上のミスコミュニケーションが生まれ、それが大きな問題に発展する可能性は大いにあるのです。オフィスがあることで、横のコミュニケーションはもちろんですが、縦のコミュニケーションも取りやすくなり、業務が円滑に進められます。

2. ビジネスでの人間関係の構築をするため

オフィスは同じ企業で働く人たちや、同じ目的で働いている他社の人たちと人間関係を構築する場所です。テレワークは業務上で必要なコミュニケーションを取ることができますが、それ以外の部分での人間関係を構築しづらいというデメリットもあります。業務にはまったく関係ない雑談が信頼関係につながったり、そこから新たなアイディアが生まれたりしたという経験はオフィスで働いている人なら1度は経験があるはずです。

3. 目的や企業理念を共有するため

社名やロゴがあしらわれたオフィスで働くということで、社員は無意識のうちに仕事に携わる目的や企業理念を感じることができます。同じオフィスで働いている仲間がいるということで社員同士の絆も生まれ、それが企業の一体感につながります。

社名やロゴがあしらわれたオフィスで働くからこそ、仕事への責任や価値観を再認識できます。また他社の方はオフィスを訪れることで、その企業のイメージやブランド力を感じることができます。

4. 集中して働ける場所を提供するため

コロナ禍でテレワークが中心となり、通勤がないことを楽だと感じた人がいる一方で、「自宅では集中できない」と感じたという人も多くいるのではないでしょうか。コロナ禍前までは意識していなかったものの、オフィスで働くことでオンオフが切り替えられていたことに気がついた人もいるでしょう。いうまでもなくオフィスは仕事をするための場所です。仕事をするための場所だからこそ、集中でき、効率よく生産性の高い仕事ができます。

ウィズコロナ・アフターコロナで求められるオフィスの在り方

コロナ禍の今、そしてこれから訪れるアフターコロナの時代は以下の役割をオフィスに求められることが予想されます。

働く場所の1つの選択肢であること

テレワークのほうが効率的に仕事ができるという人もいれば、自宅では集中できない人もいます。自分に合った働き方は人それぞれです。今後、企業側は社員に多様な働き方を提供することが必要となってきます。オフィスがあることで、環境や状況に合わせた働き方が可能です。働き方の多様性を模索しながら、オフィス環境を整えていくことが求められるでしょう。

目的を持って集まることができる場所

今までは平日毎日出社することが当たり前でしたが、今後は1人でできる仕事は自宅で、誰かとリアルタイムでコミュニケーションを取りながら行う仕事はオフィスで、という働き方が主流になっていくと考えられます。オフィスは上司や同僚と顔を合わせてコミュニケーションを取れる場所となり、より明確な目的を持って出社できる場所になっていくはずです。目的がはっきりすることで、仕事の生産性も大きく向上するでしょう。

コミュニケーションが取りやすい空間

今まではオフィスにそれぞれのデスクがあり、それとは別に会議室などの空間があるのが一般的でした。

しかしコミュニケーションを取るために出社する人が増えると考えられる今後は、コミュニケーションが取りやすいオフィスの配置が求められます。フリーアドレスのデスクスペースやカフェのような大小さまざまなサイズのテーブルがあるスペースがあることで、出社する目的を果たしやすくなるでしょう。またこういったスペースは、テレワークでは難しいカジュアルな雑談がしやすくなります。

ただ、なかには「集中できる仕事環境」を求めて出社する社員もいるはずですから、コミュニケーションが取りやすい空間だけでなく、仕切りのあるデスク空間なども用意する必要があるでしょう。

オフィス移転をする必要性はあるのか?

コロナ禍でオフィスを日常的に使用する人が減りつつあることで、オフィス移転を考える企業も増えています。オフィス移転の必要性や、移転のメリット・デメリットから考えていきましょう。

オフィス移転は業務内容やこれからの働き方を考え検討する

テレワークが主流になりつつあるとはいえ、会社の顔であり、状況に合わせて社員が出社するためのオフィスは必要不可欠です。ただほとんどの社員がテレワークになり、必要に合わせて出社するだけという状況になっているのであれば、現状のオフィスは必要ないと感じている経営者の方も多いのではないでしょうか。

オフィス移転は、今後どのような形で社員に働いてもらうかによって必要か必要でないかを決めることができるでしょう。テレワークを導入しても、ほとんどの社員がコロナ前と変わらず出社する機会があれば、オフィス移転の必要性は低いと考えられます。テレワークにより出社の必要性がない業務が増えており、オフィスに人がいない状況が続いているのであれば、オフィスの縮小移転の検討をおすすめします。

オフィス移転によるメリット:コスト削減

オフィス移転による最大のメリットはコストカットです。社員全員が出社するスタイルだったコロナ禍前までは、社員全員が業務にあたることができるスペースに加えて、会議室なども必要だったため、広いフロア面積を必要としていました。しかし働き方が変わりつつある現在は同程度の面積を必要としないため、縮小移転をすることで賃料を大きく節約できます。

またそれにともない、光熱費なども削減できるため、固定費のコストカットが実現します。社員に出社を強いることがなくなるので、交通費も削減することが可能でしょう。削減したコストは、既存社員のモチベーションにつながるような手当の導入や新しい設備・システムの導入、優秀な人材の採用に使用できます。

オフィス移転によるデメリット

オフィス移転のデメリットは、移転によるオフィス規模の縮小によって社員のモチベーションが下がる可能性があることです。集中して仕事をしてもらうためには、社員にとってオフィスが居心地のよい場所でなければいけません。移転によって働く空間が窮屈に感じられるようでは、仕事の生産性が下がる可能性もあります。

さらにオフィスを縮小移転するということは、社員の今までの働き方を大きく変えることになります。それにより社内のルールや仕事の仕方、評価制度なども見直しを行う必要性もでてくるでしょう。

またあまり出勤の機会がないからといって交通の便が悪くなってしまう場所への移転も、モチベーションの低下につながります。またお客様が来社される場合、交通の便が悪くなったことで企業イメージやブランド力を下げてしまうことにもなるでしょう。

自社にどのようなオフィスニーズがあるのかを明確にする

コロナ禍の影響でオフィスニーズは大きく変化しつつあります。ただどのようなオフィスニーズがあるかは、企業ごとの事業内容や社員の働き方によって異なるため、一概にいえません。現状を踏まえて移転を考えている方もいると思いますが、現状だけではなくアフターコロナ時代の働き方も踏まえ、自社のオフィスニーズを明確にする必要があります。

今の状況をオフィス環境見直しの1つの機会と捉え、どのようなオフィスにしていくのかをしっかり検討してみましょう。

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