メールアイコン
コラム Column

Column

コラム

オフィスデザインホーム >  コラム > オフィスの移転は大変?失敗しないための準備と注意点

オフィスの移転は大変?失敗しないための準備と注意点

オフィス移転で失敗しないための準備

オフィスの移転の際は、引っ越し業者とのやり取りや物件決めだけでなく、さまざまなことをしなければなりません。大変なことも多く、通常の業務を圧迫します。

片手間に準備をしていると重大なミスにつながり、満足のいく移転ができなくなってしまう可能性があります。オフィスを移転する際の注意点を事前にしっかり確認し、余裕を持ってオフィス移転の準備を進めましょう。

オフィス移転の際に発生する3つの壁

まずはオフィス移転の際に発生する壁として挙げられる代表的なものを3つ解説します。きちんと準備をしていたつもりでも多くの人がぶつかる壁です。念には念を入れてしっかり準備し、臨機応変に対応できるようにしておきましょう。

1. 理想の物件が見つからない

なぜ移転したいのか、現在のオフィスのどんな点が不満なのかを明確にしておかないと、物件探しがスムーズにいきません。以下のように、オフィス移転の目的に合ったオフィスを探すようにしましょう。

●社員が増えた場合:全員のデスクを置ける十分な広さのオフィス
●社員の通勤時間を短縮したい場合:駅から近い、または駐車場完備のオフィス
●固定費を抑えたい場合:現在と広さ、条件が変わらない賃料の安いオフィス

ほかにも、セキュリティを高めたい、内装デザインにこだわりたいといったように目的を明確にすることで、理想の物件に近づけます。なお、1月から3月の年度末はオフィス移転の件数が多い傾向にあるため、移転先を決めかねていると他企業に先を越されてしまい、また一から探し直すことがないようにしましょう。

2. 通常業務が手につかない

オフィス移転は、物件選びだけでなく引っ越し業者の手配、不用品回収業者の手配、原状回復工事業者の手配、新オフィスのデザイン、内装工事業者など、さまざまな業者とやり取りしなければなりません。自社スタッフが移転業務に追われていると、通常業務が手につかなくなってしまうということもあるでしょう。

そこで、通常業務に支障をださないためには、移転業務をプロジェクトとして、社内全体で進めることが大切です。移転業務の進捗をシートで確認し合うなどしてスケジュールを管理しましょう。

3.レイアウトが決まらない

オフィス移転では、移転先のレイアウトを事前に組んでおく必要があります。オフィスのレイアウトは用途に応じてスペースを分け、細分化していくゾーニングからはじめます。ゾーニングの後にオフィスのレイアウトを考えていきます。レイアウトが決まっていないとOA機器やオフィス家具の配置もままなりません。

オフィス移転の前に準備しておきたい3つのこと

オフィス移転前には、

●移転当日までのスケジュール作成
●現在のオフィスの解約予告
●移転先のレイアウトプランをたてる

という3つの準備を入念におこないましょう。オフィスの移転は今後の業務にも関わる重要なイベントです。失敗しないように慎重に準備を進めていきましょう。

1.移転当日までのスケジュール作成

まずは移転当日までのスケジュールを作成してください。

自宅を引っ越すようには簡単にいかないのがオフィスの移転です。実際に移転を検討してから移転までには、半年から1年程度の期間が必要です。移転したい日から逆算し、新オフィスの内装工事、新オフィスのデザイン、レイアウトの決定、現オフィスの荷造り、現オフィスの解約予告、物件選びと順を追って計画を立てていきましょう。

希望の物件を見つけられなかったり、新オフィスの内装工事に時間がかかったりと、スケジュール通りにならないことも多いため、余裕を持ったスケジューリングを意識しましょう。

2. オフィスの解約は物件が見つかってから

オフィス移転を検討ときに、現オフィスの解約予告を出さなければなりません。解約予告は半年前には出さなければならないことが多い傾向にありますが、小規模なオフィスであれば移転の3か月前であっても解約予告が認められる場合もあります。

しかし、一度解約予告を出すと取り消すことはできません。新オフィスが決まっていなくても退去しなければなりません。このような状況にならないためにも、移転先の目途が立ってから解約予告を出すようにしましょう。

まずは不動産会社をいくつか当たり、条件を伝えて物件を見せてもらいましょう。納得できる物件がない場合は、移転のタイミングを遅らせることを検討してみてはいかがでしょうか。

3. レイアウトやデザインは早めに考えておく

新オフィスのレイアウトやデザインも早い段階で考えておきましょう。

オフィスのほとんどは、コンクリート打ちっぱなしで、壁紙やカーペットをはじめとした内装が施されていないスケルトンの状態となっています。そのため、内装工事を依頼する必要があり、工事のスケジュールも移転スケジュールに組み込んでおかなければなりません。それに伴いオフィスのレイアウトやデザインを事前に業者に共有しておく必要があります。

