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準備はどうする?オフィス移転前にやること一覧

オフィス移転時にやること一覧

業務拡大で社員が増加したため今より広いオフィスが必要になった、テレワークの導入で今より狭いオフィスで事足りるようになった、などさまざまな理由でオフィスの移転を検討する企業は多いです。オフィスは移転したいときにすぐ移転できるものではなく、慎重にスケジュールを作成して進めていく必要があります。

オフィス移転前にしなければならないことをまとめましたので、ぜひ移転前にご確認ください。

現オフィスの契約期間を確認

まずは現オフィスの契約期間を確認しましょう。オフィスの契約期間は物件によって異なりますが、2年間など契約期間が決まっているのが一般的です。この期間を満了する前に解約を申請すると違約金が発生する可能性があります。余計な費用を抑えるためにも、急を要しない場合は契約満了まで移転を待ちましょう。

また、新オフィスも現在は他のオフィスが入っているためすぐに移転できないことがあります。いつから入居可能なのか、いつまで押さえておけるのかも確認しておきましょう。

オフィスの解約には事前に解約予告が必要なため注意

オフィスの契約満了とともに解約する場合も、申し出てすぐに解約できるわけではありません。小規模なオフィスなら3か月前、大きなオフィスなら6か月前には解約予告を出す必要があります。契約書に解約について必要な手続きが記載されているので、確認してください。もし契約書に詳しいことが書かれていない場合は、オーナーや管理会社に確認し、いつまでに解約予告をださなければならないのか確認しましょう。

また、一度解約予告を出すと取り消すことができません。しっかり移転先が明確になった時点で解約予告を出すことをおすすめします。

どんなオフィスに移転したいかを明確にする

オフィスを移転したいということは、現在のオフィスに問題があるということです。なぜ移転したいのか、どんなオフィスで働きたいのかを明確にしていきましょう。理想のオフィスを具体化することで物件探しもスムーズになります。

不動産会社に膨大な量のオフィスから最適な場所を提案してもらうためにも、わかりやすく条件を伝えられるようにしておきましょう。人気が高い物件は、アクセスの良いオフィス、おしゃれなオフィス、新しいオフィスなどです。

現オフィスの問題点を挙げる

まずは現在のオフィスの不満な点を挙げていきましょう。

社員全員のデスクを置くと手狭になる、会議スペースがない、交通アクセスが悪い、日当たりが悪い、セキュリティに不安があるなど、移転を考える理由はさまざまです。この問題点を解決してくれるオフィスを探せば、理想のオフィスを見つけやすくなります。

原状回復について確認する

オフィスを移転する際には、借りたときの状態に戻す「原状回復」を行う必要があります。原状回復の業者は貸主が指定している場合もありますし、自分たちで業者を探さなくてはならない場合もあります。自分たちで探す場合は、コストを抑えるためにも数社に見積もりをとって、比較してから最適な業者に依頼しましょう。

原状回復工事の期間はオフィスの広さにもよりますが、100坪ほどのオフィスだと1か月ほどかかります。オフィスの解約期日までに原状回復工事を済ませておかないと、日割りの家賃が発生する場合があります。オフィスの解約予告を出したら、なるべく早く業者を選定しておきましょう。

また、業者にも「この日までに工事を終わらせてほしい」と忘れずに伝えておいてください。

新オフィスの物件を探す

理想のオフィスを具体化できたらいよいよ物件選びです。オフィスの物件を多数所有している不動産会社に相談しましょう。移転したいエリアの不動産会社に相談すれば、意外な物件も紹介してくれるかもしれません。物件を選ぶ際に確認しておきたい点を解説します。

条件に合う広さや設備か確認

まずは条件に合う広さかどうかを確認します。余裕をもってデスクを配置できるか、棚やプリンターなどを配置するスペースはあるかなど、十分にシミュレーションをしておきましょう。

また、エアコン、電力、セキュリティなどの設備を確認しておくことも大切です。

立地や駅からの距離を確認

人気の立地、通いやすい立地でオフィスを選ぶ方も多いです。ただし、乗り入れる電車の数が少ない、駅から遠い、地下直結ではないなどの物件はあとから不便に感じることもあります。実際に足を運んで確認しましょう。

周辺環境の確認

周辺に飲食店やコンビニはあるか、オフィスビル内に食堂や飲食スペースはあるか、喫煙スペースはあるかなども確認しておきましょう。業務内容によっては、銀行や郵便局が近くになければ困るという場合もあります。

