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意外と知らない?オフィス移転時の挨拶とマナーを解説

オフィス移転時の挨拶

オフィスを移転する際は、取引先など関係先に移転を知らせる挨拶状を送るのがマナーです。では、オフィス移転の挨拶状は、いつどのように送ればいいのでしょうか。また、挨拶状はメールやメッセージアプリでもかまわないのでしょうか。オフィス移転時の挨拶についてまとめてみました。

オフィス移転時の挨拶状

オフィスが移転する際は、必ず移転の挨拶状を取引先などの関係先に送らなければなりません。挨拶状には、新しいオフィスの住所や移転日、移転先での営業開始日などを書きます。オフィスが移転することは、それまでに口頭や電話、メールなどで取引先に伝えている場合も多いのですが、だからといって挨拶状を送らなくてもいいというわけではありません。

オフィス移転の挨拶状を送らないと、失礼に当たる場合もあるので注意が必要です。また、挨拶状を送付するとともに、ホームページでも移転の案内をするようにしましょう。取引先に移転の案内をすると、移転のお祝いに花などをもらうことがありますが、その場合は相手との関係性を考え、お礼状を送ったり電話や口頭でお礼を伝えるのがマナーです。

挨拶状はいつ送るのか

オフィス移転の挨拶状は、通常移転の1カ月前くらいに送るのがよいとされています。個人の引っ越しは、新居に移ってから挨拶状を送るのが通常ですが、オフィスの場合は移転する前に送るのが礼儀ですので、間違えないようにしましょう。これは、取引先が重要書類などを、間違って旧住所に送るといったトラブルを避けるためでもあります。挨拶状は、移転が決まったらすぐに準備しましょう。

挨拶状の書き方

オフィス移転の挨拶状はハガキでもいいのですが、書面のほうがより丁寧な挨拶状になるので、なるべく書面にしましょう。

挨拶状には以下のような項目を書きます。

●会社名
●代表者氏名
●新オフィスの住所
●新オフィスの電話番号・FAX番号
●新オフィスでの営業開始日
●地図

このほか、移転と同時に変更になることがあれば、それも書き添えましょう。地図は必須ではありませんが、紙面にスペースがあれば、記載するほうが親切です。なお、挨拶状はパソコンで作成することもできますが、業者に作成を依頼すると挨拶状の文言から宛名印字、封書詰め、ポスト投函まですべてやってもらえます。業者に依頼すれば、相手に対して失礼のない丁寧な挨拶状を送ることができます。

メールの挨拶状

最近では、オフィス移転の挨拶状をメールで送るケースも増えています。年賀状もメールやメッセージアプリで送る時代ですから、移転の挨拶状をメールで送っても失礼にはならないでしょう。メールの挨拶状は書面で送るのに比べると簡単ですし、新オフィスの地図もクリックするだけで閲覧できるので、かえって便利かもしれません。

ただし、メールの挨拶状は書面に比べると簡略的な印象ですから、相手先との関係性を考えて送る必要があります。自社から見て先方が親会社に当たるなら、メールでは失礼というのが一般的な常識です。しかし、メールには地図が見やすいなどの利便性があるので、挨拶状を送りつつメールでも送れば失礼にはなりません。

オフィス移転のお祝いをもらったら

オフィス移転のお祝いをもらったら、まずは電話でお礼を伝えましょう。お礼の電話は可能な限り早いタイミングでかけるのをおすすめします。しかし、電話でお礼を言ったからといって、お礼状がいらないわけではありません。

まず電話でお礼を述べてから、あらためてお礼状を送るのがマナーです。ただし、相手先との関係先によっては、書面で送るよりも直接会ってお礼を述べたほうがいい場合もありますから、ケースバイケースと考えましょう。

オフィス移転は事業の節目

オフィス移転の理由の一つとして、事業拡大のためというのがあげられます。オフィス移転の挨拶状は、今後拡大する事業の宣伝を兼ねて送ることもできますから、挨拶状はしっかり作りたいものです。

また、新オフィスに移転したら、取引先の関係者を積極的に招き入れましょう。取引先に新オフィスを訪問してもらうことも、今後の事業拡大のためには大切です。

オフィス移転時は新規事業の内容も紹介するのが一石二鳥

オフィス移転時には、取引先などに必ず挨拶状を送りましょう。オフィス移転の挨拶状は、移転する1カ月前に送るのがマナーです。最近はメールやLINEで移転の挨拶状を送ることもあるようですが、メールやLINEとともに書面でも挨拶状を送るようにしたいものです。

事業拡大のためにオフィスを移転するのであれば、移転の挨拶状は新規事業の宣伝にも使えます。移転の挨拶とともに、新規事業の内容も紹介すれば一石二鳥です。

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