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オフィス移転時におけるプロジェクトマネジメント

オフィスの移転には多大な時間と手間、費用がかかるため、そう簡単にやり直すことはできません。移転後の業績を左右する重要な問題でもありますので、オフィス移転は会社の一大プロジェクトと考え、しっかりマネジメントする必要があります。

今回はオフィス移転を成功させるためのプロジェクトマネジメントについて説明します。

オフィス移転を成功させるには、プロジェクトマネジメントが必須

オフィス移転のプロジェクトマネジメントとは、名前のとおりオフィス移転をプロジェクトとしてマネジメント(管理)することです。オフィス移転では基本設計から間仕切り計画の設計、内装や什器の選定、工事の打ち合わせなど、さまざまな作業を行う必要があります。

一方で、オフィス移転には予算や工期がありますので、所定の費用と時間におさまるような移転計画を立てる必要があります。

行き当たりばったりでことを運ぼうとすると予算が足りなくなったり、開業まで間に合わなくなったりする可能性がありますので、あらかじめ綿密な計画を立て、オフィス移転が円滑に進むよう取り計らうことが大切です。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントは5段階に分けられる

オフィス移転のプロジェクトマネジメントは、工程の段階で分けると5つに分類されます。

オフィス移転の目的・目標の明確化

オフィスのデザインは「利便性を高めたい」「社員のモチベーションをアップしたい」といった会社の想いをもとに設計します。まずはオフィス移転の目的や目標を明確にし、今後の方針を固める必要があります。

トップの意見だけでなく、社員の意見や気持ちを汲み取りながらイメージを作りあげていくことが大切です。

オフィス移転の計画を立てる

オフィス移転の目的や目標が固まったら、コンセプトをもとにオフィス移転プロジェクトを立ち上げます。具体的には、プロジェクトの担当者を決めたり、予算や工期、業者の選定などを行ったりします。

また、施工に向けて各種工事や機能ごとに詳細な検討や図面の作成などを行い、オフィス移転計画を取りまとめます。

オフィス移転を実行する

業者に移転工事の見積もりや査定、発注などを行い、施工段階に移ります。施工にあたっては工事担当者とスケジュールや施工管理について打ち合わせを行い、安全かつ適切な工事が行われるよう取り計らいます。

同時に、新しい移転先で困ることのないよう、オフィス移転にともなって発生する手続きなどを進めていきます。

オフィス移転計画の監視・調整を行う

オフィス移転が計画通りに進んでいるかどうか、こまめに進捗状態を監視します。当初の計画とズレがある場合や、トラブルなどが発生した場合は、適宜柔軟に対応し、移転が遅延しないよう計画の是正を行います。

あらかじめ複数のシナリオを用意しておけば、突発的な変更やアクシデントが発生したときでもすばやく対応し、プロジェクトを円滑に進めることができます。

オフィス移転計画の評価を行う

オフィス移転が完了したら、プロジェクト全体の流れや結果を振り返り、評価と反省を行います。

オフィス移転は何度も行うものではありませんが、記録として残しておけば次回オフィス移転を行う際、前回の反省点を踏まえた改良版の計画を立てることが可能です。

コストと手間を削減できる!オフィス移転を業者に依頼した方がよい理由

オフィス移転は専門的な工事を除き、設計や管理は社内の人間だけで行うことも可能です。しかし、オフィス移転を専門としている業者に依頼すれば、以下のようなメリットがあります。

窓口を一本化できる

オフィス移転には内装業者やOA機器メーカー、通信会社など複数の業者が関わっており、担当者は打ち合わせから各種機関への届出など必要な業務をすべてこなさなければなりません。

それと同時に通常の業務も行わなければならないため、担当者に大きな負担がかかります。

オフィス移転を業者に依頼すれば、関係者との打ち合わせや調整などの業務を業者が代行してくれるので、オフィス移転に関する窓口が一本化され、業務負担を大幅に軽減できます。

理想のオフィスを形にできる

設計やデザインの知識・経験がないと自社の想いや目標を形にするのは難しく、理想とは異なる仕上がりになってしまうおそれがあります。

オフィス移転のプロに依頼すれば、豊富な経験と知識をもとに、会社ごとのニーズを形にする設計やデザインを提案してもらえます。

コストを節約できる

初めてオフィス移転を行う場合、適正価格や業者の良し悪しを見極めることができず、相場より予算がかかってしまう場合があります。

専門家なら、物件探しから設計、デザイン、ネットワーク整備などオフィス移転に関わる分野・業界を知り尽くしているので、会社ごとのニーズに合わせて最適価格での見積もり・施工をサポートしてくれます。

オフィス移転のプロジェクトマネジメントはプロに任せるのがおすすめ

オフィス移転を成功させるには、コンセプト決めや設計、デザイン、施工依頼などを管理するプロジェクトマネジメントが必要不可欠です。ただ、オフィス移転にまつわる業務量は非常に多く、担当者に大きな負担がかかってしまううえ、専門知識を持たない人が適正価格で設計・施工計画を進めるのは困難です。

できるだけコストを抑えつつ、コンセプトに沿ったオフィス移転を目指すのなら、豊富な経験と知識を持つプロに任せることをおすすめします。

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