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災害時のオフィス移転を考える。withコロナ時代の最適解とは?

災害時のオフィス移転

新型コロナウイルスの感染対策や働き方の多様化に伴いテレワークの需要が高まるなか、既存のオフィスのあり方や業務運営を見直そうと考えている企業は多いかもしれません。感染症や自然災害などを想定したオフィス移転は、どういったポイントをおさえれば成功するでしょうか。

この記事では、災害を想定したオフィス移転のもたらすメリットや、これからのオフィスに求められる変化、テレワークが促進されてもオフィスを持つ意味について解説します。

災害に備えたオフィス移転|コロナ時代の選択肢

これからオフィスを移転するなら、災害などの影響を受けるリスクを軽減・分散し、働き方改革のもたらす変化にも対応できるオフィス設計を考える必要があります。ここでは、そのための具体的な選択肢を解説します。

オフィスを縮小移転する

「縮小移転」はネガティブな響きのある言葉かもしれませんが、実際には多くのメリットがある選択肢です。AIの普及やテレワークの導入促進により、オフィスでなければ果たせない業務は少なくなっています。移転の際にオフィスをコンパクト化するのは珍しいケースではなく、今後その需要は高まる可能性もあるのです。

オフィスが果たす役割を最小限にすると、災害時に事業が停滞するリスクを軽減できます。また、オフィス内の人員の密集度を抑えることでコロナウイルスなどの感染リスクを軽減し、クラスター発生防止策ともなるでしょう。さらに広いオフィスには、あまり使用されないデッドスペースが生まれがちです。縮小移転によってオフィスの無駄をなくせば、業務の効率化とコスト削減の両方に良い影響があります。

分散移転してリスクを減らす

ひとつのオフィスに機能を集中させるのは、災害時のリスクが高い方法です。一か所にすべての従業員が集まる状況では、新型コロナウイルスなどの感染リスクも高まります。ICT技術が未発達だった時代では、オフィスの分散は業務効率を下げ、コストも余計にかかる方法でした。しかし、現在ではテレワークが普及し、会社機能や従業員が複数拠点に分かれても、効率的に業務を進められる環境が整いつつあります。

都市部のテナント料の高騰を考慮すると、場所を賢く選べば、分散移転はかえってコストパフォーマンスの高い選択肢になるでしょう。

仕事ができる場所がひとつしかないと、一部の従業員にとって通勤の負担が大きく、モチベーションの低下やワークライフバランスの崩れにつながります。オフィスの分散移転は従業員の負担を軽減し、QOLやモチベーションが向上することで、結果的に業績アップを期待できる方法でもあるのです。

地方に移転して広いオフィスを構える

地方に移転すると、都市部よりも低いコストで広いオフィスを設置でき、高いコストパフォーマンスと余裕のあるスペースの両方を得られます。新型コロナウイルスの感染防止策である、ソーシャルディスタンスの確保にも役立つでしょう。実際近年では、フロントオフィスを都市部に設置し、副次的な拠点としてサテライトオフィスを地方に設置する企業が増加傾向にあります。

サテライトオフィスは、支社として地方のマーケットを担うというより、事業上のリスクヘッジや従業員の負担を軽減する目的の拠点です。ライフスタイルに合わせて働く場所を選択できれば、従業員のQOLが向上し、企業側も地方の有望な人材を確保するチャンスに恵まれます。また、都市部にはない環境により新しいアイディアが生まれる可能性があり、地域活性化にも役立ちます。

テレワークを前提としたオフィスづくり

テレワークが当たり前になる社会では、オフィスの機能にも変化が必要です。決まった人数の従業員が毎日出勤するわけではないため、従来のような固定席の必要性も減少します。それに代わり、業務の種類に応じて好きな場所で働ける自由さや、開放感を重視したレイアウトが主流になるでしょう。

具体的には、必要に応じた席数やデスクを選べるフリーアドレス席、往来により部署間のコミュニケーションがとれる回遊性のある空間、Web会議に利用できるテレカン用ブース半閉鎖型空間 など、多様なニーズに沿った機能性が重要となります。

それでもオフィスを持つべき3つの意味

それでもオフィスを持つべき?

