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あなたのオフィスは大丈夫?オフィスセキュリティの最新事例と対策ポイント

オフィスセキュリティ

情報漏洩や不正を防ぐためには、さまざまな観点からオフィスのセキュリティを考えることが必要です。そこでこの記事では、オフィスセキュリティの最新事例や具体的な対策ポイントを詳しく解説します。

オフィスセキュリティ対策の考え方

効果的な対策を施すためにも、基本的な考え方を把握しておくことが大切です。まずはオフィスセキュリティの3つのポイントを確認しておきましょう。

対策すべきは「外側→内側」と「内側→外側」

情報化社会のセキュリティ対策では、外側から内側への侵入を防がなければならないのはもちろん、内側から外側への漏洩にも気を配ることが必要です。

まず、外側から内側へのセキュリティ対策の具体的例としては、人が不正に入室するのを防ぐ対策が挙げられます。一方、内側から外側への情報漏洩リスク対策としては、内部からの文書・物品の持ち出しや、データの盗み出しへの対策を立てることが重要です。

また、私物の持ち込みも必要に応じて規制しなければなりません。意図していなくても、私物のスマートフォンで通話中に周囲の会話から極秘情報が漏れたり、カメラや録音機能を使って情報が流出したりする懸念もあるからです。

セキュリティレベルごとにゾーニングする

オフィス全体を見まわして、どのエリアにどの程度のセキュリティが必要なのか、ゾーニングすることもポイントです。一般的には以下のようにオフィス内をレベル1からレベル4まで4つの段階にわけ、それぞれのゾーンに適したセキュリティ対策を講じる必要があります。

レベル1は建物のエントランスホールやエレベーター、廊下など、いわゆるパブリックゾーンで、部外者も含めて自由に誰もが出入りできるエリアです。レベル2は共用ゾーンで、ロビーや受付など従業員から許可を得ていれば外部の人間も立ち入れるエリアです。クライアントとの打ち合わせなどに使用されるスペースもここに含まれます。

レベル3は執務室や会議室など日々の業務を行うスペースで、基本的に従業員だけが入れるエリアです。レベル4はさらに特別なゾーンで、社内でも立ち入れる人は限られます。たとえば、役員室のほか、セキュリティルームやサーバールーム、金庫室など重要資産の保管場所などです。

セキュリティレベルに合った対策を講じられるようゾーン分けを行い、それぞれ適切な対策を検討しましょう。

人・モノ・情報の3つを管理する

情報化が進んだ現代では「人」と「モノ」だけではなく、「情報」もしっかり管理しなければなりません。人については入退室管理を徹底することはもちろん、従業員ごとにアクセスコントロールを設定するのもセキュリティを強固にする方策のひとつです。

ただ、いくらハード面を整えても、従業員の意識がついていかなければ情報漏洩のリスクはつきまといます。セキュリティ対策を確かなものにするためにも、一人ひとりのセキュリティ意識を向上させるよう、従業員教育を行うことも大事です。

モノについては、簡単に物品を持ち出せないようにドアやキャビネットを施錠するなど、適切な管理を行う必要があります。パソコンの持ち出しルールの設定は、情報の管理にもつながります。各端末にはパスコードを設定することで、部外者が容易に情報へのアクセスができない対策を講じることも大切です。

ウイルス感染や情報漏洩など、インターネットに接続することで起こり得るリスクを避けるために、ネットワークセキュリティを強化することも求められます。

オフィスセキュリティの最新事例

上述したオフィスセキュリティの考え方をふまえて、企業はどのように対応しているのでしょうか。ここからは実際すでに導入されている、または導入が進みつつあるオフィスセキュリティの最新事例について詳しく紹介します。

入退室管理・セキュリティゲート

物理的にセキュリティを高める方法のひとつとして入退室管理があります。具体的にはいつ・誰が・どこに入退室したのかを把握しておく認証システムで、勤怠時間の管理に用いられるほか、情報漏洩防止にも役立つ方法です。システムの種類によってセキュリティレベルは異なり、暗証番号、ICカード、生体認証の順で強度が高くなります。

