オフィス移転の豆知識

オフィスデザインホーム > コラム > オフィス移転の豆知識

オフィス移転の豆知識



オフィス移転の大まかな流れ


オフィスを移転する際にやはり一番初めに重要になってくるのがオフィスプランニングです。これはオフィスのレイアウトや家具の選定など、全体のデザインを計画する作業のことを言います。オフィスのデザインを決めることは、今のデザインを見直すことになります。会議室やトイレ、受付などの各種スペースのデザインから照明や壁の色まで幅広いプランニングが必要になります。オフィス移転を考えているという方は、まずはオフィスプランニングをすることから始めるといいでしょう。

オフィスプランニングをする際には、全体のレイアウトというのが大切になります。レイアウトを決める際は、大枠であるオフィス全体のデザインから始めるとまとまりのあるいいオフィスができます。デザインに関しては、企業のイメージをデザインに反映したり色々なことを考えなければならないので、あらかじめ時間のかかりそうなものは考えておくとスムーズに移転することができます。

レイアウトデザインで一番大切なことは動線設計になります。動線とは人が移動するために確保されている経路のことであり、これをすることで職場では自然とコミュニケーションが生まれたり、業務の生産性が上がったりする重要な設計となります。全体のレイアウトが決めったら内装のデザインを決めます。特に内装に関しては、企業の持つ世界観やブランドのイメージにもつながる重要なポイントなので、じっくりと考える必要があります。

また、スペースによってその役割にもっとも適しているデザインをすることも大切になります。内装のデザインが終わったら細かい設備のデザインを進めていきます。具体的には照明や家具、収納、通信設備などのことを言います。これも内装のデザインと一緒で、照明の配置や演出などを明確に決めていきます。これらのデザインがすべて完了したら、業者を探します。デザインの段階から一緒に考えてくれる業者もいるので、早いうちから探しておいても問題ないです。

業者や決めなければならないことがすべて決定すれば、移転をする工事に入っていきます。オフィス移転の際には、関係官庁への届け出というのが必要になってきます。様々な書類がいるので、事前に準備をしておくとスムーズに移転をすることができます。これらの作業がすべて完了したら移転が完了になります。オフィス移転には必ずと言っていいほど業者の力というのが必要となってきますので、移転について考えている方は、早めの段階から探しておくということも大切なことです。

オフィス移転のメリット


オフィスを移転するにあたってどのようなメリットがあるのか、移転を行った際のメリットについて紹介します。

まず一つ目は、大幅にコストを削減できるということです。移転をする目的で一番多いとされているのが、分散したオフィスを集約するためです。オフィスが分散しているとコピー機などの備品の管理や、トイレのスペースが無駄になるといったことにもなります。しかし移転をすると、スペースをワンフロアにするといったことも可能になるので、そうすることで備品の重複の無駄をなくすことができますし、こういった面でコストを大幅に削減することができるのです。

二つ目のメリットは従業員のモチベーションです。移転によって、作業スペースの環境が大きく向上することによって、作業がしやすくなり、従業員のモチベーションや効率が上がります。モチベーションや作業効率が向上することによって、業績が上がり会社の発展につながる場合もあります。

そして、移転を行う際には社員の意見もしっかりと聞く必要があります。アンケートをとったり、社員一人ひとりと面接を行うなど、なるべく多くの社員の意見を取り入れることで、さらにモチベーションの向上が期待できます。以上の二つのメリット以外にも移転をすることにはたくさんの利点があります。
移転をする際は、独断で決定するのではなく、社員みんなの意見を取り入れることでより良い環境作りにつながります。

オフィス移転日のポイント


1年間の中で引越しが集中する時期というものがあります。オフィス移転をする際にはこういった時期を避けることによってスムーズに移転をすることができます。今回はオフィス移転日のポイントについての説明をします。

まず、引越しが集中する時期というのは、基本的に3月、8月、10月の会社の異動や転勤、入学卒業のシーズンとなっており、中でも3月というのは学生の入学や就職で新生活を始める時期となっているため、年間を通してみても1番のピークになると言われています。こういったことから、極力3月後半から4月頭の移転は避けるのが無難です。

逆に1月、6月、11月、12月というのは引越しがそれほど行われない閑散期になります。オフィス移転をスムーズに行いたいと思っている方は、ピーク時はなるべく避け、この閑散期に行うと、スムーズに移転をすることができます。

次の記事へ