リスク対策や働き方改革によりオフィスの役割が変化するとしても、その存在が無用になるわけではありません。オフィスは、単に作業をするためだけの空間ではないのです。今だからこそ再認識すべき、オフィスの持つ3つの役割をご紹介します。

円滑なコミュニケーションと迅速な意思決定ができる

ビデオ通話やチャットツールは、場所や時間の自由度という点では非常に便利です。しかし、リアルでのコミュニケーションが一切なくなると、情報伝達や意識共有に歪みが生じるかもしれません。オフィスにいれば、相手のトーンや雰囲気、体調、ほかの人が話している内容まで自然とキャッチできますが、ITツールでは伝えられる情報に限りがあります。とくに、チャットメッセージなどは必要以上に簡潔になりがちです。

また、質問への返信にどうしてもタイムラグが生まれ、業務の進行に影響することもあります。すぐに会える・話せる・決められるという点で、オフィスは高い効率性をもっているのです。

パフォーマンスを最大化する設備と環境

テレワーク経験者が感じる代表的なデメリットは、仕事に集中しにくいことです。オフィスのようなビジネスデスク、空調、静かに集中できる環境は、テレワークではなかなかのぞめません。また、仕事に必要なスペックを備えたパソコンが準備できない場合もあります。

急にテレワークの必要が生じた企業では、従業員の自宅に固定回線がひかれておらず、通信に支障が出たというケースもありました。さらに、社内データや端末を持ち出すことで、セキュリティリスクが生じるおそれもあります。仕事に理想的な設備と環境という点では、オフィスの持つ意義は非常に大きいのです。

組織のカルチャーとアイデンティティの具現化

オフィスは、その企業で働く自分という自己像を強め、モチベーションを高めるうえで大きな役割を果たします。テレワークは自由度が高いものの、孤独感もある業務スタイルです。オフィスに集っていないため、企業としての一体感が低下する可能性があります。

オフィスは、業務と直接関係しないコミュニケーションを育む場としても重要です。雑談をしたり、一緒に食事をしたりというコミュニケーションは、仕事ではないものの、組織文化を作ることにつながります。オフィスでの余白のあるコミュニケーションは、一体感とモチベーションに貢献するのです。

オフィス移転で重要なBCP(事業継続計画)対応

オフィス移転で重要なBCP対応

BCP(事業継続計画)とは、緊急事態発生時に従業員の安全を確保して被害を最小限に抑えつつ、事業の継続を図るための計画を指します。地震に備えての耐震化や非常用発電の整備などがイメージされますが、新型コロナウイルスなどの感染症対策も重要な要素です。感染症対策に関してのBCP策定は、予防のフェーズと感染者発生時のフェーズにおける具体的な状況想定がポイントです。

例としてテレワーク導入であれば、企業側だけでなく従業員の自宅での通信環境についても準備が求められます。また、オフィスでの感染防止策では、湿度管理などの空調調整、殺菌・消毒の具体的な対策と消毒剤の利用ルールも必要です。

栄養管理や休養の確保など、従業員が日頃から健康意識を向上するような規則の策定・周知もしておきます。あわせて、発熱時の欠勤や、その場合の有給休暇、休業手当の適用ルールも決定しましょう。さらに、感染者発生時に想定される人員不足の状況における適切な業務運営など、オペレーション変更の計画も重要です。

【まとめ】災害時のオフィス移転はコンセプトと計画が重要

オフィス移転の目的のひとつは企業の経営課題を解決し、事業運営にふりかかるリスクを最小限におさえることです。災害を想定したオフィス移転で重要なのは、立地や広さ、内装など目に見える部分だけではありません。

現状課題の精査や、災害遭遇・克服を想定した経営計画とそれに基づくコンセプトがポイントです。そのため、オフィス移転のパートナーはデザインや施工だけでなく、多様なニーズに対応できる総合コンサルティングを提供する業者を選びましょう。

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