また、現在使用しているデスクや棚などのオフィス家具が新しいオフィスのデザインに合わないという場合はすべて新しいものにする必要があります。そうなると、新しいオフィス家具を探す時間、発注して届くまでの期間も考えなければなりません。

オフィス移転の際の4つの注意点

オフィス移転の際に見落としがちな注意点を4つ解説します。

現オフィスの契約内容や各業者とのやり取り、移転の際に必要な手続き、さらに資金計画など、細かい部分にまで気を配ってオフィス移転を成功させましょう。

1. 現オフィスの契約内容を確認する

現在のオフィスの契約期間はいつまでなのか、解約予告はいつまでに出さなければならないのかといった契約内容をチェックしましょう。解約予告を出す期限が過ぎてからでは理想の時期に移転はできません。

また、解約時には原状回復工事をする必要があります。原状回復工事の費用はオフィスを契約した際の保証金から支払われるのか、また工事業者はオーナーやビル管理会社が手配してくれるのかなどもチェックしておきましょう。

2. 各業者は見積もり比較をする

オフィス移転の際は引っ越し業者、原状回復工事業者、不用品回収、買取業者、不動産会社など、さまざまな業者と取引しなければなりません。

その際にいきなり1つの業者に決めてしまうと、相場よりも高い請求になる可能性もあります。引っ越し、原状回復、不用品回収、不動産など、それぞれの業者を決める際は数社ピックアップすることが肝心です。見積もりやサービスを比較してから契約するようにしてください。比較サイトを利用するなどの方法もおすすめです。

3. 各種の届け出の期限を守る

オフィスの移転前後にはさまざまな届け出、手続きが必要です。法務局、税務署、都道府県税事務所、社会保険事務所、労働基準監督署、ハローワーク、郵便局、警察署、消防署など、それぞれに届け出を出さなければなりません。

とくに法務局へ提出する登記申請書は期限を破ると罰則が科せられる可能性もあり、ここで受け取る書類は他の届け出を提出する際にも必要です。届け出期日間際になって慌てないためにも事前に書類を準備しておきましょう。

4. 資金計画を立てておく

オフィス移転にかかる費用を把握し、それに見合った資金計画をきちんと立てておきましょう。

新オフィスの敷金として半年から1年分の家賃、新オフィスの内装工事費、引っ越し費用、不用品の廃棄費用、現オフィスの原状回復工事費用、オフィス家具パソコン、備品費用などがかかります。当初予想していたよりも高額になってしまう可能性も高いので、余裕をもった資金計画を立ててください。現オフィスの保証金から原状回復工事費用が捻出される場合、残った費用は契約者の元に戻ってきます。

しかしこれは原状回復が終わってから、つまり新オフィスに移動してからの振り込みになります。保証金などはあてにせず、必ず自社でお金を用意しておける環境を整えましょう。

オフィス移転の大変な作業はコンサルティングにおまかせ

オフィス移転にはさまざま工程があり、とくに移転の経験がない方にとっては戸惑ってしまう可能性があります。

そんな不安を解消してくれるのがオフィス移転のコンサルティングサービスです。オフィス移転に関するさまざまな作業を委託できるため、移転に関する作業を大幅にカットできます。

物件の提案から内装デザインの提案、引っ越し当日までのスケジュール、引っ越し後の各種手続きなどのアドバイスもしてくれます。その他オフィス移転に関する不安なことも、さまざまなオフィスの移転作業をサポートしてきたコンサルがしっかり応えてくれるでしょう。

オフィス移転は大変なことだらけ!計画的に進めよう

オフィス移転は普通の引っ越しよりも大変なことが多く、遅くとも半年前からしっかり準備を進めていかなければなりません。漏れがあると引っ越し当日に支障が出たり、今後理想のオフィスで働けなくなったりする可能性もあります。満足のいく移転ができるようにスケジュールを立て、チェックリストも作成して準備を進めましょう。不安な点をしっかりサポートしてくれる、オフィス移転代行サービスの利用もおすすめです。

オフィス・事務所移転で何かお困りの際は、ぜひフロンティアコンサルティングにご相談ください。
オフィス・事務所の仲介・設計デザイン・レイアウトの作成、内装工事の実施、PM・CM業務から
什器オフィス家具手配、引っ越しまで、お客様に合ったベストなトータルソリューションをご提供いたします。
お問い合わせはこちら>

Result / このカテゴリの実績紹介

Service / サービス一覧

More


ページトップへ