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フリーアドレスとは?メリットとデメリットを把握した上で導入を検討しよう

フリーアドレスとは、従業員が専用のデスクを持たないことです。すでに一部の企業で導入されており、メディアなどではその様子も紹介されています。多様な働き方に対応するため、フリーアドレスに注目している企業は少なくありません。

この記事では、フリーアドレスの導入を検討している企業へ向けて、メリットやデメリット、導入の際にを解説します。

フリーアドレスのメリット

フリーアドレスのメリット

多様な働き方に対応できる

近年推進されている働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、フリーアドレスやテレワークなど、多様な働き方に対応するための施策を検討する企業が増えています。企業のみならず、従業員も自身の生活スタイルに合う働き方を模索する時代に突入していると言っても過言ではありません。

パソコン1台で日々の業務が完結するなど、毎日の出社を前提としない働き方が可能な業種・職種では、フリーアドレスを導入することで大きなメリットを実感できるケースが多くあるでしょう。

オフィスの省スペース化

オフィスを構えると維持費がかかります。これまで、従業員一人につき1席のデスクを用意することは当たり前であり、そのスペースにかかるコストは必要経費であると考えられてきました。一方、フリーアドレスでは1席を複数の従業員が共有して使用します。

デスクの数が少なくなれば、その分オフィスをコンパクトにできます。単純にデスクを半分に減らせばオフィスのスペースも半分で済むことになり、コスト削減効果は絶大です。一つのデスクを複数の従業員が共有することで、従業員数と比較してコンパクトなオフィス設計が可能になります。

部署間コミュニケーションの促進

フリーアドレスの大きな特徴の一つに、オフィス内での流動性が高くなることが挙げられます。固定席での仕事は、オフィス内に自分だけのスペースをつくることとなり、コミュニケーションを取る相手もデスクが近い人に限られるケースが少なくありません。

一方、フリーアドレスでは、さまざまな仕事を担う従業員が広くオフィスを行き交うことになり、おのずとコミュニケーションが促進されます。部署の垣根を越えたフレキシブルなプロジェクトの促進も期待できるでしょう。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスのデメリット

従来のマネジメントでは対応できない

フリーアドレスの導入で問題となりやすいのが勤怠管理です。いわゆるタイムカード式の勤怠管理を行っていた企業では、管理方法を根本から見直す必要があります。また、プロジェクトメンバーや部下と顔を合わす機会も限定されるため、業務の進捗管理や評価がしにくくなるのも難点です。

これまでのシステムを大幅に変えるのは決して楽ではないものの、現在ではチャットツールやプロジェクト管理ツールなど、フリーアドレスの導入をサポートするツールが数多くあります。これらをうまく活用しつつ、出退社や業務の進捗を管理することを検討しましょう。

フリーアドレスに向いていない業種・職種も存在する

どれほどフリーアドレスやテレワークが広がっても、固定席での仕事が向いている職種もあります。たとえば、外出が少なく作業に集中する必要がある総務や経理、顧客情報など機密情報を扱う職種、ハイスペックなパソコンやデュアルディスプレイを使うエンジニアなどは、環境の整った専用デスクを

これらの仕事を担う従業員については、無理にフリーアドレスを導入すると機密情報の漏洩や生産性の低下などが懸念されるため、慎重に検討することが大切です。

帰属意識が低くなる

会社員として働く上で、自分のデスクや個室を与えられることに喜びを感じるのはごく自然なことです。オフィスの中に自分の居場所ができることで、企業の一員であるというアイデンティティが生まれる人も多いでしょう。このような感覚が強い人にとって、フリーアドレスは居心地の良いものではない可能性もあります。

また、フリーアドレスでは社内コミュニケーションが活発化することが期待されますが、逆に部署内では会話が減ってしまうケースも少なくありません。

フリーアドレス導入の際に有効なもの

フリーアドレス導入の際に有効なもの

集中して仕事できる個人ブース席

フリーアドレスは従業員同士のコミュニケーションを活発化させるため、新しいアイデアの創造やスムーズな事業推進につながることが期待できます。一方、仕事はコミュニケーションのみでは成り立たず、ときには一人で集中して業務に取り組む必要もあります。

そのため、フリーアドレスを導入したとしても、パーティションなどで仕切った個室ブースは一定数必要です。周囲の会話や雑音から遮断された空間は来客時にも役立ちます。利用時間を申告制にするなど工夫して活用しましょう。

パーソナルロッカー

フリーアドレスが導入され、いくら荷物を減らしても、筆記具やメモ用紙などの私物を管理する場所がまったくないと、業務に支障を来すこともあります。

個人のデスクで管理できない分、従業員ごとに専用の収納スペースを用意しましょう。固定席がない環境では管理が煩わしくなるため、業務に関係ないものを社内に持ち込まなくなる傾向があります。そのため、収納スペースはそれほど大きくなくても問題ありません。

モバイル化・ペーパーレス化

フリーアドレスでは「出社しなければできない」「この場所でなければできない」という状況をなくすことが重要です。オフィス内外どこでも同様の仕事ができるよう、ノートパソコンの支給やWi-Fiの整備、チャットツールやファイル共有ソフトの導入などを検討しましょう。

また、ペーパーレス化に舵を切ることも求められます。せっかくフリーアドレスやテレワークを導入しても、書類の受け渡しや承認のための押印などが必要になると、業務がスムーズに進まなくなる可能性があります。

WEB座席管理システム

フリーアドレスでの業務は座席の管理が非常に重要です。座席の使用状況を把握できるWEB座席管理システムの導入により、いつ出退社したかわからない、だれがどこにいるのかわからないという状態を回避できます。

また、繁忙期がある業種や職種では、一時的にオフィス内が混雑する可能性もあります。オフィスにおいて新型コロナウイルスの感染者が確認された場合、WEB座席管理システムを導入していれば濃厚接触者の追跡にも役立ちます。

フリーアドレス導入を成功させるコツ

従業員にきちんとヒアリングする

「明日からフリーアドレスに変更します」と言われて、柔軟に対応できる従業員はそう多くありません。特に固定席での働き方に慣れている従業員にとっては大きな負担になります。

例えば、自分のデスクから離れて働くことが多い営業職では抵抗なく受け入れられても、デスクに大量の資料を保管している経理などでは難しいこともあります。

まずは現状の課題をヒアリングし、フリーアドレスと固定席を上手く使い分けながらスタートすることが必要です。

出社する人数(在席率)を確認する

フリーアドレスは、出社せずとも業務が可能であることが前提です。そのため、日常的に出社する人数が多い企業では、フリーアドレスのメリットを得られない場合もあります。無理にフリーアドレスを導入することで、生産性の低下を招いてしまう可能性もあるでしょう。

このようなトラブルを防ぐためにも、事前に在席率調査を実施し、適切なデスクの数を算出することが大切です。

フリーアドレスの導入は慎重に検討しよう

フリーアドレスには多くのメリットがあり、多様な働き方への対応が期待できます。一方で「働き方改革が求められているから」「トレンドだから」といった理由で安易に導入するものでもありません。まずは従業員へのヒアリングを通じて現状の課題を精査すること、フリーアドレスが適している職種や業種であるのかを検証するプロセスが重要です。

フリーアドレスのメリットを十分に生かして、従業員にとって働きやすい環境をつくりましょう。

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