業務効率化を目的としたオフィスレイアウト

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業務効率化を目的としたオフィスレイアウト



レイアウトの要素を整理する



オフィスのレイアウトを考えるときには、スペースの要素を整理することが大切です。具体的には主として次のような5つのスペースが考えられます。

1つ目は、社員が仕事をするスペースです。一般社員が仕事をする場所と、社長など役員が執務を行う場所があります。社長室や役員専用の部屋を設ける場合には、応接用の椅子を置くなど、一般社員の働くスペースよりも広いスペースが必要になります。

2つ目は、通路や廊下など人が移動するためのスペースです。机が接近しすぎているとストレスを感じるので、生産効率が下がります。コピー機やファクシミリの設置されている場所では、通路が狭いと作業している社員がいる場合通りにくくなるので、十分余裕がなければなりません。

3つ目は、情報機器を設置する場所や打ち合わせのスペースです。機器にはコピー複合機やファクシミリ、打ち合わせスペースには受付と応接室、会議室などが該当します。会議室は社内の打ち合わせだけでなく、訪問者の商談に用いる場合もあります。役員会議や部門全体会議などを行う場合には特に広いスペースが必要です。研修やセミナーなどに利用する場合もあるので、このスペースは必ず設ける必要があるでしょう。

4つ目は、さまざまなものを管理するスペースです。ロッカーや倉庫、文書を保存するための什器を置くスペースの他、社内のシステムをサーバーで管理している場合はサーバールームも必要です。書類を保管する場所は、社員が働くフロアにあったほうが便利ですが、使う頻度が少ない書類は倉庫などに移動した方が効率的です。しかし、社外に倉庫を借りる場合は管理費がかかります。

5つ目は、社員の生産効率を高めるためのリフレッシュルームなどのスペースです。喫煙ルームや、多くの社員を抱える大企業では社員食堂、喫茶室などがあります。徹夜で勤務するような社員がいる場合には、仮眠室やシャワールームなどの設置を検討する必要があります。



机を配置するパターン



1つ目の要素である社員の働く場所と、2つ目の要素である移動する空間を考えて机を配置します。

机の配置には、主として3つのパターンがあります。社員どうしが向かい合って席を配置する「対向式」、全員が前を向くような同じ方向に配置する「同向式」、そして2つを組み合わせた「左右対向式」のレイアウトです。対向式のレイアウトは、一般的なオフィスに多いパターンです。コミュニケーションをとりやすく限られたスペースを効率的に活用できます。電話や電源のコンセントなどを配置しやすいため、組織変更があった場合にも柔軟にレイアウトを変えることができます。しかし、前に座っている他の社員と目が合う位置にあるので、視線が気になるという難点があります。同向式のレイアウトは、スクール形式とも言えます。学校で黒板に向けて全員が同じ方向に向いているように、全員の机を同じ方向に並べます。銀行や旅行代理店など、受付業務の多い場合によく用いられます。対向式と異なって、視線が気になることはありません。通路のスペースが明確なので、業務効率の面では優れていますが、監視されているという印象が強くなるため敬遠される場合もあります。左右対向式のレイアウトは、二列に並べるのであれば左側の列は前向き、右側の列は後ろ向きのように方向を変えます。前列の席の社員の背中を見ると同時に、反対側の列の社員とは斜めに向き合うことになります。クリエイティブ職など、創造性の高い部門のレイアウトに向いています。ローパーテーションで区切ると、それぞれの作業に集中できてプライバシーが保てます。スタッフ間のコミュニケーションを重視するなら、対向式の方が効果があります。

その他にも、卍型に配置したり、背中合わせで配置したり、レイアウトにはさまざまなものがあります。各自の席を固定しないフリーアドレス方式を取り入れている会社もあります。フロアの広さと人員数を考慮して設計すべきでしょう。



レイアウトの注意点



新しくオフィスを構える場合には、社員の働きやすさを想像しながら業務効率を考慮してレイアウトを考えなければなりません。移転などをする場合には、現状の問題点を洗い出して、効率化のための設計をすることができます。

机の上が資料で埋もれて、それを見つけるために時間がかかる場合は、重要書類を保管するラックなどの什器を購入して、文書管理を徹底するとよいでしょう。またコピー機を使うために遠回りしなければならないようであれば、どの社員からも使いやすい位置にコピー機を設置します。お客様の訪問が多い会社で、会議室に空きがないためにお客様を待たせてしまうような場合は、会議室のスペースを増やす必要があります。また、グループウェアなど会議予約のシステムを導入して、予定が重ならないようにする配慮も大切です。営業スタッフと社内のスタッフが密に連携を取らなければならないのに、フロアが違っていたり、同じフロアでも遠い場所に配置されていたりすると、業務効率が著しく低下します。関連性の高い部署は隣接した配置にしましょう。

レイアウトを変えるだけでも、業務効率が飛躍的に向上し生産性が上がることがあります。ただ必要なものを配置するだけでなく、効率化を図ってレイアウトすることが大切です。

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