初期費用の確認

オフィスや不動産会社によって入居にかかる初期費用は大きく変わります。家賃の他共益費、保証金、不動産手数料、敷金、礼金などを確認してください。

また、オフィスの契約の場合は保証金や権利金がかかることも多いです。最初に想定したいたよりも初期費用がかかった、初期費用を用意できないという状況にならないように注意しましょう。

オフィスビルの管理体制の確認

オフィスの間取りだけでなく、オフィスビル全体の管理体制についても確認しておきましょう。消灯時間は決まっているのか、セキュリティは万全か、駐車場は完備されているか、清掃業者を手配しているかなどです。これらの条件が合わないとこれまでと同じように業務をこなせない可能性もありますので見落とさないように注意してください。

新オフィスのレイアウト決定

物件が決まったら新オフィスのレイアウトを決定していきます。動線をスムーズにしたい、集中力がアップする内装にしたいなど、現オフィスの不便な点を解消し、より働きやすい環境に整えましょう。

デスクや棚などの配置を決める

まずはデスクや棚、プリンターなどの配置を考えます。社員全員のデスクを置いたうえで十分に動きやすいか、部署ごとにまとめることは可能か、社員の行き来はしやすいかなどを確認してください。来客スペースの確保など、ゾーニングも考えておく必要があります。

より魅力的なオフィスにするためにデザインも変更したい場合は、デザイナーに相談するのもよいでしょう。清潔感があるシンプルなオフィス、モダンでスタイリッシュなオフィス、社風に応じた自由なデザインのオフィスなど、理想のデザインをデザイナーに伝えましょう。内装デザインの決定や工事期間を見越して契約期間を早めることも考えておかなければなりません。

新オフィスの家具を購入する

レイアウトが決定したら、新オフィスのデザインや広さに応じた家具を購入します。大量に発注する場合は見積もり依頼を出しましょう。引っ越し当日に新オフィスにきちんと届くように手配することも大切です。

不要になった家具の廃棄方法を決定

不要になった家具は、少数の場合はオフィスビルの規定に則って粗大ごみとして処分できます。しかし大量に処分する必要がある場合は、不用品回収業者に引き取りに来てもらわなければならないかもしれません。まだ十分に使える家具であれば買取してくれる業者もあります。移転費用の足しにするためにもお得に取引できる業者を探しましょう。

引っ越し業者の選定

オフィス移転の日程が近づいてきたら引っ越し業者を決めます。

1月から3月の年度末にオフィスを移転する企業が多く、この時期は引っ越し費用も高額で予約も取りにくいです。費用を抑えたい場合は時期をずらして移転を検討することもおすすめです。

引っ越し業者を選定する際は一社に絞るのではなく、複数の業者から見積もりを取りましょう。他社の見積もりを提示すると、費用の交渉に応じてくれることも多いです。比較をし、スケジュールに合わせてくれる、金額が安い、不用品を回収してくれるなどのサービスが充実している引っ越し業者を選ぶのがおすすめです。迷った場合には、オフィスの引っ越し実績が多い業者の中から選ぶと安心です。

社内で行う移転業務の決定

引っ越し当日までに社員が行う業務は、整理して社員全員に共有しましょう。当日スムーズに動けるように、また当日までに慌てることのないように準備を進めていくことが大切です。

データのバックアップ

パソコンなど精密機器のバックアップは、全員が取っておくように指示しましょう。オフィスの引っ越し業者によっては、バックアップをサービスでおこなってくれることもあります。

効率的に荷造りをする

あまり使わない資料は早めに荷造りをする、よく使う資料はギリギリまで残しておくなど、社員で話し合って効率的に荷造りを行うことも大切です。年度末など通常業務も忙しくなる時期に移転をする場合は、余裕を持って準備を進めなければなりません。

移転手続きや取引先への連絡

法務局、税務局、都道府県税事務所、労働基準監督署、ハローワークなど、オフィス移転に伴ってさまざまな届け出を出さなければなりません。移転後に提出するものがほとんどですが、期限が決められているものも多いため事前に用意できるものは用意しておきましょう。

煩わしいオフィス移転業務は代行サービスの活用もおすすめ

オフィス移転には、物件探しなどの大きな事柄からデータのバックアップなどの細かい作業までさまざまなことをしなければなりません。通常業務が忙しくてなかなか移転作業に手が回らないという方は、オフィス移転代行サービスを利用してみましょう。

オフィス移転代行サービスに依頼すれば、移転までのスケジューリングから物件探し、内装デザイン、不用品の回収、データバックアップなど、煩わしい作業を一括して管理してくれます。

オフィス・事務所移転で何かお困りの際は、ぜひフロンティアコンサルティングにご相談ください。
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