暗証番号をテンキーなどで打ち込む入退室管理は、設置も比較的簡単でコストも低いことがメリットです。ただし、暗証番号を盗まれればセキュリティを破られるリスクがあります。社員証などのICカードで出入りする場合、勤怠管理など社内のほかのシステムと連携させて使用することも可能です。

指紋認証や静脈認証、網膜認証など個人の特徴を利用した生体認証は、基本的にほかの人では通過できないため、特に強固なセキュリティを必要とするゾーンへの立ち入りの際に利用されることが多くなっています。

また、セキュリティゲートや自動ロックされるドアを設置したうえで上記の認証システムと組み合わせれば、ゾーンごとに権限のある人だけが入れるようにすることも可能です。

オフィスレイアウトを見直す

セキュリティを高めるためには、死角を作らないことが大事です。もし、オフィス内に死角があれば、情報が漏洩する隙を作ってしまいかねません。オフィスのレイアウトを見直すことがセキュリティの弱い箇所を発見することにもつながるのです。効果的な例としては、個室をガラス張りにする方法があります。

一方、セキュリティレベルが高いはずの執務室が外から丸見えだったり、外部の人間が自由に出入りできたりするようでは、機密情報が外部の人の目に触れるリスクがあります。物理的に空間を区切った構造にできない場合でも、パーテーションを設置するなどの対策を施すようにしましょう。

監視カメラの設置

どれだけ人の目で監視を怠らないようにしても、すべての脅威をもらさず監視するのは困難です。社内には常に人がいるエリアばかりではなく、普段は無人であることが多い場所もあります。また、人がいる場所でも、一瞬の隙をついて不正が行われることがないともいえません。

人の目の行き届かない部分を監視する方法として効果的なのが、レコーダー付きの監視カメラを導入することです。死角を監視できるのはもちろん、監視カメラが設置されているだけでも部外者が侵入しにくくなる可能性が高く、社員の不正を抑止することに役立ちます。

万一問題が発生した際には、録画した映像から何があったのか把握することも可能です。

キャビネットの施錠・出し入れ管理

情報漏洩しない、させないためには、人の出入りを管理するほか、物理的に持ち出しが難しくなるようにすることも効果があります。たとえば、重要文書を保管しているキャビネットは、常時施錠しておくことが望ましいでしょう。

ただし、従業員が共有で使用するキャビネットの場合、たとえ施錠していたとしても鍵の管理や開け閉めの状況が把握できていなければセキュリティは完全とはいえません。キャビネットにも認証システムをつけることでよりセキュリティを高め、重要書類の出し入れの詳細も管理できるようになります。

パソコンのワイヤーロックや生体認証の導入

社内で使用するパソコンにはさまざまな業務に関するデータが詰まっており、まさに機密情報の宝庫です。ノートパソコンの場合、むやみに持ち出すことができないようにしておく必要があります。最も簡単な対策としてはワイヤーロックを取り付けて物理的に持ち出せないようにすることです。

また、生体認証を設定し、ほかの人間が操作できないようにしておくことでも、セキュリティレベルがアップします。そのほか、管理者が社内や社外のパソコンを一元管理したり、遠隔操作ができたりするシステムを導入するのも効果的です。万一、不正が行われそうな状況になった場合、管理者がいち早く適切な対処ができるようになります。

オフィスセキュリティは総合的な対策が必要

現代のオフィスセキュリティ対策は「人」「モノ」「情報」の3つの分野すべてに気を配る必要があり、非常に複雑です。単に監視カメラや入退室管理システムといった設備を導入すれば良いというわけではありません。

オフィスのレイアウトを見直したり、どの部分にどのようなセキュリティ対策を講じれば良いのか考えたりする際には、判断をするのが難しい場合もあります。オフィスのセキュリティ対策を検討する際は、適切な対策を講じるためにも、総合的な観点からアドバイスできるオフィスの専門家にコンサルティングを依頼するのがおすすめです。

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